Jak założyć firmowe konto bankowe? 4 proste kroki

Konto firmowe to nieodłączny element działania w biznesie. Pozwala szybko i bez problemu wykonywać operacje finansowe, a przy tym usprawnia rozliczenia z kontrahentami, pracownikami czy urzędami. Sprawdź, jak założyć konto w banku dla Twojej firmy z inFakt – łatwo i ekspresowo.

Z tego artykułu dowiesz się:

• po co jest konto firmowe i czy każdy przedsiębiorca musi otwierać taki rachunek
• jak założyć konto w banku dla firmy
• jakie dokumenty skompletować do uruchomienia rachunku bankowego
• w jaki sposób otworzyć konto bankowe online
• jak założyć konto firmowe dla JDG, spółki i stowarzyszenia
• ile trwa zakładanie konta firmowego

Czy przedsiębiorca ma obowiązek założyć konto firmowe? Czy opłaty za prowadzenie konta można ująć w kosztach firmowych?

Dlaczego warto mieć firmowe konto bankowe i czy to obowiązek przedsiębiorcy?

Rozważania na temat tego, jak założyć konto w banku dla firm warto rozpocząć od odpowiedzi na kluczowe pytania. Czy każdy przedsiębiorca musi mieć osobny rachunek firmowy, jakie są plusy tego rozwiązania oraz co można zaliczyć do jego potencjalnych wad?

Konto firmowe – obowiązek czy możliwość?

Czy muszę założyć konto firmowe, czy mogę używać konta osobistego do celów firmowych? – to pytanie, które stawia sobie wielu przedsiębiorców.

Zgodnie z prawem prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, możesz korzystać z prywatnego konta, a tym samym nie masz obowiązku zakładania nowego rachunku bankowego. Ponadto mikroprzedsiębiorcy, czyli firmy, które zatrudniają do 10 pracowników, a ich obrót roczny nie przekracza 2 mln euro, nie muszą w ogóle posiadać konta w banku.

Jakie mogą być konsekwencje używania konta osobistego do celów działalności? To rozwiązanie uniemożliwia przede wszystkim łatwe śledzenie finansów w Twoim biznesie, nie wykonasz tu transakcji z mechanizmem podzielonej płatności (split payment), nie uzyskasz wpisu na tzw. białą listę podatników VAT, a w niektórych przypadkach brak konta firmowego może generować komplikacje z rozliczaniem podatku.

Obowiązkowe konto bankowe dla firm

Konto firmowe jest obligatoryjne w kilku sytuacjach. Ma to miejsce m.in. gdy wybrany przez Ciebie bank zastrzega, że zwykłe konto indywidualne jest przeznaczone jedynie dla osób fizycznych. W jego ramach nie można więc dokonywać rozliczeń firmowych (nawet jako JDG). 

Musisz mieć firmowe konto w banku także wtedy, jeżeli chcesz uzyskać wpis na białą listę podatników lub chcesz rozliczać się w ramach mechanizmu podzielonej płatności, czyli split payment – rachunek firmowy jest również obowiązkowy (w jego ramach istnieje bowiem specjalny rachunek VAT, na który trafiają środki). Konto firmowe może okazać się przydatne także w innych przypadkach, np. gdy prowadzisz spółkę jawną, z ograniczoną odpowiedzialnością czy fundację.

Rachunek płatniczy przedsiębiorcy a Prawo przedsiębiorców

Ponadto według obowiązujących przepisów (art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców), dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy (konta w banku), w każdym przypadku gdy:

1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz

2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 tys. zł lub równowartość tej kwoty.

Plusy i minusy firmowego konta bankowego

Do zalet posiadania konta firmowego można zaliczyć przede wszystkim łatwiejszy dostęp do finansów firmy oraz możliwość dokładniejszego śledzenia wpływów i wydatków. Ponadto dzięki takiemu rozwiązaniu oddzielisz historię transakcji prywatnych od firmowych, co może być przydatne np. podczas kontroli ze strony ZUS czy US. 

