Przedsiębiorcy korzystający z usług biur rachunkowych dostarczają zwykle faktury kosztowe na początku miesiąca, np. do 5. Może się przez to wydawać, że zgubionych faktur lub otrzymanych później nie można w firmie rozliczyć. Warto jednak wiedzieć, że tak nie jest.

Wydatki „na firmę” pozwalają obniżyć podatek dochodowy i odliczyć od nich VAT, dlatego przedsiębiorcom zależy by kosztów rozliczać jak najwięcej. Może jednak zdarzyć się, że faktura za dany koszt dotrze z opóźnieniem. Nie musi to być niezgodne z prawem, gdyż fakturę trzeba wystawić do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż. Ale faktura może też się zapodziać, np. w schowku w samochodzie, czy w kieszeni.

Czy taki koszt można jeszcze rozliczyć w KPiR i odliczyć od niego VAT? Sprawdźcie w poniższym filmie inFakt TV.

Spóźnione koszty a VAT

Kwestia tego kiedy można odliczyć VAT jest w przepisach jasno opisana. VAT od zakupu związanego ze sprzedażą opodatkowaną można odliczyć:

  • w okresie, w którym u sprzedawcy występuje obowiązek podatkowy
  • lub

  • w dwóch kolejnych okresach,

ale nie wcześniej niż w okresie, w którym nabywca otrzymał fakturę.

Więcej na ten temat – w tym artykule.

Dla większości transakcji obowiązek podatkowy VAT pojawia się w miesiącu lub kwartale w którym ma miejsce wykonanie usługi lub dostarczenie towaru, ew. zapłaty (gdy ma miejsce przed sprzedażą). Jest to najwcześniejszy termin rozliczenia VAT-u. Alternatywnie podatek można rozliczyć w dwóch kolejnych okresach – bez dokonywania korekt.

Co ważne, VAT można także rozliczyć jeszcze później. W takiej sytuacji w urzędzie skarbowym należy złożyć korektę deklaracji VAT-7 lub VAT-7K.

Spóźnione koszty – rozliczanie w KPiR

Nieco bardziej skomplikowana sytuacja dotyczy rozliczania spóźnionych faktur pod względem podatku dochodowego, czyli rozliczanie ich w KPiR. Według ogólnej zasady z ustawy o podatku dochodowym koszty rozlicza się w roku ich poniesienia. Nie ma mowy o tym, by rozliczać je w konkretnym miesiącu.

Takie zasady są jednak w przepisach określających sposób prowadzenia KPiR. Koszt należy rozliczyć w dacie wystawienia faktury. A co zrobić, gdy okres na który przypada data wystawienia faktury skończył się? Wówczas stosowane są różne podejścia.

Najbardziej zgodne z przepisami jest oczywiście skorygowanie KPiR za okres na który przypada termin wystawienia spóźnionej faktury. Jak najbardziej jest to dopuszczalne.

Można też trafić na nieco bardziej liberalne podejście zgodnie z którym taki spóźniony koszt ujmuje się w KPiR w bieżącym okresie, jeśli tylko rok podatkowy nie skończył się. Jeśli zaś rok podatkowy skończył się, to taki koszt trafia do 31 grudnia.

Fiskus zwykle nie robi problemów w związku z takim postępowaniem, ponieważ podatnik działa w praktyce na swoją niekorzyść rozliczając koszt później, niż może. W praktyce płaci więcej podatku.

Zeznanie podatkowe już złożone

Może także zdarzyć się, że przedsiębiorca chce rozliczyć koszt z zeszłego roku, który został już rozliczony. Innymi słowy, zeznanie roczne (np. PIT-36) zostało już złożone.

Taka sytuacja także jest możliwa. Przepisy dopuszczają złożenie korekty deklaracji. Wówczas z korekty wyniknie podatek do zwrotu.

Oczywiście trzeba się upewnić, czy taki spóźniony koszt faktycznie można rozliczyć, aby nie wzbudzić wątpliwości fiskusa. Sprawdźcie 7 sytuacji, w których urzędnicy odrzucą Twój koszt.

Prowadź księgowość online i oszczędzaj!

  • Dzwoń do księgowych inFaktu – kiedy tylko potrzebujesz
  • Czytaj praktyczny newsletter dla przedsiębiorców
  • Testuj księgowość online przez 30 dni – za darmo, bez zobowiązań!

Załóż konto