KSeF – kary w 2026 roku. Ile zapłacisz, za co i do kiedy nie ma sankcji za błędy w KSeF?

Niewystawienie faktury w KSeF, błędne procedury podczas awarii systemu lub nieterminowe wysłanie e-faktury do repozytorium. Jest szereg zdarzeń, które mogą skutkować karami w KSeF. Sprawdź, co zrobić, aby uniknąć odpowiedzialności finansowej, dowiedz się, ile może wynieść maksymalna kara za brak KSeF i kiedy pojawią się pierwsze sankcje za błędy w Krajowym Systemie e-Faktur. 

Z tego artykułu dowiesz się:

• kogo dotyczą kary w KSeF
• od kiedy obowiązują kary za nieprawidłowości
• do którego roku potrwa abolicja w KSeF
• jak wysokie kary są w Krajowym Systemie e-Faktur
• jakie są sankcje administracyjne, a jakie karnoskarbowe w KSeF
• jak ustrzec się przed karami w Krajowym Systemie e-Faktur

Kary w KSeF. Kiedy i dla kogo system jest obowiązkowy?

Krajowy System e-Faktur to jak dotąd największa cyfrowa rewolucja dla przedsiębiorców w Polsce. O tym, czym jest KSeF, pisaliśmy już wielokrotnie – centralnym systemem do wysyłania, odbierania i przechowywania faktur. Ponieważ od 1 kwietnia 2026 roku KSeF obowiązuje już niemal wszystkie firmy (tu znajdziesz pełen harmonogram KSeF), przyglądamy się, jak wygląda obecnie temat kar w KSeF.

Kogo dotyczy temat KSeF oraz kar związanych z uchybieniami? Przede wszystkim:

• Wszystkich przedsiębiorców – nieważne, czy prowadzisz spółkę z o.o., jednoosobową działalność, czy spółkę akcyjną – musisz wdrożyć KSeF i obowiązują Cię kary za błędne korzystanie z systemu.
• Czynnych podatników VAT – jednym z zadań Krajowego Systemu e-Faktur jest uszczelnienie systemu podatkowego, stąd muszą z niego korzystać przedsiębiorcy będący VAT-owcami. Błędy w tym zakresie będą groziły karami.
• Podatników zwolnionych z VAT – nowy system nie omija podatników prowadzących firmy i zwolnionych z VAT. Także oni narażeni są na kary w KSeF.

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Anna Kuczyńska

9.6 Znakomity

Cena od 249 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Marta Zakrzewska

10 Znakomity

Cena od 289 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Dorota Wojciechowska

9.5 Znakomity

Cena od 300 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

KSeF – kary. Od kiedy obowiązują? [HARMONOGRAM]

Poniżej znajdziesz harmonogram dotyczący kar w KSeF:

KSeF – brak kar. Do kiedy trwa abolicja w KSeF?

Brak kar w Krajowym Systemie e-Faktur obowiązuje do końca 2026 roku. Ta czasowa abolicja pozwala przetestować system, zapoznać się z dostępnymi opcjami i uczyć się na błędach – bez ryzyka grzywny. Urzędy skarbowe nie będą w 2026 roku nakładać sankcji za błędy w KSeF, jednak obowiązuje w tym czasie odpowiedzialność karnoskarbowa.

Kary administracyjne za nieprawidłowości w KSeF zostaną wprowadzone od 1 stycznia 2027 roku. Wtedy to wszyscy przedsiębiorcy korzystający z KSeF muszą dbać o poprawność danych i terminowe wysyłanie e-faktur do repozytorium.  

Kwestie KSeF są dla Ciebie niejasne? Spokojnie. inFakt oferuje bezpłatny dostęp do wiedzy ekspertów przez darmową inFolinię KSeF. Wszystko, by pomóc w e-fakturach.

