W prowadzeniu działalności – jak w życiu – zdarzają się lepsze i gorsze okresy. Podczas tych gorszych może dojść do sytuacji, w której nie uda się wywiązać z warunków umowy z kontrahentem, dotrzymać terminu zapłaty lub uiścić składki ZUS w terminie. Wówczas mogą pojawić się wydatki w postaci odsetek za zwłokę, kar umownych czy odszkodowań. Które z nich można zaliczyć do kosztów?


Jako przedsiębiorcy możemy spotkać się dwoma rodzajami odsetek:

  • Odsetkami za zaległości podatkowe i składkowe, które trzeba płacić od nieuregulowanych w terminie składek ZUS, zobowiązań podatkowych, ceł, opłat za korzystanie ze środowiska, opłat za rekultywację gruntów itp. Niestety tych odsetek nie da się rozliczyć w kosztach podatkowych firmy.
  • Odsetkami karnymi naliczanymi w związku z opóźnieniami w płatnościach wynikających z umów z kontrahentami (np. zwłoka w zapłacie za zamówione towary czy zakupiony sprzęt). Ten rodzaj odsetek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, ale tylko w sytuacji, gdy zostały one faktycznie zapłacone. Odsetki naliczone ale niezapłacone lub umorzone nie stanowią już kosztu podatkowego.

Kary umowne i odszkodowania…

Jeżeli nie wywiążemy się z postanowień zawartej z kontrahentem umowy może się zdarzyć, że trzeba będzie zapłacić karę umowną lub odszkodowanie. Konieczność zapłaty kary umownej powstaje wtedy, gdy strony ustaliły taki warunek w umowie. Obowiązek zapłaty odszkodowania wynika natomiast z przepisów prawa np. zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego, jeżeli jedna strona odstępuje od umowy (zrywa umowę) druga strona może wystąpić do sądu o odszkodowanie.

…co można rozliczyć w kosztach?

Rozliczanie kar i odszkodowań w kosztach podatkowych firmy jest nieco bardziej skomplikowane niż w przypadku odsetek. Możliwość zakwalifikowania tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów zależy bowiem od konkretnych okoliczności związanych z ich poniesieniem.

Pomniejszanie przychodu o kary i odsetki

Kosztem podatkowym nie są kary umowne i odszkodowania z tytułu:

  • wad dostarczonych towarów lub wykonanych robót czy usług (np. roboty budowlane nie zostały wykonane zgodnie z umową i przyjętymi standardami),
  • zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad,
  • zwłoki w usunięciu wad towarów, robót i usług.

Do kosztów podatkowych można zaliczyć natomiast m.in:

  • odszkodowanie lub karę umowną za rozwiązanie lub odstąpienie od umowy, jeżeli jest to działanie racjonalne i uzasadnione interesem ekonomicznym firmy (np. odstąpienie od umowy jest bardziej opłacalne finansowo niż jej realizacja ze względu na spadek popytu na towar, podwyżkę cen, wzrost kosztów itp.),
  • karę umowną za zerwanie umowy leasingowej, której kontynuacja byłaby dla przedsiębiorcy niekorzystna ekonomicznie,
  • karę umowną za dostawę towaru niezgodną z treścią zamówienia,
  • karę umowną z tytułu wcześniejszego zerwania umowy najmu,
  • karę umowną za nieprzekazanie przez przedsiębiorcę drugiej stronie umowy określonych informacji lub dokumentów.

Chcesz rozliczać swoją firmę w prosty sposób?

  • Przetestuj inFakt za darmo, poznaj zalety prostej księgowości online.
  • Wystaw bezbłędną e-fakturę w minutę przez stronę www lub aplikację na smartfon.
  • 6 dni w tygodniu możesz pytać o radę naszych specjalistów przez email lub telefonicznie.
  • Rozliczaj się samodzielnie lub wybierz sprawdzonego księgowego.

Załóż testowe konto.

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.