Przedsiębiorca nabywający towary od innych firm nie ma problemów z udokumentowaniem przeprowadzonej transakcji (wystarcza po prostu faktura). Pewne kłopoty mogą się jednak pojawić, kiedy w grę wchodzi zakup od osoby prywatnej. Jak należy to udokumentować?

Wpis do KPiR wymaga udokumentowania

Każda transakcja, która jest związana z prowadzoną działalności powinna być zapisana w KPiR. Oczywiście wpisu należy dokonać na podstawie odpowiedniego dokumentu. W przypadku, gdy kontrahentem jest inna firma najczęściej wystawia się fakturę.

Jednak w przypadku, gdy przedsiębiorca kupuje towar od osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności, nie ma szans na otrzymanie faktury. Jak więc należy udokumentować taką transakcję? W takim wypadku najlepiej zawrzeć umowę kupna z osobą fizyczną i księgowania dokonać na jej podstawie.

Jakie elementy powinna zawierać umowa na zakup od osoby prywatnej?

Przepisy wymagają odpowiedniego spisania umowy. Żeby przedsiębiorca mógł ją zapisać w KPiR musi ona zawierać co najmniej:

  • określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji,
  • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania transakcji (jeśli są identyczne – wystarczy podanie jednej),
  • przedmiot transakcji i jego wartość oraz ilościowe określenie (jeśli jest to możliwe),
  • podpisy obu stron transakcji.

Umowa powinna być oznaczona numerem bądź też w inny sposób, który umożliwia powiązanie z zapisami księgowymi dokonanymi na jej podstawie.

Przedsiębiorca nie ma możliwości odliczenia podatku VAT przy takim zakupie. Umowa sprzedaży nie jest bowiem dokumentem, który to umożliwia.

Właściciel firmy nie odlicza VAT-u, jako że osoba prywatna raczej i tak go nie doliczy. Jeśli jednak osoba prywatna doliczy VAT musi wystawić fakturę. O rejestracji VAT przez osoby nieprowadzące własnej działalności pisaliśmy już w tym artykule.

W skrócie!

Kupując towar od osoby, która nie prowadzi firmy:

  • Należy spisać umowę, która może być podstawą do rozliczenia kosztu
  • Umowa musi zawierać odpowiednie elementy – wymienione poniżej
  • Możesz mieć obowiązek zapłaty podatku PCC (ten podatek może stanowić koszt)

Trzeba pamiętać o PCC

Zakup od osoby prywatnej może się wiązać z koniecznością zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych. Taki obowiązek powstaje u nabywcy w przypadku, gdy wartość transakcji przekracza 1 000 zł. Jeśli tak jest przedsiębiorca musi zapłacić podatek w terminie do 14 dni od momentu transakcji, a także złożyć formularz PCC-3 w urzędzie skarbowym.

Wysokość podatku od czynności cywilnoprawnych to 2% wartości rynkowej towaru. Co ważne może on stanowić stanowić dla przedsiębiorcy koszt uzyskania przychodu.

Masz problem z rozliczeniem zakupu od osoby prywatnej? Zapytaj księgowych inFaktu

  • Dzwoń lub pisz do księgowych – kiedy tylko potrzebujesz
  • Otrzymuj regularnie przydatny newsletter
  • Testuj fakturowanie i księgowość online

Załóż konto!