Kara za niewystawienie faktury w KSeF [ILE WYNOSI]

Kary za błędy w Krajowym Systemie e-Faktur mogą być wyjątkowo dotkliwe dla każdej firmy. Wyróżniamy tu pieniężne kary administracyjne oraz dodatkowo odpowiedzialność karnoskarbową.

Kary administracyjne w KSeF – od 2027 roku

Od 1 stycznia 2027 roku za brak e-faktury w KSeF będą grozić kary pieniężne, których wysokość jest uzależniona od tego, czy na fakturze jest VAT. Sankcje administracyjne w KSeF nadawane będą w drodze decyzji administracyjnej i mają określony wymiar, co przedstawiliśmy w tabeli.

Kary administracyjne w KSeF dotyczą 5 najważniejszych sytuacji:

• braku wystawienia faktury w KSeF
• błędów w fakturach KSeF
• naruszeń w czasie awarii systemu
• braku integracji systemu księgowego z KSeF
• przekroczenia terminu wystawienia faktury

Kary w KSeF – sankcje administracyjne

Ważne

Podane kwoty to maksymalne stawki. Ich rzeczywista wysokość będzie zależała od skali przewinienia, powtarzalności oraz dobrej woli wykazanej przez podatnika. Karę wpłacasz na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od doręczenia decyzji.

Przykład 1

Zapominalski handlowiec wystawił 10 faktur poza KSeF. Łączny VAT wynosi tu 25 tys. zł. Możliwa kara dla firmy – do 25 tys. zł.

Przykład 2

Podczas awarii internetu firma wystawiła 5 faktur w trybie offline. Zostały one wysłane do KSeF po 3 dniach (zamiast po 1) po ustaniu awarii. Naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć na podatnika karę pieniężną za każdą opóźnioną fakturę.

Przykład 3

Gdy miała miejsce awaria KSeF, firma wystawiała faktury w Excelu (nie stosowała wymaganego formatu XML). Kara może tu być nałożona nawet mimo awarii systemu!

Odpowiedzialność karnoskarbowa KSeF – obowiązuje w 2026 roku

Mimo odroczenia kar administracyjnych w KSeF, przedsiębiorców obowiązują przepisy karnoskarbowe. Co to oznacza w praktyce? Przed pełnym wejściem w życie kar administracyjnych w 2027 roku (oraz w trakcie ich obowiązywania), za błędy w KSeF mogą grozić kary na podstawie art. 62 Kodeksu karnego skarbowego (KKS). Dotyczy to sytuacji, gdy przedsiębiorca m.in. dopuści się nierzetelnego fakturowania czy odmówi wystawienia faktury.

Grzywny karnoskarbowe to w tym przypadku kwoty od 1/10 do nawet 20-krotności minimalnego wynagrodzenia, które wynosi 4806 zł brutto w 2026 roku.

Odpowiedzialność karnoskarbowa w KSeF obejmuje 6 podstawowych przypadków:

1. Kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych (§ 1).
2. Kto fakturę lub rachunek wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności na czas nie krótszy od roku, albo obu tym karom łącznie (§ 2).
3. Kto fakturę lub rachunek wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, a kwota podatku wynikająca z faktury albo suma kwot podatku wynikających z faktur jest małej wartości, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie (§ 2a).
4. Karze określonej w § 1 podlega także ten, kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje wystawionej lub otrzymanej faktury lub rachunku, bądź dowodu zakupu towarów (§ 3).
5. Karze określonej w § 1 podlega także ten, kto wbrew przepisom ustawy dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda dokumentu z kasy rejestrującej, stwierdzającego dokonanie sprzedaży (§ 4).
6. W wypadku mniejszej wagi sprawca czynu zabronionego określonego w § 1-4 podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe (§ 5).

Ważne

W 2027 roku przedsiębiorca, który nie przestrzega zasad KSeF, będzie mógł zostać ukarany albo karą administracyjną, albo karą karnoskarbową. Nie nakłada się tu łącznie dwóch rodzajów kar.

Kary za KSeF – w jakich sytuacjach są przyznawane?

