Absolwentka kierunku Matematyka w finansach i ekonomii na Politechnice Krakowskiej. W inFakcie zajmuje stanowisko Eksperta ds. księgowości. Czas wolny spędza głównie w gronie znajomych. Lubi podróżować, gotować, a także muzykę punk rockową i musicale.

Użyczony samochód w firmie to popularna forma używania pojazdu wśród przedsiębiorców. Sprawdź, jak rozliczać koszty z nim związane.

Użyczony samochód a przychód z działalności – jaka jest zależność?

Umowa użyczenia stanowi o nieodpłatnym wykorzystaniu danego składnika majątku. Oznacza to, że korzystanie z samochodu w firmie na podstawie tego rodzaju umowy może implikować konieczność wykazania przychodu z działalności.

Za przychód uznaje się bowiem w tym przypadku wartość nieodpłatnego świadczenia.

Dobra wiadomość jest taka, że nie każda umowa użyczenia spowoduje powstanie przychodu po stronie przedsiębiorcy, a co za tym idzie obowiązku zapłaty wyższego podatku dochodowego.

Kiedy nie zapłacimy podatku?

Konieczność zapłaty podatku lub uniknięcie tego obowiązku zależy od stopnia pokrewieństwa pomiędzy osobą, która użycza pojazdu a przedsiębiorcą.

Wartość nieodpłatnych świadczeń udzielanych przez osoby z I i II grupy podatkowej jest zwolniona z podatku dochodowego.

Do I grupy podatkowej w podatku od spadków i darowizn należą:

  • małżonek,
  • zstępni (dzieci, wnuki itp.),
  • wstępni (rodzice, dziadkowie itp.),
  • pasierb,
  • zięć i synowa,
  • rodzeństwo,
  • ojczym i macocha,
  • teściowie.

Natomiast do II grupy zaliczamy:

  • zstępnych rodzeństwa,
  • rodzeństwo rodziców,
  • zstępnych i małżonków pasierbów,
  • małżonków rodzeństwa i rodzeństwo małżonków,
  • małżonków rodzeństwa małżonka,
  • małżonków innych zstępnych.

W grupie trzeciej znajdują się wszystkie inne osoby, które nie zostały wymienione w żadnej z wcześniejszych grup. Oznacza to, że zawierając z nimi umowę użyczenia będzie trzeba wykazać przychód z działalności.

Jakie są różnice między leasingiem operacyjnym a finansowym?

Jak rozliczać koszty użyczonego pojazdu?

Samochód wykorzystywany w działalności gospodarczej pociąga za sobą wiele wydatków – na paliwo, części zamienne, naprawy i inne koszty eksploatacyjne. Przedsiębiorca wykorzystujący użyczony pojazd ponosi bowiem wszelkie wydatki związane z jego zwykłym używaniem i eksploatacją (o ile umowa nie stanowi inaczej).

Użyczone auto koszt firmy

Dlatego przepisy dopuszczają możliwość rozliczenia wydatków związanych z samochodem zarówno dla pojazdu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych, jak i użyczonego.

Jeżeli użytkujemy pojazd na podstawie umowy użyczenia, trzeba prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówkę. Jest to zestawienie, którego niezbędnymi elementami są:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania przedsiębiorcy,
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • przejechane trasy w celach firmowych (skąd -dokąd),
  • datę i cel wyjazdu,
  • liczbę faktycznie pokonanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • wynik mnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i określonej stawki,
  • podpis przedsiębiorcy.

Aby uzyskać maksymalną wartość kosztów, które można rozliczyć w danym miesiącu, należy liczbę kilometrów pomnożyć przez stawkę za jeden km przebiegu, która dla samochodów osobowych wynosi odpowiednio:

  • 0,5214 zł – pojemność silnika do 900 cm3,
  • 0,8358 zł – pojemność silnika powyżej 900 cm3.

Kilometrówka w aplikacji inFakt wylicza się sama

Trzeba mieć na uwadze, że każdy wydatek musi być potwierdzony fakturą wystawioną na dane firmowe, którą przechowujemy w dokumentacji firmowej. Rozliczane koszty i trasy zawsze powinny być poniesione i przejechane w celach firmowych.

Samochód osobowy w aplikacji inFakt – jak wprowadzić?

Nadwyżka poniesionych kosztów i przejechanych kilometrów

W przypadku, gdy wartość poniesionych w danym miesiącu wydatków (wynikająca z faktur) jest wyższa od obliczonego według powyższego wzoru limitu (powyżej którego nie można rozliczać kosztów), to należy przenieść nadwyżkę na kolejny miesiąc.

Analogicznie postępujemy z nadwyżką przejechanych kilometrów i wygenerowanego na tej podstawie limitu.

Nadwyżka kosztów – jak wyliczyć kilometrówkę? Sprawdź na przykładzie

Użyczony samochód – rozliczenie VAT

Poniesione koszty związane z pojazdem używanym na podstawie umowy użyczenia dają również możliwość odliczenia podatku VAT. W tym zakresie przewidziane są jednak spore ograniczenia.

Można bowiem odliczyć tylko 50% VAT od paliwa i wydatków eksploatacyjnych samochodu.

Pozostała część VAT wraz z kwotą netto zwiększa koszty uzyskania przychodów, czyli obniża podatek dochodowy do zapłaty.

Chcesz księgować swoją firmę w prosty sposób?

  • Przetestuj inFakt za darmo.
  • Wystaw fakturę, dodaj koszt, opłać podatek wprost z inFaktu przez stronę www lub aplikację na smartfon.
  • Otrzymasz bezpłatne wsparcie specjalistów.
  • A gdy Twoje potrzeby wzrosną – inFakt zapewni Ci osobistą księgową lub księgowego.

Załóż testowe konto

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.