Zakup oprogramowania do firmy oznacza nabycie licencji umożliwiającej jego użytkowanie przez przedsiębiorcę. W konsekwencji konieczna może się okazać amortyzacja nowego narzędzia do tworzenia grafiki czy montażu (a w zasadzie jego licencji). Trzeba także pamiętać, że specjalistyczne oprogramowanie można rozliczyć, jeśli jest niezbędne w konkretnej działalności.

Oprogramowanie w firmie – kiedy można rozliczyć?

W zasadzie każdy przedsiębiorca może udowodnić potrzebę posiadania komputera w firmie. A w konsekwencji, rozlicza też zakup odpowiedniego oprogramowania, które niejednokrotnie jest podstawowym narzędziem pracy. Programy mające zastosowanie ogólne (system operacyjny, pakiet biurowy) bez problemu można zaliczyć do kosztów.

Niemożliwe jest jednak rozliczenie narzędzi specjalistycznych w przypadku, gdy ich zakup nie wiąże się z daną działalnością i przedsiębiorca nie potrafi tego udowodnić. Tym samym choćby dla grafika kosztem nie jest nabycie programu do montażu wideo, chyba że ma taką usługę w ofercie lub potrafi wykazać, że potrzebuje tego programu do promowania w swojej działalności.

Po pierwsze należy określić wartość początkową

Wraz z nowym programem przedsiębiorca nabywa licencję na jego użytkowanie. To po prostu umowa pomiędzy nabywcą a dystrybutorem pozwalająca temu pierwszemu korzystać z produktu. Według prawa podatkowego licencja traktowana jest jako tzw. wartość niematerialna i prawna. Żeby taki wydatek prawidłowo zaliczyć do kosztów należy określić jego wartość początkową.

Cena nabycia to nie tylko koszt licencji, ale również dodatkowe usługi:

  • instalacja programu,
  • testowanie i uruchomienie oprogramowania,
  • przeniesienie danych,
  • przygotowanie niezbędnych dokumentów (np. instrukcji obsługi).

Od wartości zakupionego oprogramowania w dużej mierze zależy sposób rozliczenia, który musi przyjąć przedsiębiorca.

Cena programów a ujęcie w kosztach działalności

W przypadku, gdy cena programu wraz z dodatkowymi usługami nie przekracza 3,5 tys. zł, przedsiębiorca nie ma obowiązku jego ujmowania w ewidencji wartości niematerialnych i prawnych. Zakup każdego kolejnego programu w cenie poniżej limitu można jednorazowo zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów (w okresie przypadającym na datę zakupu).

Identycznie w sytuacji, gdy przedsiębiorca zamierza używać programu krócej niż rok, bo potrzebuje go tylko do konkretnego zlecenia. W takich sytuacjach nie jest konieczna amortyzacja czyli stopniowe wrzucanie w koszty wartości konkretnego zakupu (jako tzw. odpisy amortyzacyjne).

Rozliczenie wygląda inaczej w przypadku oprogramowania, którego wartość przekracza 3,5 tys. zł i będzie używane w firmie dłużej niż rok. W tej sytuacji przedsiębiorca musi wprowadzić je do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych, a następnie amortyzować. Wartości niematerialne i prawne można amortyzować wyłącznie metodą liniową.

Cena programów a ujęcie w kosztach działalności

Z przepisów nie wynika wprost, że amortyzacji podlegają programy komputerowe. Jednak z zakupem każdego z nich związana jest wspominana licencja bądź umowa przenosząca prawa autorskie. A te zgodnie z przepisami podlegają amortyzacji.

To jak długo potrwa cały proces zależy od stawki amortyzacyjnej. Dla oprogramowania najwyższa możliwa stawka to 50%, co skutkuje 24 miesiącami rozliczania. Przedsiębiorca może podjąć decyzję o rozłożeniu amortyzacji na dłuższy okres, obniżając stawkę. Pierwszego odpisu można dokonać w miesiącu, który następuje po uruchomianiu oprogramowania w firmie. Analogicznie wygląda to w przypadku oprogramowania stworzonego na zamówienie.

Zakup oprogramowania z komputerem

Wymienione zasady nie odnoszą się do zakupu oprogramowania niezbędnego do działania komputera wraz z samym komputerem. Odnosi się to przede wszystkim do systemu operacyjnego.

W tej sytuacji przedsiębiorca może potraktować komputer i oprogramowanie, jako jeden składnik majątku, a wartość początkową wyliczyć całościowo. Nawet jeśli wspomniany system operacyjny został zakupiony osobno. Ten sposób postępowania nie dotyczy oprogramowania, które nie jest konieczne do pracy komputera.

Jeszcze innymi prawami rządzi się korzystanie w firmie oprogramowania, za które nie trzeba nic płacić. Sprawdź na co zwrócić uwagę instalując na firmowym komputerze darmowe oprogramowanie.

Chcesz rozliczać oprogramowanie w prosty sposób?

  • Przetestuj inFakt za darmo, wystaw bezbłędną e-fakturę w minutę.
  • Prowadź samodzielnie prostą księgowość online lub wybierz sprawdzonego księgowego.

Wystaw testową e-fakturę

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.