Być VAT-owcem – to kojarzy się wyłącznie z prowadzeniem firmy. Mało kto jednak wie, że osoba prywatna, która nie prowadzi firmy także może – a niekiedy wręcz musi zarejestrować się do VAT. Kiedy tak się dzieje?

Czy podatnik VAT to tylko przedsiębiorca?

Definicja działalności gospodarczej w ustawie o VAT jest inna, niż np. w ustawie o podatku dochodowym. Dlatego może się zdarzyć, że zgodnie z ustawą o VAT ktoś zostaje uznany za podatnika VAT, mimo że zgodnie z innymi przepisami nie prowadzi działalności gospodarczej.

Ogólnie we wszystkich definicjach działalności gospodarczej przewija się określenie, że taka działalność musi być „ciągła i zorganizowana”. Jednak pod względem szczegółów, definicje różnią się między sobą. Np. w ustawie o VAT działalność gospodarcza obejmuje m.in. najem, który zgodnie z ustawą o PIT nie stanowi działalności gospodarczej. A zatem tzw. najem prywatny prowadzony w sposób ciągły w celach zarobkowych może nie rodzić obowiązku założenia firmy, ale może powodować konieczność rejestracji VAT.

Osoba prywatna rejestruje się jako podatnik VAT, wnioskuje o NIP i wystawia faktury

Oczywiście, sam status podatnika VAT nie oznacza od razu konieczności rejestracji. Decydują o tym te same zasady, które z pewnością znają przedsiębiorcy.

Osoba prywatna, która zostanie uznana za podatnika VAT (np. uzyskuje przychody z najmu), ma obowiązek zarejestrowania się do VAT, gdy wpływy te przekraczają 150 tys. zł w skali roku, a sprzedaż nie podlega zwolnieniom. Tak jest w przypadku najmu do celów gospodarczych, zaś najem do celów mieszkalnych jest zwolniony z VAT. W celu rejestracji składa się po prostu formularz VAT-R – tak, jak robią to przedsiębiorcy. Tutaj trzeba pamiętać, że niezbędne jest posiadanie numeru NIP. Jak go uzyskać bez zakładania firmy?

Przedsiębiorcy otrzymują NIP wraz ze złożeniem wniosku CEIDG-1, co jest równoznaczne z założeniem firmy. Natomiast pozostałe osoby, które potrzebują tego numeru (a jeszcze go nie mają) mogą o niego wnioskować za pomocą formularza NIP-7, który składa się w urzędzie skarbowym wraz z formularzem VAT-R.

Po dopełnieniu formalności, osoba prywatna będąca VAT-owcem ma takie same obowiązki pod względem VAT, jak przedsiębiorcy. Oznacza to, że:

  • do 25 dnia miesiąca musi składać deklarację VAT za miesiąc poprzedni,
  • do 25 dnia miesiąca musi wpłacać VAT wynikający z tej deklaracji,
  • sprzedaż dokumentuje fakturami, na których zamieszcza m.in. swoje imię i nazwisko oraz NIP.

Rejestracja VAT ma także pewne plusy

Jednocześnie, taka osoba ma także prawo do pomniejszania VAT-u od sprzedaży (np. w związku z najmem) o VAT od zakupów, które są związane ze sprzedażą opodatkowaną VAT-em. W praktyce chodzi tutaj o wydatki np. na remont i ulepszenie standardu wynajmowanego lokalu, zakup wyposażenia do niego, czy opłaty stałe (np. media).

Co za tym idzie, osoba planująca najem prywatny lokalu do celów gospodarczych może rozważyć opłacalność rejestracji VAT. Tutaj warto pamiętać, że potencjalny najemca będący VAT-owcem (a jest duża na to szansa, gdy mówimy o lokalu do celów gospodarczych) uzna otrzymanie faktury VAT za korzystne rozwiązanie, ponieważ VAT z tego dokumentu nie stanowi dla niego kosztu, o ile dany lokal służy mu do działalności opodatkowanej.