Przedsiębiorcy posiadający własną firmę zobowiązani są do prowadzenia różnorakiej dokumentacji, w tym: ewidencji wyposażenia oraz ewidencji środków trwałych. Co dzieje się w przypadku, gdy jakiś składnik majątku zostanie zakwalifikowany nieprawidłowo i zamiast za środek trwały uzna się go za wyposażenie?

Kiedy zakup zalicza się do środków trwałych?

Prowadząc działalność gospodarczą najczęściej nie ma możliwości, by uniknąć dokonywania tzw. zakupów na firmę. W końcu sprzęt biurowy, laptop, odpowiednie oprogramowanie czy samochód przydają się każdemu przedsiębiorcy. Spora część właśnie takich zakupów zaliczana jest do środków trwałych.

Cóż to takiego? To składniki majątku stanowiące własność lub współwłasność przedsiębiorcy, będące kompletne i zdatne do użytku w momencie rozpoczęcia użytkowania, a także mające przewidywalny czas użytkowania przekraczający dwanaście miesięcy. Oczywiście taki zakup musi zostać dokonany na potrzeby firmy, a nie prywatne przedsiębiorcy.

Pewną rolę odgrywa również cena. Jeżeli bowiem wartość zakupu nie przekracza 3,5 tys. zł, to nie ma odgórnej konieczności zapisywania go w środkach trwałych. I na odwrót – kiedy wartość przykładowo komputera jest wyższa niż 3,5 tys. zł i spełnia on wszystkie wymienione powyżej warunki, przedsiębiorca nie ma wyjścia i musi zapisać go w ewidencji środków trwałych.

Amortyzacja i środki trwałe – 8 pytań i odpowiedzi

Ubrania i sprzęt elektroniczny

Niektóre zakupy trafiają do ewidencji wyposażenia

Innym rodzajem ewidencji, do której może trafić firmowy zakup, jest ewidencja wyposażenia. Żeby odróżnić środek trwały od wyposażenia, najlepiej zwrócić uwagę na przewidywany okres użytkowania danej rzeczy. Jeśli:

  • przekracza rok – składnik majątku zapewne powędruje do ewidencji środków trwałych (o ile spełnia kilka innych warunków),
  • nie przekracza roku – najpewniej znajdzie się w ewidencji wyposażenia (o tym, czy na pewno, piszemy poniżej).

Firmowy zakup, którego przewidywany okres użytkowania jest krótszy niż dwanaście miesięcy, uznaje się za wyposażenie. O tym jednak, czy zostanie zapisany w ewidencji wyposażenia, decyduje także jego cena. W przypadku, gdy ta jest wyższa niż 1500 zł netto, zakup musi zostać zapisany w tym dokumencie. Kiedy zaś nabytek ma niższą wartość, to nie ma konieczności, żeby wpisywać go do ewidencji wyposażenia.

Jak prowadzić ewidencję wyposażenia?

Czym skutkuje błędne zakwalifikowanie zakupu jako wyposażenia?

Zdarza się niekiedy, że pomimo założenia, iż dany zakup posłuży przedsiębiorcy krócej niż rok, dzieje się inaczej i jest on w firmie ponad dwanaście miesięcy. Taka sytuacja wymaga podjęcia odpowiednich kroków. Jeżeli cena zakupu przekroczyła 3,5 tys. zł i spełnia on wszystkie warunki do uznania za środek trwały, przedsiębiorca powinien ująć go w odpowiedniej ewidencji.

Trzeba także zastosować amortyzację oraz pomniejszyć kwotę uzyskania przychodów (chodzi o różnicę pomiędzy ceną nabycia a wysokością niezaksięgowanych jeszcze odpisów amortyzacyjnych przypadających na czas od momentu zaliczenia w koszty do wprowadzenia do środków trwałych). Do 20. dnia miesiąca należy wpłacić do urzędu skarbowego odsetki od zaległości w podatku dochodowym – liczone od momentu zaliczenia zakupu w poczet środków trwałych do dnia, w którym okres ich jego użytkowania przekroczył rok.

Te operacje wykonuje się w  pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym upłynęło dwanaście miesięcy użytkowanie danej rzeczy lub wartości niematerialnej i prawnej w firmie.

Chcesz rozliczać koszty w prosty sposób?

  • Przetestuj inFakt za darmo, poznaj zalety prostej księgowości elektronicznej.
  • Wystaw pierwszą e-fakturę w minutę przez stronę www lub aplikację na smartfon.
  • Otrzymasz dodatkowo bezpłatne wsparcie specjalistów, 6 dni w tygodniu.
  • Rozliczaj się samodzielnie lub inFakt ułatwi Ci wybór sprawdzonej księgowej albo księgowego.

Załóż testowe konto

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.