Czy KSeF działa?

Sprawdź status KSeF – czy system działa?

Od 1 kwietnia 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) obejmuje niemal wszystkich przedsiębiorców w Polsce. Jeśli prowadzisz firmę i wystawiasz faktury, możliwość sprawdzenia aktualnego statusu KSeF jest podstawowym narzędziem. Na tej stronie monitorujemy dostępność systemu w czasie rzeczywistym – dzięki temu w każdej chwili możesz sprawdzić czy KSeF działa, czy trwa przerwa techniczna i co robić w razie awarii.

Jak sprawdzić status KSeF?

Aktualny status KSeF sprawdzisz bezpośrednio na naszej stronie. Możesz też w każdej chwili kliknąć przycisk „Odśwież”, by pobrać dane ręcznie z Krajowego Systemu e-Faktur.

Pokazujemy też historię dostępności systemu z ostatnich 30 dni.

Oficjalne komunikaty techniczne Ministerstwa Finansów — o planowanych przerwach serwisowych, awariach i ich usunięciu — znajdziesz na stronie ksef.podatki.gov.pl/komunikaty-techniczne.

Co oznaczają statusy KSeF?

• KSeF działa prawidłowo — system jest dostępny i odpowiada na żądania w normalnym czasie. Możesz wystawiać i odbierać faktury bez przeszkód.
• Trwają prace serwisowe — Ministerstwo Finansów przeprowadza zaplanowaną konserwację systemu. Wystawianie faktur może być czasowo niemożliwe.
• Wykryto problemy z dostępnością — system odpowiada z opóźnieniem lub zwraca częściowe błędy. Niektóre operacje mogą nie działać poprawnie.
• System KSeF jest niedostępny — awaria systemu. W takiej sytuacji obowiązuje tryb awaryjny KSeF, który pozwala wystawiać faktury poza systemem i przesłać je po przywróceniu działania.

Czym jest KSeF i od kiedy obowiązuje?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralny system informatyczny Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania, przechowywania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML (FA(3)), czyli e-faktur. Zastępuje dotychczasowy obieg faktur papierowych i PDF — od teraz zarówno wystawca, jak i nabywca pracują na tym samym, spójnym dokumencie w systemie państwowym.

Celem KSeF jest przyspieszenie obiegu dokumentów, ograniczenie oszustw podatkowych i uproszczenie kontroli skarbowych.

Harmonogram obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF:

• od 1 lutego 2026 – firmy z obrotem powyżej 200 mln zł rocznie
• od 1 kwietnia 2026 – pozostali przedsiębiorcy
• od 1 stycznia 2027 – wyjątek dla najmniejszych przedsiębiorców (sprzedaż na fakturach niższa niż 10 tys. zł z VAT miesięcznie)

Ważne: obowiązek odbioru faktur przez KSeF dotyczy wszystkich działalności już od 1 lutego 2026 r. — niezależnie od wielkości firmy.

Awarie KSeF i tryby awaryjne – co robić, gdy system nie działa?

KSeF może być niedostępny z różnych powodów: planowanej przerwy technicznej, przeciążenia serwerów lub nieoczekiwanej awarii. Prawo przewiduje trzy różne scenariusze niedostępności KSeF, z różnymi procedurami i terminami. Dzięki status-ksef.pl łatwo sprawdzisz, czy Krajowy System e-Faktur działa bez problemów.

Tryb offline – niedostępność KSeF (planowana lub techniczna)

Tryb offline dotyczy sytuacji, gdy KSeF jest niedostępny, ale nie ogłoszono oficjalnej awarii — np. podczas planowanej przerwy serwisowej lub krótkotrwałego problemu technicznego.

Co robić:

1. Wystaw fakturę w swoim programie księgowym, zgodnie ze wzorem FA(3).
2. Oznacz fakturę dwoma kodami QR: kodem „OFFLINE” (dostęp do faktury w KSeF) i kodem „CERTYFIKAT” (potwierdzenie tożsamości wystawcy).
3. Przekaż fakturę nabywcy w uzgodniony sposób (e-mail, PDF).
4. Po przywróceniu systemu prześlij fakturę do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.

Tryb awaryjny KSeF – awaria ogłoszona przez MF

Awaria formalna to taka, którą Ministerstwo Finansów ogłasza oficjalnie w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP). Dopiero taki komunikat uruchamia wydłużony termin na dosłanie faktur.

Co robić:

1. Wystawiaj faktury poza KSeF — elektronicznie lub papierowo — według obowiązującego wzoru.
2. Przekazuj je nabywcom w uzgodnionym trybie.
3. Po zakończeniu awarii masz 7 dni roboczych na przesłanie wszystkich faktur do KSeF.

Datą wystawienia faktury pozostaje data wpisana przez podatnika w polu P_1 faktury — nie data nadania numeru KSeF. To ważne dla terminów rozliczeń VAT.

Całkowita awaria KSeF

Całkowita awaria Krajowego Systemu e-Faktur to scenariusz nadzwyczajny — ogłaszany nie tylko w BIP, ale także w środkach masowego przekazu (TV, radio, internet). Stosowany wyłącznie w sytuacjach zagrożenia kraju lub infrastruktury krytycznej.

Co robić:

1. Wystaw fakturę w formie papierowej lub elektronicznej (PDF).
2. Nie umieszczaj kodów QR — faktura jest wystawiana całkowicie poza KSeF.
3. Nie dosyłaj faktur do KSeF po ustaniu awarii — w tym trybie taki obowiązek nie istnieje.

Tryb offline24 – dobrowolny bufor dla każdego

Tryb offline24 to osobne, stałe rozwiązanie — niezwiązane z awarią KSeF. Możesz z niego skorzystać w każdej chwili: gdy nie masz dostępu do internetu, Twoje oprogramowanie działa wolno, albo po prostu wolisz wystawiać faktury lokalnie i wysyłać je do systemu w blokach.

Kluczowe zasady:

• Dostępny dla wszystkich podatników, zawsze — niezależnie od statusu KSeF.
• Fakturę wystawioną w tym trybie przesyłasz do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
• Datą wystawienia pozostaje data wpisana na fakturze, nie data wysyłki do KSeF.
• Faktura musi być oznaczona dwoma kodami QR: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT” (wymagany certyfikat wystawcy typu 2).
• Nabywca krajowy z NIP odbiera fakturę wyłącznie przez KSeF — dopiero po nadaniu jej numeru KSeF.

Za niedotrzymanie terminu wysyłki faktury w trybie offline24 od 1 stycznia 2027 r. grożą kary: do 100% kwoty VAT (faktury z VAT) lub do 18,7% wartości należności (faktury bez VAT).

Na Blogu przeczytasz więcej o trybach awaryjnych offline i offline24 w KSeF.

Jak odróżnić rodzaj awarii?

Kluczowe jest pierwsze pytanie: czy awaria jest ogłoszona w BIP Ministerstwa Finansów?

• Brak ogłoszenia → tryb offline, dosyłasz następnego dnia roboczego.
• Ogłoszenie w BIP → awaria formalna, masz 7 dni roboczych.
• Ogłoszenie w mediach masowych → awaria całkowita, faktur nie dosyłasz.