W przypadku posiadania samochodu firmowego, który uległ wypadkowi komunikacyjnemu z winy innego kierowcy, przedsiębiorcy przysługuje prawo do wypłaty odszkodowania z polisy OC sprawcy wypadku. Jak prawidłowo rozliczyć odszkodowanie od ubezpieczyciela i koszty z nim związane w przypadku kolizji samochodu firmowego?

Samochód firmowy – jak rozliczyć odszkodowanie?

Odszkodowanie otrzymane od ubezpieczyciela za naprawę pojazdu wykorzystywanego w prowadzonej działalności gospodarczej jest przychodem przedsiębiorcy, który należy opodatkować w dacie wypłaty odszkodowania.

Sposób w jaki ten przychód zostanie rozliczony przez przedsiębiorcę w KPiR, nie zależy od tego, czy przedsiębiorca jest sprawcą wypadku lub otrzymuje odszkodowanie z polisy OC sprawcy wypadku. Jest uzależniony od tego czy samochód jest objęty ubezpieczeniem dobrowolnym.

Organy podatkowe stoją na stanowisku, że za dobrowolne ubezpieczenie należy rozumieć ubezpieczenie autocasco tj. polisę AC, w ich ocenie ubezpieczenie NNW jest ubezpieczeniem kierowcy, a nie samochodu. W związku z tym ubezpieczenie NNW bez ubezpieczenia AC nie jest wystarczające aby w kosztach firmy uwzględnić poniesione koszty naprawy pojazdu.

Koszty naprawy auta firmowego

Poza posiadaniem dobrowolnego ubezpieczenia, ustawodawca nie wprowadził żadnego dodatkowego warunku, od spełnienia którego uzależnione jest ujmowanie omawianych wydatków w kosztach podatkowych. Należy mieć jednak na uwadze ogólne zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z art 22 ust.1 ustawy o podatku PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, zatem wydatki na naprawę pojazdu służbowego bez wątpienia będą takimi kosztami.

wspolwlasnosc-samochodu-1

2 sposoby rozliczenia środków otrzymanych z odszkodowania wypadkowego

1. Dla przedsiębiorcy z polisą OC i AC

W przypadku, jeżeli samochód przedsiębiorcy był objęty w chwili wypadku jednocześnie polisą OC i dobrowolną polisą AC, to całość wypłaconego odszkodowania przez ubezpieczyciela stanowi przychód przedsiębiorcy w dniu faktycznej wpłaty pieniędzy, a nie w momencie przyznania odszkodowania przez ubezpieczyciela. Jeśli rozliczenie następuje pomiędzy warsztatem a ubezpieczycielem, wtedy koszt naprawy również stanowi przychód przedsiębiorcy.

Analogicznie, wydatki poniesione przez przedsiębiorcę na naprawę samochodu firmowego stanowią koszt uzyskania przychodów.

Jeżeli samochód jest wykazany w Ewidencji Środków Trwałych firmy przedsiębiorcy, wówczas nie ma ograniczenia co do wysokości rozliczanych kosztów napraw.

Przedsiębiorca prowadzący PKPiR powinien dokonać następujących zapisów:

  1. Przychód z tytułu otrzymanego odszkodowania należy zaksięgować w kolumnie 8 KPiR, czyli jako pozostałe przychody w dacie otrzymania,
  2. Koszty poniesione z tytułu naprawy należy zaksięgować w kolumnie 13 KPiR, czyli pozostałe wydatki na podstawie faktur VAT.

W przypadku, gdy samochód nie jest wykazany w środkach trwałych firmy, lecz stanowi własność prywatną przedsiębiorcy i jest wykorzystywany do celów firmowych wówczas maksymalną kwotę odliczenia stanowi limit wynikający z tzw. „kilometrówki” – czyli na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.

Tylko posiadacze dobrowolnego ubezpieczenia (polisy AC) mogą odliczyć straty powstałe w wyniku likwidacji samochodu.

Gdy samochód firmowy uległ całkowitej kasacji lub koszty naprawy przewyższyły kwotę przyznanego odszkodowania, należy w kosztach firmy ująć stratę. Kosztem firmy jest jego niezamortyzowana wartość pojazdu do momentu wypadku.

Do kosztów działalności możemy także włączyć stratę, która ma miejsce, gdy ubezpieczyciel nie pokrywa całej szkody.

