Każdy przedsiębiorca musi zdecydować w jaki sposób prowadzić księgowość w swojej działalności. Jeśli chce mieć spokój z formalnościami i skupić się na rozwijaniu biznesu wybiera zwykle usługi biura rachunkowego. Ale na początku działalności ten wybór bywa czasem przypadkowy. I wtedy pojawia się potrzeba zmiany biura na inne.

W tym odcinku inFakt TV poruszamy kwestię ważną dla osób, które już jakiś czas prowadzą działalność. Chodzi o sytuację, w której biuro rachunkowe wybrane podczas zakładania firmy okazuje się nie do końca odpowiednie. Przestaje spełniać oczekiwania, ponieważ dopiero po pewnym czasie przedsiębiorca może sobie uświadomić jakie ma oczekiwania.

A oto 3 przykładowe sytuacje, które mogą być dobrą motywacją do zmiany biura rachunkowego.

Sytuacja 1: Biuro nie daje stałego dostępu do rozliczeń

Typowa obsługa księgowa w podstawowym zakresie składa się z 3 aspektów:

  1. Przedsiębiorca wystawia faktury i gromadzi koszty, po czym przekazuje je księgowym.
  2. Księgowi rozliczają jego działalność i obliczają kwoty podatków, które przedsiębiorca opłaca.
  3. W razie potrzeby przedsiębiorca może konsultować się z księgowymi.

W przypadku niektórych biur rachunkowych na powyższym schemacie obsługa się kończy. Oznacza to, że przedsiębiorca nie ma tak naprawdę wglądu w działania księgowych. Nie wie które koszty zostały zaksięgowane, a które nie, ile osiągnął przychodów, a ile kosztów, itd. Nie ma także stałego dostępu do faktur kosztowych, które oddaje księgowym do rozliczeń. Ogólnie, taka sytuacja to dobra motywacja do zmiany biura rachunkowego.

Przedsiębiorca korzystający z usługi księgowej powinien mieć stały podgląd wszystkich swoich rozliczeń. Chodzi np. o możliwość przeglądania i drukowania KPiR, sprawdzania kwot przychodów i kosztów, pobierania faktur kosztowych, a także przeglądania kwot podatków z dowolnego okresu.

Dzięki temu może na bieżąco analizować stan swoich finansów, aby podejmować lepsze i korzystniejsze decyzje biznesowe. W razie potrzeby w każdej chwili można pobrać KPiR (np. starając się o kredyt w banku) lub skan faktury kosztowej (oddając sprzęt firmowy do naprawy gwarancyjnej).

Sytuacja 2: Biuro przyjmuje dokumenty tylko na papierze — dowożone osobiście

Analogiczna sytuacja występuje wtedy, kiedy przedsiębiorca musi dowozić dokumenty do biura rachunkowego osobiście. Taka konieczność sprawia, że przedsiębiorca może stracić naprawdę sporo czasu. Jeśli dojazd do biura zajmuje pół godziny w jedną stronę, a rocznie takich dojazdów jest 12 to mówimy o 1,5 dnia roboczego stracone tylko z uwagi na usługę księgową.

Zdecydowanie warto poszukać takiego biura, które nie nakazuje osobistego dowożenia dokumentów. Dokumenty kosztowe mogą być przyjmowane w postaci skanów lub odbierane przez kuriera. Dowożenie ich w wersjach papierowych jest zwyczajnie niepotrzebne.

Sytuacja 3: Niewystarczający poziom i czas wsparcia merytorycznego

Trzecia sytuacja, w której warto pomyśleć o zmianie biura rachunkowego dotyczy wsparcia merytorycznego. Tę kwestię można podzielić na kilka aspektów.

Czas wsparcia

W wielu biurach rachunkowych obowiązują typowe godziny „biurowe”, czyli 9-17 lub 8-16, co oznacza, że po 16-17 do księgowej nie da się już dodzwonić. Niestety wielu przedsiębiorców także pracuje w tych godzinach, zaś sprawami księgowymi zajmują się np. wieczorem, albo w sobotę. Warto więc znaleźć takie biuro, które nie wyklucza kontaktu po typowych godzinach pracy biurowej i w weekendy.

Pomoc z własnej inicjatywy

Przedsiębiorca, który interesuje się sprawami księgowymi (np. czytuje bloga inFaktu ;) jest w stanie znacznie poszerzyć swoją wiedzę w tym zakresie, ale mimo tego księgowy zawsze wie więcej. Z tego powodo przedsiębiorca nie zawsze wie o co zapytać. Ważne więc, by to księgowi sami i z własnej inicjatywy kontaktowali się z klientami proponując im korzystne rozwiązania.

Rozliczanie nietpowych rozwiązań

Działanie w branży nowych technologii często wiąże się z koniecznością rozliczania nietypowych rozwiązań – w nietypowy sposób. Do najprostszych przykładów należą reklamy AdWords, zarobki z AdSense, różne formy płatności online, w tym bitcoiny i wiele innych.

Księgowi muszą więc na bieżąco śledzić nowinki jeśli chodzi o technologię i Internet, aby dzięki temu być w stanie znaleźć rozwiązanie dla działalności klienta. Jeśli nie są w stanie tego zrobić, to warto pomyśleć o zmianie biura rachunkowego.

Przetestuj Ogólnopolskie Biuro Rachunkowe inFakt

  • Obsługa księgowa przez biuro rachunkowe – dedykowana księgowa dla każdego klienta
  • Stały dostęp do inFakt.pl – księgowość i wystawianie faktur
  • 60 dni za darmo, bez zobowiązań

Sprawdź