Udokumentowanie płatności dokonanej za pomocą karty bankowej lub przelewu nie jest trudne – wystarczy przedstawić odpowiedni wyciąg bankowy, aby potwierdzić wykonanie danej operacji. Zapłata gotówką i sposób jej udokumentowania był szczególnie istotny do końca 2015 roku.

Zapłata gotówką dla transakcji do 15 tys. euro

Płatności gotówkowe są korzystne dla sprzedającego – w końcu od razu otrzymuje on zapłatę za usługę lub towar. Natomiast w mniej korzystnej sytuacji jest kupujący, który woli zwykle otrzymać fakturę z późniejszym terminem zapłaty. Są to operacje nieprzekraczające równowartości 15 tys. euro.

Jeżeli jednak mamy do czynienia z tzw. fakturą gotówkową – czyli taką, przy której płatność następuje od razu – kupujący ma prawo do otrzymania pokwitowania.

W takiej sytuacji na fakturze umieszczamy potwierdzenie płatności gotówką, nie możemy jednak zapomnieć o dodaniu frazy „zapłacono” oraz o określeniu wartości do zapłaty jako „0 zł”.

Często popełnianym błędem jest bowiem uznawanie, że potwierdzenie na fakturze płatności gotówką oznacza jednocześnie, że płatność została uregulowana.

Innym rozwiązaniem jest przybijanie na fakturze pieczątki „zapłacono gotówką” – w momencie uregulowania płatności. Możemy również zamieścić na dokumencie odręczną informację.

Jak rozliczyć zapłatę gotówką

Elementy pokwitowania za płatność gotówką

Każde pokwitowanie płatności gotówką powinno zawierać kilka istotnych elementów. Nie może zabraknąć w nim m.in. takich danych, jak nazwa lub imię i nazwisko dłużnika, kwota uregulowanego zobowiązania oraz jego tytuł, czy też data wystawienia dokumentu.

Kluczowym elementem są też podpisy upoważnionych osób.

Pokwitowanie – kiedy jest potrzebne

Do niedawna posiadanie dowodu zapłaty było konieczne ze względu na obowiązek dokonywania korekty kosztów. Przedsiębiorca miał obowiązek pomniejszenia kosztów uzyskania przychodu o sumę kwot niezapłaconych faktur, rachunków czy umów.

Od początku 2016 roku nie mamy już obowiązku dokonywania takich odliczeń, dlatego ze względu na tę regulację pokwitowania nie będą już tak często potrzebne.

Okazują się jednak niezbędne podczas różnego rodzaju spraw sądowych – np. jeśli będziemy chcieli udowodnić w sądzie, że nieuczciwy dostawca nie dostarczył nam towaru, za który zapłaciliśmy.

Koniec korekty kosztów nieopłaconych

Chcesz prowadzić swoją księgowość w prosty sposób?

  • Przetestuj inFakt za darmo już dziś, poznaj zalety księgowości elektronicznej.
  • Wystaw testową e-fakturę w inFakcie online lub w aplikacji inFakt na smartfon. Zajmie Ci to minutę.
  • Gdy zaczniesz korzystać z inFaktu masz zapewnione bezpłatne wsparcie specjalistów, 6 dni w tygodniu.
  • A gdy Twoje potrzeby wzrosną – dopasujemy księgową lub księgowego do potrzeb Twojej firmy.

Załóż testowe konto

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.