Konto w banku dla firmy pozwala korzystać ze split payment, a także uzyskać wpis na białą listę podatników, co jest potrzebne do realizacji faktur powyżej 15 tys. złotych. Opłaty z tytułu prowadzenia rachunku firmowego możesz zaliczyć na poczet kosztów uzyskania przychodów.

Konto firmowe, jak każdy inny produkt bankowy, może mieć też pewne minusy. Zalicza się do nich możliwe wysokie koszty prowadzenia rozliczeń. Z tego względu dobrze jest dokładnie zbadać rynek i wybrać ofertę skrojoną na miarę potrzeb Twojego biznesu.

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Anna Kuczyńska

9.6 Znakomity

Cena od 249 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Marta Zakrzewska

10 Znakomity

Cena od 289 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Dorota Wojciechowska

9.5 Znakomity

Cena od 300 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

Jak założyć firmowe konto bankowe w 4 krokach?

Obecnie założenie firmowego konta bankowego jest proste i nie wymaga ani wiele czasu, ani wysiłku ze strony przedsiębiorcy. Oto 4 kroki do otwarcia własnego rachunku firmowego: 

Krok 1. Zweryfikuj swoje potrzeby biznesowe związane z firmowym kontem bankowym

Wolisz obsługę całkowicie online, bo nie masz czasu jeździć do placówek stacjonarnych? A może wręcz przeciwnie – poszukujesz tradycyjnej bankowości, która oferuje dobry dostęp do wielu punktów w Twoim mieście? 

Chcesz korzystać z bankowości w nowoczesny sposób (telefon, tablet) czy może zależy Ci na wielu dodatkowych usługach powiązanych (księgowość, konto maklerskie itp.)? 

Twoje konkretne preferencje odnośnie firmowego konta bankowego pozwolą Ci łatwiej znaleźć produkt na miarę potrzeb.

Krok 2. Wybierz odpowiedni bank

Sprawdź, która usługa bankowości odpowiada na Twoje potrzeby. Warto, żeby Twój nowy partner rozumiał, czego oczekujesz od swojego rachunku i jak chcesz się nim posługiwać w trakcie prowadzenia firmy. Sprawdź też promocje i ciekawe rozwiązania dla nowych klientów, a także pomyśl o włączeniu w swój pakiet usług dodatkowych. Dziś firmowe konto bankowe może być rozbudowaną usługą, w której zadbasz także np. o rozliczenia księgowe firmy, co jest doskonałym rozwiązaniem dla biznesu.

Krok 3. Skompletuj wszystkie niezbędne dokumenty do założenia firmowego konta bankowego

Kolejnym krokiem w zakładaniu konta bankowego dla Twojej firmy jest skompletowanie dokumentów, które są niezbędne w procesie otwierania nowego rachunku. Rodzaj dokumentów będzie zależał m.in. od tego, jaki typ biznesu prowadzisz. Inne zaświadczenia przygotowujesz, gdy otwierasz rachunek dla spółki z o.o., inne jeżeli zakładasz konto dla JDG. 

Poszczególne przypadki opisujemy szerzej w kolejnym akapicie, jednak poniżej możesz sprawdzić checklistę z podstawowymi dokumentami i danymi potrzebnymi do otwarcia konta biznesowego:

Krok 4. Otwórz firmowe konto bankowe

Ostatni krok to złożenie dokumentów. W zależności od tego, jaki rodzaj konta bankowego wybierasz oraz z którym podmiotem wchodzisz we współpracę, możesz zrobić to albo całkowicie online, albo w placówce stacjonarnej. Nowoczesne technologie pozwalają często na otwarcie konta przez aplikację w telefonie czy na komputerze, co zajmuje dosłownie kilka minut.

Jak założyć firmowe konto bankowe online? 

Najwięksi gracze rynkowi dbają o to, aby zakładanie konta firmowego było łatwe, szybkie i w pełni mobilne. Do uruchomienia nowego rachunku bankowego dla Twojego biznesu mogą być potrzebne zaledwie 3 kroki:

1. Wniosek – o otwarcie konta firmowego online możesz zawnioskować przez stronę wybranego pośrednika lub za pomocą aplikacji mobilnej. Wypełnij formularz, podaj najważniejsze dane (NIP, nazwa firmy, REGON, liczba zatrudnionych osób, forma księgowości, adres, dane kontaktowe etc.).