Dla samochodów prywatnych wykorzystywanych w działalności gospodarczej które uległy kasacji, strata wynikła z likwidacji, podlega ograniczeniu na podstawie tzw. „kilometrówki”.

2. Dla przedsiębiorcy z polisą OC (nie posiada dodatkowego ubezpieczenia AC)

W przypadku, jeżeli w dniu wypadku samochód firmowy przedsiębiorcy był objęty tylko i wyłącznie ubezpieczeniem OC, wypłacone odszkodowanie nie stanowi w całości przychodu firmy.

Wartość przychodu z działalności gospodarczej przedsiębiorcy, będzie stanowiła tylko nadwyżka pomiędzy wypłaconym odszkodowaniem a wydatkami poniesionymi przez przedsiębiorcę na naprawę samochodu firmowego.

Zatem odszkodowanie nie będzie przychodem dla poszkodowanego przedsiębiorcy wówczas, gdy faktycznie wypłacone lub przyznane odszkodowanie jest mniejsze niż koszty naprawy powypadkowej samochodu firmowego.

Przedsiębiorca, który dysponuje tylko polisą OC, nie może włączyć do kosztów działalności straty poniesionych w związku z naprawą pojazdu.

Art. 23 ust. 1 pkt. 48 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, iż za koszty firmy nie uznaje się strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym.

Zatem przedsiębiorca wydatków związanych z powypadkową naprawą pojazdu nie wykazuje w KPiR po stronie kosztowej.

Przedsiębiorca prowadzący KPiR powinien dokonać następujących zapisów:

  1. Nadwyżkę wypłaconego odszkodowania nad poniesionymi kosztami naprawy księguje jako pozostałe przychody w kolumnie 8 KPiR ,
  2. Koszty poniesione z tytułu naprawy, nie stanowią kosztów podatkowych w związku z czym, nie ujmujemy w KPiR,

Jak rozliczyć dodatkowe koszty związane z naprawą pojazdu

Przedsiębiorca oprócz wydatków związanych z naprawą pojazdu często ponosi dodatkowe koszty uboczne, zaliczyć do nich można m.in.:

  • wynajem samochodu zastępczego,
  • holowanie samochodu firmowego.

Wynajem pojazdu zastępczego, który będzie wykorzystywany w działalności gospodarczej w czasie naprawy pojazdu firmowego poszkodowany przedsiębiorca, może wydatek ten ująć w kosztach firmy.

Fakturę za wynajem pojazdu zastępczego należy rozliczyć bezpośrednio w kosztach i zaksięgować w kolumnie 13 KPiR.

Pozostałe wydatki związane z eksploatacją pojazdu zastępczego jak np.: zakup paliwa, należy rozliczyć w ramach tzw. kilometrówki, czyli ewidencji przebiegu pojazdu.

W przypadku konieczności holowania, wyciągnięcia z rowu samochodu firmowego, który uległ wypadkowi, czy też wydatków związanych z przejazdem poszkodowanego przedsiębiorcy z miejsca wypadku, można je uznać za koszty pośrednie.

Wydatki te zalicza się do kosztów uzyskania przychodu, oraz ujmuje się w kolumnie 13 KPiR niezależnie od tego czy przedsiębiorca posiadał na samochód firmowy dobrowolne ubezpieczenie AC pojazdu, który uległ wypadkowi.

Ryczałt a rozliczenie odszkodowania

W przypadku przedsiębiorców, którzy opodatkowani są ryczałtem, oni również mają obowiązek wykazać odszkodowanie w ewidencji przychodów oraz opodatkować je stawką 8,5%.

Podatnicy opodatkowani ryczałtem nie uwzględniają jednak w kosztach działalności wydatków związanych z naprawą pojazdu, niezależnie od tego czy pojazd miał wykupioną dodatkową polisę AC, gdyż ustawowo nie mają możliwości wykazywania w kosztach własnej działalności żadnych innych wydatków poza składkami ZUS.

Chcesz księgować swoją firmę w prosty sposób?

  • Przetestuj inFakt za darmo.
  • Wystaw fakturę, dodaj koszt, opłać podatek wprost z inFaktu przez stronę www lub aplikację na smartfon.
  • Otrzymasz bezpłatne wsparcie specjalistów.
  • A gdy Twoje potrzeby wzrosną – inFakt zapewni Ci osobistą księgową lub księgowego.

Załóż testowe konto

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.