Rozwój firmy w przypadku wielu przedsiębiorców oznacza również inwestycję w samego siebie. Służą temu kursy, szkolenia, studia podyplomowe, czyli ogólnie mówiąc wydatki na edukację. Wydawałoby się, że nie ma żadnych przeciwwskazań, by zaliczyć je do kosztów. W praktyce nie jest to jednak takie proste.

3 kryteria rozliczenia wydatku w kosztach

Opcja rozliczania firmowych zakupów w kosztach jest o tyle ciekawa, że pozwala przedsiębiorcy obniżyć podatek dochodowy do zapłaty. Warto więc przyjrzeć się temu tematowi bliżej. Można w tym celu choćby zaglądnąć do jednego z wcześniejszych tekstów na naszym blogu, w którym podajemy 11 ciekawych przykładów kosztów.

Przede wszystkim należy sobie jednak zdawać sprawę, że rozliczenie danego zakupu nie zależy od widzimisię przedsiębiorcy. Koniecznie trzeba zastosować się do obowiązujących przepisów.

Zaliczenie konkretnego wydatku do kosztów firmowych możliwe jest pod warunkiem, że spełnia 3 poniższe kryteria:

1. Został poniesiony w celu uzyskania przychodu lub zachowania (zabezpieczenia) jego źródła.
2. Jego rozliczenie nie jest wykluczone przez przepisy.
3. Został właściwie udokumentowany (zazwyczaj służy temu faktura).

W praktyce często zdarza się, że rozliczenie kosztu zależy od interpretacji urzędników. A jak powyższe zasady mają się do wydatków na edukację?

Kiedy wydatki na edukację da się wrzucić w koszty?

Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na kursy specjalistyczne czy studia zdaje się być czymś naturalnym. W końcu służąc przedsiębiorcy bezpośrednio mają wpływ na rozwój prowadzonej przez niego działalności. Niestety często inną opinię wyraża w tym temacie fiskus. Urzędnicy niejednokrotnie określają wydatki na edukację, jako mające charakter osobisty.

Nie znaczy to wcale, że przedsiębiorca nie ma szans na rozliczenie jakichkolwiek wydatków związanych z poszerzeniem wiedzy czy podnoszeniem kwalifikacji.

uwaga

Koszt edukacji jest możliwy do rozliczenia jeśli służy firmie od razu (a nie w przyszłości) oraz wykorzystanie zdobytych umiejętności poza działalnością nie jest oczywiste.

Prostym przykładem jest tu przedsiębiorca, który idzie na kurs skomplikowanego oprogramowania do tworzenia grafiki. Jeśli na co dzień działa jako grafik to z rozliczeniem nie powinien mieć problemu. Ale w sytuacji, gdy na taki kurs wybierze się programista, który planuje za jakiś czas świadczyć usługi graficzne to zaliczenie takiego wydatku do kosztów raczej nie będzie możliwe. Główną rolę odgrywa tu właśnie wspomniana „natychmiastowa przydatność”.

Podobny system działa przy rozliczaniu opłat za kurs językowy. Jeśli przedsiębiorca uczy się chińskiego, bo jego klient pochodzi z Państwa Środka to istnieje szansa na zaliczenie tego wydatku do kosztów. Z kolei, kiedy chodzi na kurs mając nadzieję, że dzięki znajomości języka nawiąże nową współpracę, najpewniej urzędnicy zakwestionują rozliczenie opłat z nim związanych.

Studia jako koszt – kiedy to możliwe?

Możliwość rozliczenia w firmie opłat za czesne na studia uzależniona jest od ich profilu. Jeśli ten zgodny jest z charakterem działalności, np. właściciel firmy transportowej wybiera się na kierunek „transport”, zaliczenie tego wydatku do kosztów jest uzasadnione. Jednak, gdy ten sam przedsiębiorca wybiera się na ekologię behawioralną nie będzie miał szans postąpić identycznie.

Można jednak zadać pytanie – co jeśli kierunek studiów jest na tyle ogólny, że da się go dopasować do praktycznie każdej firmy (np. zarządzanie w firmie)? Najpewniej zaliczenie takiego wydatku do kosztów będzie możliwe. Nie można jednak mieć, co do tego pewności.

Jako wydatki na edukację kwalifikują się nie tylko wymienione już wcześniej koszty dotyczące kursów, szkoleń czy studiów. Wśród takowych znajdują się również zakup (prenumerata) książek i czasopism branżowych. O ile są powiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą.