Faktura za wynajem biura, tytuł prawny do lokalu – co trzeba wiedzieć, zanim podnajmie się lokal na prowadzenie działalności

Jedną z pierwszych czynności, które wykonują nowi przedsiębiorcy jest wybór miejsca, w którym założą działalność gospodarczą. Taki adres trzeba podać w CEIDG jako główne miejsce wykonywania działalności gospodarczej. Oczywiście, to miejsce można wynająć. Oto 6 kwestii, które warto wziąć pod uwagę przed wynajmem biura lub gabinetu.

1. Czy w danym lokalu można założyć działalność?

Przedsiębiorca zakładający działalność gospodarczą w danym miejscu musi dysponować tytułem prawnym do tego lokalu. Tym tytułem prawnym może być oczywiście własność lub współwłasność, ale może to być także umowa najmu.

W tym ostatnim przypadku należy się upewnić, czy w danym lokalu założenie działalności jest możliwe. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w której przyszły przedsiębiorca planuje zarówno mieszkać w wynajmowanym lokalu, jak i prowadzić w nim firmę.

W tym celu najlepiej wprost powiadomić o tym fakcie wynajmującego i zadbać, by odpowiedni zapis znalazł się w umowie. W przeciwnym razie, wynajmujący może zarzucić przedsiębiorcy wykorzystywanie lokalu niezgodnie z jego przeznaczeniem i np. zerwać umowę ze skutkiem natychmiastowym.

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Celina Rus

9.5 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Jadwiga Troczyńska

9.8 Znakomity

Cena od 220 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Izabela Tomczak-Dogońska

9.9 Znakomity

Cena od 298 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

2. Jaki tytuł prawny do lokalu ma wynajmujący

Nieco podobna sytuacja jest wówczas, gdy osoba wynajmująca lokal przyszłemu przedsiębiorcy sama również jest jego najemcą. Taka sytuacja w żadnym wypadku nie wyklucza możliwości założenia w danym lokalu działalności gospodarczej – nic bowiem nie stoi na przeszkodzie, aby w jednym lokalu było założonych kilka działalności.

W takim przypadku jednak trzeba upewnić się:

1. czy osoba, która podnajmuje lokal ma prawo podnajmować go kolejnym osobom – innymi słowy, czy właściciel wyraża na to zgodę (taki zapis musi być w umowie),
2. czy właściciel lokalu wyraża zgodę na założenie w nim działalności gospodarczej.

3. Czy za wynajem otrzymamy fakturę VAT 23%?

Ustalenie warunków umowy i zgody na wykorzystanie lokalu do celów firmowych powinno nastąpić jednocześnie ze sprawdzeniem jaki status ma wynajmujący. Tutaj mamy trzy możliwości:

1. Jeśli wynajmujący jest czynnym VAT-owcem lub prowadzi sprzedaż mieszaną, to na pewno wystawi fakturę z VAT 23%, ponieważ wynajem do celów gospodarczych nie podlega zwolnieniau z VAT. Podatek można w całości odliczyć, a koszt ująć w KPiR, aby obniżyć podatek dochodowy.
2. Jeśli wynajmujący jest zwolniony z VAT na podstawie limitu sprzedaży, to wystawi fakturę „zw”, na której nie będzie stawki i kwoty VAT. Wtedy VAT-u oczywiście odliczyć nie można, ale nadal można taki najem „wrzucić w koszty”.
3. Wreszcie wynajmujący może być osobą prywatną – która nie prowadzi działalności. W takiej sytuacji VAT-u nie odliczymy (bo wynajmujący go nie dolicza), ale koszt wynajmu i tak można rozliczyć w ramach firmy. Do tego celu trzeba poprosić wynajmującego o wystawienie rachunku, który może być podstawą do ujęcia takiego kosztu w KPiR.

Oczywiście, brak VAT-u na fakturze może jednocześnie oznaczać niższą kwotę do zapłaty, a zatem wcale nie musi stanowić minusu. Nie zmienia to jednak faktu, że ujęcie kosztu w KPiR wymaga posiadania faktury lub rachunku, więc trzeba zadbać o uzyskanie odpowiedniego dokumentu.

4. W jaki sposób rozliczane są media?

Media związane z lokalem wynajmowanym do celów gospodarczych można rozliczać w ramach firmy. Oczywiście, trzeba tutaj zwrócić uwagę na ich rodzaj. Np. jeżeli działalność nie wymaga korzystania z gazu, rozliczenie go w kosztach może zostać zakwestionowane przez urzędników.