Krajowy System e-Faktur przewiduje karę w różnych przypadkach. Poniżej opisujemy trzy najczęstsze sytuacje:

• Niewystawienie faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur – faktura utworzona w programie finansowym nabiera mocy prawnej dopiero po przesłaniu jej do KSeF, czego potwierdzeniem jest otrzymanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
• Wystawienie faktury niezgodnej ze wzorem, gdy Krajowy System e-Faktur będzie niedostępny (w okresie trwania awarii KSeF) – mowa o awarii platformy rządowej lub Twojego oprogramowania połączonego z KSeF. W takiej sytuacji należy wystawić fakturę zgodną ze wzorem XML udostępnionym przez Ministerstwo. Sprawdź status KSeF – dowiedz się, czy w tym momencie system działa poprawnie.
• Nieprzesłanie faktury na platformę Krajowego Systemu e-Faktur po ustaniu awarii – podczas awarii, gdy masz możliwość wystawienia faktury poza KSeF, należy przesłać ją do KSeF w przeciągu:
  • 1 dnia przy niedostępności systemu 
  • 7 dni przy jego awarii 

Kary za KSeF – co zrobić, jeśli wykryjesz błąd? [4 kroki]

Widzisz błąd w e-fakturze i chcesz go poprawić? Działaj jak najszybciej, aby uniknąć kar w KSeF.

Krok 1. Sprawdź, co się stało

Zweryfikuj, czy masz do czynienia z błędem na fakturze (np. zły NIP czy adres), błędną datą wysyłki dokumentu czy może nieprawidłowym formatem (nie XML). Koniecznie ustal, co było przyczyną błędu – sprawdź, czy system działał prawidłowo, czy może była awaria. 

Aktualny status KSeF możesz zweryfikować na naszej stronie.

Krok 2. Napraw błędy

Jeśli w KSeF została wystawiona błędna faktura – jedynym sposobem na korektę nie jest znana do tej pory nota korygująca, a faktura korygująca. Oznacza to, że faktura raz wysłana do systemu pozostaje w nim na stałe. 

Faktury korygujące w KSeF można wystawić w przypadku m.in. nieprawidłowego NIP-u, złej kwoty, zwrotu towaru, udzielonego rabatu czy innych błędów na fakturze.

Krok 3. Wyślij poprawny dokument do KSeF

Koniecznie wyślij prawidłowy dokument do KSeF:

• do 7 dni roboczych od awarii, jeśli taka nastąpiła
• do 1 dnia roboczego od wystawienia, jeśli wystąpiła chwilowa przerwa techniczna
• niezwłocznie, jeśli poprawiasz błędy na konkretnej fakturze 

Krok 4. Wyciągnij wnioski i opracuj system działania

Wykonując niestandardowe manewry w KSeF, warto jest zachować wszelkie dowody i szczegóły, które udokumentują sytuację. Zweryfikuj i zapisz, co było przyczyną błędów i jakie działania zostały podjęte. Na podstawie danej sytuacji opracuj sposób działania w przyszłości.

Jak uniknąć kar za KSeF?

Chcesz przygotować się na KSeF i nie narażać się na ryzyko kar? Musisz zatem poprawnie wystawiać e-faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, odbierać je w KSeF, a także przestrzegać procedur specjalnych, np. w razie awarii systemu. 

Jak to zrobić najlepiej? Wybierz program do faktur, który pomoże Ci połączyć się z Krajowym System e-Faktur łatwo, szybko i bez problemów. Nasz darmowy pakiet oferuje wystawianie faktur i ekspresową integrację z KSeF.

Postaw na inFakt i przekonaj się, jak:

• prosto możesz odbierać e-faktury na komputerze, telefonie czy tablecie
• wygodnie wystawiać i wysyłać faktury do KSeF
• automatycznie pobierać nowe dokumenty z repozytorium

Wypróbuj KSeF w inFakcie za 0 zł, bez kompromisów. Program do e-faktur jest przyjazny i prosty w obsłudze – skorzystaj już dziś.

