MF: Podpisane 4 rozporządzenia wykonawcze do KSeF
Minister Finansów i Gospodarki podpisał cztery rozporządzenia wykonawcze, które regulują szczegółowe zasady funkcjonowania KSeF. To ostatni etap przed wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur, który doprecyzowuje codzienną praktykę funkcjonowania systemu. KSeF obowiązuje od lutego 2026 r. Rozporządzenia określają m.in.: zasady korzystania z KSeF, w tym wzór zawiadomienia ZAW-FA czy szczegółowe dane jakie powinien zawierać JPK_VAT z deklaracją.
Z tego artykułu dowiesz się:
- co zawierają nowe rozporządzenia wykonawcze MF do KSeF
- od kiedy i kogo obejmie obowiązek odbierania oraz wystawiania faktur w KSeF
- jakie dokumenty i czynności zostały wyłączone z obowiązku KSeF
- co w praktyce zmieniają nowe przepisy dla firm i biur rachunkowych
Bezpłatna inFolinia inFaktu o KSeF
📞 Zadzwoń pod nr: +48 22 123 10 80
Obowiązek odbierania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur wszedł w życie dla wszystkich przedsiębiorców w jednym momencie – od lutego 2026 r. Natomiast obowiązkowe wystawianie e-faktur zacznie obowiązywać etapami – dla większości przedsiębiorców od kwietnia 2026 r.
Więcej o terminach wejścia w życie KSeF i o tym jak działa nowy system przeczytasz w artykule KSeF – co to jest i do czego służy Krajowy System e-Faktur.
Rozporządzenia wykonawcze do KSeF
Akty wykonawcze uzupełniają przepisy ustaw, w tym przypadku ustawy o VAT i zamykają kluczowy etap legislacyjny przed obowiązkowym wdrożeniem systemu. KSeF wszedł w życie w 2026 roku, a dzięki rozporządzeniom kończy się etap niepewności interpretacyjnej wokół KSeF. Rozporządzenia doprecyzowują praktykę funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur na co dzień, której nie znajdziemy w przepisach ustawy.
Rozporządzenia wykonawcze kończą etap niepewności interpretacyjnej wokół KSeF i przesuwają ciężar z legislacji na realne wdrożenie.
4 rozporządzenia podpisane przez Ministra Finansów i Gospodarki określają m.in.:
- zasady nadawania, zmiany i cofania uprawnień do korzystania z KSeF
- zakres stosowania formularza ZAW-FA, jego wzór i możliwość składania go online
- metody uwierzytelniania użytkowników oraz wymagania techniczne po stronie podatników
- katalog przypadków wyłączonych z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych
- zasady dokumentowania faktur uproszczonych
- zakres danych wykazywanych w ewidencji JPK_VAT
Podpisane rozporządzenia czekają teraz na opublikowanie w Dzienniku Ustaw. Dostępne są w Rządowym Centrum Legislacji.
Co w praktyce oznaczają nowe rozporządzenia MFiG?
Przepisy potwierdzają, że nie wszystkie dokumenty uznawane obecnie za faktury będą objęte obowiązkiem KSeF. Dotyczy to m.in. określonych biletów, paragonów z NIP oraz wybranych czynności zwolnionych z VAT, jeżeli są dokumentowane zgodnie z przepisami szczególnymi.
Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki doprecyzowują również kwestie numeru KSeF w ewidencjach podatkowych oraz specjalnych oznaczeń w plikach JPK_VAT. To duży krok w kierunku realnego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur – nie mówimy już tylko o teorii, a o praktyce stosowania przepisów.
Elektroniczna wersja formularza ZAW-FA, która ma być składana za pomocą e-Urzędu Skarbowego, zacznie obowiązywać dopiero od lutego 2026 r. W okresie intensywnych przygotowań i testów oznacza to dodatkowe utrudnienia organizacyjne, zwłaszcza dla większych firm i biur rachunkowych obsługujących wielu klientów. Wdrożenie KSeF wymaga sprawnych, cyfrowych procedur, a opóźnienie w pełnej elektronizacji kluczowego formularza stoi w sprzeczności z celem całego systemu.
