Faktury z kontrahentami zagranicznymi a Krajowy System e-Faktur
Od lipca 2024 r. czynni podatnicy, a od stycznia 2025 r. każdy polski przedsiębiorca, będzie miał obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jaki wpływ mają wytyczne KSeF na rozliczenia z zagranicznymi kontrahentami?
ważne
Zgodnie z informacją Ministra Finansów, KSeF nie będzie obowiązkowy w 2024 roku. Datę wejścia KSeF poznamy po przeprowadzonym audycie.
Przeczytaj więcej o odroczeniu obowiązku KSeF.
Faktury od zagranicznych kontrahentów
Krajowy System e-Faktur (KSeF) pozwala na elektroniczne wprowadzanie dokumentów do obiegu prawnego. Każdy polski przedsiębiorca będzie miał obowiązek wystawiania swoich faktur sprzedaży w postaci ustrukturyzowanego pliku XML. Będzie mieć również dostęp do faktur, jakie otrzymuje z tytułu zakupów od kontrahentów. Zminimalizuje to obieg papierowych dokumentów. Jest jednak mały kruczek: Krajowy System e-Faktur jest obowiązkowy tylko dla polskich przedsiębiorców. Zagraniczni kontrahenci nie będą korzystać z faktur ustrukturyzowanych.
Dlatego, jeżeli otrzymasz fakturę od zagranicznego dostawcy, to nie zobaczysz jej w Krajowym Systemie e-Faktur. Nie masz też obowiązku wprowadzenia jej do systemu. Zgodnie z interpretacjami ministerstwa, Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie służy do raportowania faktur od zagranicznych dostawców.
Faktury dla zagranicznych kontrahentów
Inaczej jest w odniesieniu do faktur, które wystawiasz dla swoich zagranicznych odbiorców. Oczywiście Twój zagraniczny kontrahent nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Tym samym nie będzie mieć dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur i nie pobierze wystawionego przez Ciebie dokumentu.
Pamiętaj jednak, że dla kontrahenta zagranicznego również musisz wystawić fakturę w KSeF. Następnie taką fakturę musisz przesłać do nabywcy poza Krajowym Systemem e-Faktur, na przykład w wiadomości e-mail. Dodatkowo trzeba oznaczyć tę fakturę kodem QR, który umożliwi dostęp do dokumentu oraz weryfikację zawartych w nim danych. W ten sposób dokument będzie miał format faktury ustrukturyzowanej, a Twój kontrahent otrzyma fakturę zwizualizowaną, wystawioną jak ze standardowego programu finansowo-księgowego.
Przeskakiwanie pomiędzy różnymi systemami do fakturowania może zwiększyć ryzyko błędów. Są one łatwe do uniknięcia, jeśli masz jeden spójny kokpit do obsługi faktur dla klientów krajowych i zagranicznych. W wersji idealnej zapewnia on dodatkowo pełną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur, dzięki czemu łatwiej uniknąć przeoczeń. Jak to wygląda w praktyce? Zobacz jak działa inFakt zintegrowany z KSeF.
Zamów rozmowę z Księgowym inFaktu
Podziel się nim ze znajomymi