Pamiętaj, że w niektórych przypadkach złożenie wniosku o konto firmowe online nie jest możliwe. Jeśli prowadzisz inną formę działalności niż JDG, nierzadko do założenia konta firmowego w banku konieczna będzie wizyta w placówce.

2. Weryfikacja – konto bankowe online można zweryfikować na wiele sposobów. Podmiot może poprosić Cię o przelew aktywacyjny o symbolicznej wartości (np. 1 zł), wykonanie selfie czy wysłanie zdjęcia dowodu osobistego.
3. Dokumenty – po przeprowadzeniu weryfikacji podmiot, który oferuje Ci firmowe konto bankowe, stworzy pakiet dokumentów związanych z uruchomieniem rachunku. Możesz otrzymać je online lub w formie tradycyjnej (kurier). Wystarczy, że podpiszesz dokumenty, a umowa wejdzie w życie.

Procedury zakładania konta – różne formy działalności

Tak jak wspominaliśmy wcześniej, różne rodzaje działalności będą charakteryzowały się różnymi procedurami założenia firmowego konta bankowego. 

Jednoosobowa działalność gospodarcza

W przypadku JDG firmowe konto bankowe zakładasz zazwyczaj po rejestracji działalności w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Po wypełnieniu formularza CEIDG-1 na biznes.gov.pl możesz bezpłatnie zaktualizować dane, w tym m.in. uzupełnić wpis o rachunek bankowy. Informację o Twoim koncie otrzymają automatycznie także ZUS oraz urząd skarbowy.

Zakładanie konta dla JDG nie jest obligatoryjne, ale warto mieć osobny rachunek, aby usprawnić księgowość czy rozliczanie podatków. Do uruchomienia konta w banku będziesz potrzebować zazwyczaj jedynie podstawowych dokumentów: dowodu osobistego lub paszportu, a także danych firmowych jak nazwa firmy, NIP, REGON, adres siedziby, numer telefonu i mail.

Spółka cywilna

W przypadku spółki cywilnej warto mieć na uwadze, że nie jest ona osobnym podmiotem prawnym. Stąd też rachunek bankowy nie należy do spółki, ale do jej wspólników, którzy mogą z niego korzystać wspólnie. Tym samym jeden rachunek bankowy może być prowadzony przez np. dwójkę wspólników. Mają oni taki sam dostęp do zgromadzonych środków, mogą nimi dysponować i w każdym momencie wypowiedzieć umowę konta ze skutkiem dla pozostałych współposiadaczy.

Do założenia konta spółki cywilnej potrzebujesz (podobnie jak w przypadku JDG) m.in. dowodów osobistych, NIP i REGON, zaświadczenia o wpisie do CEIDG – dotyczy to każdego ze wspólników, umowy spółki.

Spółka jawna

W przypadku spółki jawnej, która jest osobową spółką handlową, wspólnicy prowadzą przedsiębiorstwo pod własną firmą. Podmiot nie ma osobowości prawnej, ale ma zdolność prawną, czyli może zaciągać zobowiązania we własnym imieniu i nabywać prawa. 

Według procedur po rejestracji spółki jawnej w Krajowym Rejestrze Sądowym należy założyć firmowy rachunek bankowy. Dane te można zgłosić do US na formularzu uzupełniającym NIP-8 (trafia on zarówno do US, jak i ZUS czy GUS). Do założenia konta potrzebny będzie przede wszystkim aktualny wypis lub wydruk z KRS.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością firmowe konto bankowe w wielu przypadkach jest konieczne do prawidłowego funkcjonowania podmiotu. Spółka z o.o. jest odrębnym podmiotem prawnym, który prowadzi działalność gospodarczą na własny rachunek i we własnym imieniu – stąd wynika, że może mieć osobne konto. Spółka nie powinna więc korzystać z prywatnych kont właścicieli do celów firmowych. Ponieważ funkcjonuje tu wkład na poczet kapitału zakładowego (5 tys. zł), można go zrealizować przelewem na konto spółki lub poprzez aport (wkład niepieniężny).

