5 transakcji, które możesz dokumentować w kosztach paragonem
Dla większości przedsiębiorców koszty firmowe to nie tylko wydatki nadwyrężające budżet firmy, ale także sposób na obniżenie podatku dochodowego. Co ciekawe, „wrzucanie w koszty” nie zawsze wymaga faktury VAT – w niektórych sytuacjach wystarczy tylko paragon.
Uzyskanie faktury lub rachunku czasami jest utrudnione – wymaga poświęcenia czasu, posiadania przy sobie danych firmowych, a czasami wręcz dodatkowej wizyty u sprzedawcy. Właśnie dlatego warto wiedzieć kiedy paragon wystarczy.
Poniżej znajdziecie 5 ciekawych przykładów, w których paragon wystarcza, do „wrzucenia wydatku w koszty”:
1. Paragon zawierający NIP
W świetle nowych przepisów dotyczących kas fiskalnych kupujący może wymagać od sprzedawcy paragonu zawierającego NIP nabywcy.
Co istotne, taki paragon może pełnić funkcję faktury uproszczonej, o ile łączna wartość sprzedaży na tym dokumencie nie przekracza 450 złotych lub 100 euro. Aby paragon pełnił rolę faktury uproszczonej, muszą znaleźć się na nim takie elementy jak:
- data wystawienia,
- NIP nabywcy,
- dane identyfikacyjne sprzedawcy,
- dane określające rodzaj dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
- należny VAT lub dane potrzebne do jego obliczenia.
Jeśli zatem sprzedawca dysponuje kasą fiskalną drukującą numer NIP nabywcy, paragon ma szansę być równoznaczny z fakturą uproszczoną. Co za tym idzie, pozwala wówczas nie tylko ująć wydatek w kosztach, ale także odliczyć VAT.
2. Paragon za przejazd autostradą
Paragony za przejazd autostradą są uznawane za faktury. Nie trzeba ich opisywać na odwrocie – nie ma konieczności zamieszczania na nich ani numeru NIP nabywcy, ani numeru rejestracyjnego samochodu. Przy czym taki paragon dokumentujący opłaty autostradowe musi zawierać:
- nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,
- numer kolejny i datę wystawienia,
- nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata,
- kwotę należności wraz z podatkiem,
- kwotę VAT.
Warto dodać, że dowód zapłaty za przejazd autostradą zawierający powyższe składniki pozwala także odliczyć VAT.
3. Paragon za zakup środków czystości
Zakup środków czystości i detergentów także można dokumentować w KPiR wyłącznie paragonem. W przypadku zakupu środków czystości i produktów BHP należy pamiętać, że paragon, który ma stanowić potwierdzenie dokonania wydatku, musi być zaopatrzony w następujące dane:
- datę i pieczątkę osoby wydającej paragon (z czytelną ilością, cenę jednostkową oraz wartością, na którą opiewa zakup),
- dane firmy będącej nabywcą, w tym adres oraz rodzaj zakupionego towaru – zapisane ręcznie na odwrotcie paragonu.
4. Paragon za zakup materiałów biurowych
W analogiczny sposób przedsiębiorca może zapisać w kosztach firmowych wydatki na zakup materiałów biurowych. Wydatki ponoszone na taki zakup mogą być udokumentowane paragonem lub pokwitowaniem zapłaty, pod warunkiem, że dokumenty te zawierają dane wystawcy, datę oraz określenie rodzaju i ilości zakupionego towaru, cenę jednostkową i wartość zakupu. Podobnie jak w przypadku środków czystości, na odwrocie paragonu należy umieścić dane kupującego oraz rodzaj towaru.
5. Paragon będący biletem – dokumentujący podróż powyżej 50 km
Niekiedy zdarza się, że przewoźnicy wręczają paragony, które w praktyce pełnią rolę biletów (np. w autobusach). Jeśli taki paragon-bilet spełnia warunki opisane w przepisach, można go wykorzystać jako potwierdzenie wydatku i dzięki temu ująć w kosztach.
Warunków jest tutaj kilka – po pierwsze bilet musi dotyczyć trasy na ponad 50 km, a po drugie – zawierać przynajmniej takie dane:
- nazwę sprzedawcy i numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany dla podatku,
- numer i datę wystawienia biletu,
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
- kwotę należności wraz z podatkiem,
- kwotę podatku.
Dokumentowanie transakcji wyłącznie paragonem to z pewnością wygodne rozwiązanie, ale jak widać – działa tylko w przypadku niektórych transakcji. Warto wiedzieć kiedy wystarczy tylko paragon, a kiedy nie obejdzie się bez faktury lub rachunku. Oczywiście, niezależnie od sposobu dokumentowania, rozliczając koszty należy zachować zdrowy rozsądek i ujmować w kosztach tylko te wydatki, które łączą się z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Podziel się nim ze znajomymi