Praktyczne porady, jak uniknąć kar za brak KSeF

Stwórz procedury awaryjne:

• Kto w firmie decyduje o trybie offline
• Jak udokumentujesz ewentualną awarię
• Kto odpowiada za wysyłkę

Prowadź ewidencję:

• Faktur offline
• Daty wysyłki do KSeF
• Potwierdzenia nadania numerów

Regularnie sprawdzaj:

• Czy wszystkie faktury znajdują się w KSeF
• Czy terminy zostały dotrzymane
• Czy formaty są poprawne

Kary za brak KSeF – podsumowanie zasad

Oto kluczowe informacje, które warto przyswoić w kontekście kar za KSeF:

1. W 2026 roku nie będą nakładane kary administracyjne (finansowe) za błędy w KSeF – wejdą one w życie 1 stycznia 2027 roku
2. Kary finansowe od 1 stycznia 2027 roku mogą sięgać do 100% kwoty podatku VAT (faktury z VAT) lub do 18,7% wartości faktury (dokumenty bez VAT)
3. Zarówno w 2026, jak i 2027 roku oraz później obowiązywać będzie odpowiedzialność karnoskarbowa – na podstawie art. 62 Kodeksu karnego skarbowego (KKS)
4. W 2026 roku urzędnicy mogą w wyjątkowych sytuacjach (np. nierzetelne fakturowanie czy odmowa wystawienia faktury) nałożyć grzywny karnoskarbowe – to kwoty od 1/10 do nawet 20-krotności minimalnego wynagrodzenia, które wynosi obecnie 4806 zł brutto
5. Podatnik nie może zostać ukarany za KSeF dwoma rodzajami kar na raz: administracyjną i karnoskarbową
6. Kary w KSeF są przewidziane m.in. za brak wystawienia faktury w KSeF, błędy w fakturach KSeF, naruszenia w czasie awarii systemu, brak integracji systemu księgowego z KSeF czy przekroczenie terminu wystawienia faktury
7. Aby uniknąć kar, warto już dziś postawić na odpowiedni program do faktur w KSeF oraz opracować procedury, jak postępować w sytuacjach awaryjnych.

Jaki jest termin na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur?

Przypomnijmy, że termin na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur oraz rozpoczęcie wystawiania faktur ustrukturyzowanych minął w 2026 roku. Oto konkretne daty wprowadzenia KSeF:

• od 1 lutego 2026 r. – dla dużych firm z obrotem powyżej 200 mln zł rocznie (ważne: od lutego wszystkie firmy są zobowiązane, aby odbierać e-faktury w nowym systemie!)
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców
• od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych firm o wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur (KSeF) obowiązuje już wszystkich przedsiębiorców w Polsce – niezależnie od formy działalności i statusu VAT. Choć w 2026 roku nie są jeszcze nakładane kary administracyjne, nie oznacza to zupełnej bezkarności – przez cały ten czas obowiązuje odpowiedzialność karnoskarbowa na podstawie art. 62 KKS, a grzywny mogą sięgać nawet 20-krotności minimalnego wynagrodzenia.

Warto dodać, że od 1 stycznia 2027 roku wchodzą w życie pełne sankcje finansowe: do 100% kwoty VAT na fakturach opodatkowanych oraz do 18,7% wartości faktur zwolnionych z VAT. Kary grożą m.in. za brak wystawienia faktury w KSeF, błędy w dokumentach, naruszenia procedur awaryjnych czy nieterminowe przesłanie faktury do repozytorium. Co ważne, podatnik nie może być jednocześnie ukarany karą administracyjną i karnoskarbową.

Aby uniknąć problemów, warto już teraz zadbać o poprawną integrację systemu księgowego z KSeF – np. z pomocą inFaktu, opracować procedury awaryjne i korzystać z oprogramowania, które automatyzuje proces wysyłki faktur.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o kary w KSeF