Aby założyć konto firmowe dla spółki z o.o., musisz wykonać kilka procedur. Po pierwsze, zarejestruj podmiot w KRS. Po tym działaniu możesz utworzyć konto w banku. Niezbędne mogą okazać się tu umowa spółki, odpis z KRS, NIP, REGON, a także dokumenty wspólników. Jako wspólnik masz obowiązek poinformować administrację skarbową o aktualnym numerze konta spółki – dokonasz tego, uzupełniając dane poprzez formularz NIP-8.

Spółka akcyjna

Spółka akcyjna to kapitałowa spółka prawa handlowego z własną osobowością prawną. Ta forma jest doskonałym rozwiązaniem dla dużych przedsięwzięć (np. z aspiracjami giełdowymi), w których to wspólnicy, czyli akcjonariusze, utrzymują pewnego rodzaju anonimowość. Spółkę akcyjną rejestruje się w KRS i podobnie jak w przypadku innych podmiotów – po rejestracji można złożyć tu formularz uzupełniający dane NIP-8, w którym wskazuje się np. numery rachunków bankowych spółki.

W spółce akcyjnej funkcjonuje także kapitał zakładowy (100 tys. zł). Należy go wnieść wraz z powołaniem podmiotu na rachunek bankowy spółki lub do jej kasy. Obowiązuje tu przelew lub aport (wkład niepieniężny).

Aby zarejestrować konto dla spółki akcyjnej, należy najpierw powołać podmiot poprzez wpis do KRS. Do otwarcia konta firmowego potrzebne będą m.in. NIP, REGON, umowa spółki, odpis z KRS oraz dokumenty tożsamości wspólników.

Fundacje i stowarzyszenia

Osobne konta firmowe w przypadku fundacji i stowarzyszeń bywają często przydatne w budowaniu zaufania wśród darczyńców. To praktyczne rozwiązanie pozwala bowiem gromadzić darowizny (np. środki z 1,5% podatku), składki członkowskie, a także prowadzić standardowe transakcje podmiotu. 

Do powołania konta fundacyjnego czy stowarzyszeniowego potrzeba dokumentów jak dowód osobisty, statu stowarzyszenia lub inny dokument związany z działalnością, a także wyciąg z KRS. 

Ile trwa zakładanie konta firmowego?

Założenie konta firmowego to procedura, która może potrwać od kilku minut do nawet kilku dni. Wszystko zależy od formy prowadzenia działalności, sposobu weryfikacji zakładanego konta czy związanych z tym procedur. 

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej większość procedur można z powodzeniem wykonać online. Tożsamość potwierdzisz wygodnie podczas rozmowy wideo albo za pomocą selfie. Bardziej skomplikowane działalności (np. spółki, fundacje, stowarzyszenia) mogą wymagać dodatkowych formalności, np. podpisu dokumentów w obecności kuriera. 

Podsumowanie

Zakładanie konta firmowego to prosty proces, który w większości przypadków można przeprowadzić w całości online. Bardziej skomplikowane procedury mogą ewentualnie dotyczyć form działalności innych niż JDG. Aby założyć konto dla swojego biznesu, dobrze jest określić własne potrzeby odnośnie finansów (pełna mobilność, wygodny dostęp do placówek, a może niewielkie opłaty?), wybrać placówkę oraz dopełnić formalności. 

Do założenia konta niezbędne będą: dowód osobisty, NIP, REGON, dane firmy, a w przypadku spółek – także umowa spółki czy odpis z KRS. Standardowo proces nie potrwa dłużej niż kilka dni.

FAQ – Najczęstsze pytania o zakładanie konta firmowego

Zakładanie konta firmowego może rodzić wiele dodatkowych pytań. Odpowiadamy na nie poniżej.