Do rozliczenia mediów niezbędne są dokumenty potwierdzające wydatki, aczkolwiek nie muszą to być koniecznie faktury VAT. Media można rozliczać również na podstawie innych dokumentów, takich jak:

• umowa mówiąca o tym, że to przedsiębiorca odpowiada za opłacanie mediów,
• dowody zapłaty za media, np. potwierdzenia przelewów.

Jeśli lokal służy jednocześnie jako mieszkanie i miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, media także można rozliczać, ale nie w całości. Wówczas spisuje się oświadczenie, które określa procent mieszkania służący firmie i koszty mediów rozlicza się tylko do wysokości tego procentu.

5. Czy odpowiada mi fakt, że adres biura będzie publicznie dostępny?

Warto mieć na uwadze, że adres prowadzenia działalności gospodarczej, który przedsiębiorca podaje w CEIDG, jest publicznie dostępny. Można go znaleźć m.in. w wyszukiwarce CEIDG dostępnej online (bez logowania).

Może mieć to znaczenie ze względu na prywatność – zwłaszcza wtedy, gdy przedsiębiorca decyduje się prowadzić działalność i mieszkać w tym samym miejscu.

Tutaj warto pamiętać, że jeśli działalność ma charakter mobilny (np. usługi wykonywane u klientów) to w CEIDG można nie podawać żadnego adresu wykonywania działalności. Oczywiście w takim przypadku problematyczne będzie rozliczanie jakichkolwiek kosztów związanych z biurem.

6. Wyższy podatek od nieruchomości

Z prowadzeniem działalności gospodarczej wiąże się wyższy podatek od nieruchomości. W 2018 r. może on wynosić maksymalnie 23,10 zł od 1m2 i jest to kwota nawet do 30x wyższa, niż za lokal mieszkalny. Jednak za podatek od nieruchomości nie odpowiada wynajmujący, tylko właściciel lokalu. Teoretycznie więc przedsiębiorca wynajmujący biuro lub gabinet nie musi się tym przejmować.

Problematyczna może być jednak sytuacja, w której przedsiębiorca mieszka i prowadzi firmę w wynajmowanym lokalu. W takiej sytuacji, wynajmujący może podnieść czynsz z uwagi na wyższy podatek od nieruchomości, który powinien opłacać w związku z faktem prowadzenia firmy w lokalu. Po pierwsze należy wtedy zwrócić uwagę, że wyższy czynsz płaci się tylko od tej części, która służy firmie – pozostały metraż podlega standardowemu podatkowi.

Po drugie, trzeba także zwrócić uwagę na fakt, że wyższego podatku od nieruchomości nie trzeba płacić, gdy np. działalność gospodarcza jest prowadzona głównie przez Internet i w żadnym sensie nie zmienia funkcji mieszkania. A tak jest w przypadku większości freelancerów, w tym np. programistów, grafików, copywriterów, czy tłumaczy.

Aktualizacja: Adres lokalu a rozliczanie VAT

Do 2016 r. adres prowadzenia działalnością gospodarczej miał wpływ na właściwy urząd skarbowy do celów VAT. Mogło więc się okazać, że przedsiębiorca w jednym urzędzie rozlicza podatek dochodowy (zależny od miejsca zamieszkania), a w innym VAT (zależny od adresu biura). Ta zasada uległa zmianie.

Od 2016 r. adres prowadzenia działalności nie ma wpływu na urząd skarbowy, w którym rozlicza się VAT. Rozliczenia związane z tym podatkiem należy przesyłać do urzędu skarbowego ustalonego na podstawie miejsca zamieszkania, czyli tak samo, jak w przypadku podatku dochodowego.

Rozliczaj wydatki na wynajem – z inFaktem

Rozliczanie kosztów wynajmu nie musi być trudne – gdy ma się do dyspozycji prosty program do księgowości online, np. inFakt. Wystarczy, że założysz konto, a będziesz mógł:

• Dodawać koszty w parę kliknięć. Każdy koszt automatycznie trafi do KPiR i rozliczeń VAT.
• Korzystać z pomocy księgowych inFakt. Nie masz pewności czy dobrze się rozliczasz? To nic! Dzwonisz do księgowych inFaktu i prosisz o poradę. Dostaniesz ją nawet o 16:30 w sobotę 🙂
• Czytać blog o księgowości dla przedsiębiorców. Dzięki niemu trzymasz rękę na pulsie i znasz formalności na tyle, aby rozliczać się optymalnie.