Z formularza ZAW-FA będą korzystać spółki – za jego pomocą spółka określa “administratora” w KSeF, który następnie może nadawać uprawnienia do obsługi KSeF pozostałym wspólnikom czy pracownikom.
W inFakcie obsługujemy również spółki z księgami rachunkowymi. Sprawdź pełną księgowość!
KSeF: Co Twoja firmy powinna zrobić już teraz?
Choć Krajowy System e-Faktur ma docelowo ułatwić prowadzenie firmy i księgowości, to przejście na e-faktury może sprawić na początku nieco kłopotu. Dzięki podpisanym właśnie rozporządzeniom wiemy już więcej o funkcjonowaniu KSeF na co dzień. Warto więc już teraz sprawdzić i zaplanować:
- sposób nadawania uprawnień do KSeF (kto, komu, jak)
- proces wystawiania faktur i księgowania kosztów
- wdrożenie systemu umożliwiającego obsługę KSeF
- przygotowanie systemów do numeracji KSeF i JPK_VAT
- procedury awaryjne (tryby offline, wyłączenia, faktury uproszczone)
Przenieś księgowość do inFaktu i zyskaj! W pakiecie proste rozliczenia i brak problemów z księgowością.
KSeF od kiedy obowiązkowy?
Zgodnie z obowiązującym harmonogramem wystawianie faktur w KSeF stało się obowiązkowe:
- od 1 lutego 2026 r. – dla dużych firm z obrotem powyżej 200 mln zł
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców
- od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych firm (wartość sprzedaży na fakturach do 10 tys. zł miesięcznie)
Należy jednak pamiętać, że faktury wystawione w KSeF od lutego, trzeba już odbierać w Krajowym Systemie e-Faktur, niezależnie od wielkości firmy. Dlatego warto być gotowym na cyfrową rewolucję w fakturowaniu już od lutego 2026 r.
Skorzystaj z darmowego programu do wystawiania i odbierania faktur z KSeF! W inFakcie znajdziesz pakiet KSeF za 0 zł.
Choć przepisy potwierdzają istnienie wyłączeń i wyjątków, nie zmienia to faktu, że KSeF oznacza gruntowną zmianę procesów księgowych i obiegu dokumentów. Przedsiębiorcy, którzy po odroczeniu KSeF w 2024 r. pozostali bierni, wchodzą w 2026 r. z realnym ryzykiem operacyjnym i niewielką przestrzenią na korektę działań.
Podsumowanie
Podpisanie przez Ministra Finansów i Gospodarki czterech rozporządzeń wykonawczych do KSeF zamyka etap legislacyjnej niepewności i otwiera fazę realnych przygotowań do obowiązkowego e-fakturowania. Choć obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie wprowadzany etapami, już od lutego 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy będą musieli odbierać faktury w systemie. To oznacza, że przygotowania organizacyjne i technologiczne powinny rozpocząć się z wyprzedzeniem — szczególnie tam, gdzie obieg dokumentów jest złożony lub rozproszony.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o KSeF i rozporządzenia wykonawcze
Czy wszystkie faktury będą musiały być wystawiane w KSeF?
Nie. Rozporządzenia potwierdzają istnienie wyłączeń, m.in. dla określonych biletów, paragonów z NIP czy wybranych czynności zwolnionych z VAT.
Od kiedy trzeba odbierać faktury w KSeF?
Obowiązek odbierania faktur w KSeF obowiązuje wszystkich przedsiębiorców od lutego 2026 r., niezależnie od wielkości firmy.
Kiedy wystawianie faktur w KSeF stanie się obowiązkowe?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie wprowadzany etapami: od lutego 2026 r. dla największych firm, od kwietnia 2026 r. dla większości pozostałych przedsiębiorców.
Czy formularz ZAW-FA będzie dostępny elektronicznie?
Dziś ZAW-FA należy złożyć tradycyjną metodą w urzędzie. Elektroniczna wersja formularza ZAW-FA, składana przez e-Urząd Skarbowy, zacznie obowiązywać dopiero od lutego 2026 r.
Podziel się nim ze znajomymi
