Firmowe konto bankowe może wiązać się zarówno z ponoszeniem kosztów, jak i z uzyskiwaniem przychodów, na które raczej nie da się uzyskać faktury. Jak wobec tego je dokumentować?

Przedsiębiorca nie ma obowiązku posiadania firmowego konta bankowego, ale to ułatwia prowadzenie biznesu. Mając odrębne konto do potrzeb firmowych, można oddzielić transakcje prywatne of firmowych. Minusem może być fakt, że konta firmowe są zwykle (choć nie zawsze) droższe. I właśnie dlatego warto wiedzieć, że koszty dotyczące konta można rozliczyć w firmie.

Jakie koszty generuje konto bankowe?

Koszty związane z kontem bankowym można podzielić na dwie grupy:

  • dotyczące jednorazowych zdarzeń, np. opłata za otwarcie konta, zaświadczenie o prowadzeniu rachunku lub wysokości środków dostępnych na koncie, opłata za niektóre przelewy (np. zagraniczne, ekspresowe, dokonywane w oddziale) itp.
  • koszty cykliczne, np. opłaty za prowadzenie konta i utrzymanie karty kredytowej, powiadomienia SMS-owe, możliwość wypłaty z dowolnego bankomatu.

Oba rodzaje wydatków mogą stać się kosztami uzyskania przychodu, o ile spełniają ustawowe kryteria kosztu i są udokumentowane.

Koszt uzyskania przychodu według ustawy

Według ustawowej definicji, kosztami uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Opłaty poniesione za korzystanie z konta bankowego w ramach prowadzenia firmy są więc kosztem (bez względu na to czy są jednorazową, czy cykliczną opłatą).

Jeżeli przedsiębiorca posiada tylko jedno konto, zarówno do celów prywatnych jak i firmowych, to musi starannie oddzielić opłaty i prowizje, które wiążą się z transakcjami prywatnymi – nie stanowią one bowiem kosztu uzyskania przychodu.

W jaki sposób i kiedy dokumentować opłaty bankowe w kosztach?

Standardowo, koszty dokumentuje się fakturami lub rachunkami, ale opłaty bankowe (i kilka innych sytuacji), pozwalają na skorzystanie z innego dokumentu.

Żeby zaliczyć opłaty bankowe do kosztów przedsiębiorca nie potrzebuje faktury – wystarczy wyciąg z konta bankowego. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR, za dowód poniesienia kosztu uzyskania przychodu mogą służyć dowody poniesienia opłat pocztowych i bankowych.

Za taki dowód uznaje się zarówno papierowy wyciąg uzyskany w filii banku, jak i wersję elektroniczną z internetowego konta, który należy wydrukować, oczywiście pod warunkiem, że wyciąg nie pozostawia wątpliwości ile wynosiła dana opłata, kiedy została pobrana i w związku z którą transakcją oraz kto jest właścicielem rachunku.

Kiedy najwcześniej można ująć taki wydatek w kosztach? Za dzień poniesienia kosztu można uznać dzień w którym pobrano z konta opłatę bankową. Klienci korzystający z Księgowości All Inclusive po prostu przekazują wyciąg z konta księgowym inFaktu i nie muszą się więcej martwić – koszt zostanie ujęty w rozliczeniach. Natomiast użytkownicy Księgowości Self Service księgują opłaty bankowe zbiorczym dowodem wewnętrznym ostatniego dnia miesiąca.

Prowizje za przelewy w e-płatnościach

Coraz więcej przedsiębiorców sięga po serwisy z płatnościami internetowymi (typu PayU). Takie strony oferują użytkownikom szybkie i proste metody zapłaty za towary oraz usługi oferowane w Internecie, a za pośrednictwo finansowe pobierają prowizje.

Prowizje za przelewy epłatności

Prowizje z takich serwisów też można zaliczyć do kosztów – wystarczy udokumentować je tak samo, jak opłaty bankowe. Wydruk transakcji z systemu płatności jest wystarczającym dowodem na to, że przedsiębiorca faktycznie poniósł wydatek związany z korzystaniem z danego serwisu płatności (oczywiście, dana transakcja musi być związana z prowadzoną działalnością gospodarczą).

Jeśli chodzi o moment poniesienia kosztu, jest analogicznie, jak w przypadku wyciągów z konta bankowego. Chodzi o dzień, w którym z konta pobrano prowizję.

Przychody z konta bankowego

Prowadzenie konta i przechowywanie na nim środków niekiedy wiążę się również z zyskiem, są to na przykład naliczane co miesiąc (lub inny okres) odsetki. Osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą ma obowiązek rozpoznać przychód w postaci odsetek naliczonych na rachunku firmowym.

Podlegają one opodatkowaniu tak, jak inne dochody przedsiębiorcy. Odsetki na koncie dokumentuje się analogicznie do opłat bankowych – wystarczy wyciąg bankowy, na którym widnieje kwota odsetek i można je ująć w książce przychodów i rozchodów.