Jak zmienić księgową?
Jednym z najrzadziej zmienianych pracowników lub stałych współpracowników w polskich firmach jest księgowa (lub biuro rachunkowe). Średni staż księgowej sięga 20 lat. Zmiana księgowej jest bardzo trudnym procesem – tak uważa przeciętny przedsiębiorca. Czy ta sytuacja się utrzyma? Niekoniecznie, i są ku temu mocne powody.
- Rośnie świadomość przedsiębiorców, kiedy jest dobry czas na zmianę księgowej.
- Odbieranie, przekazywanie i udostępnianie dokumentacji stało się prostsze.
Kiedy jest dobry czas na zmianę księgowej
Wielu przedsiębiorców wierzy, że najlepiej kierować się kalendarzem i rozwiązać umowę w listopadzie lub grudniu. Chcą, żeby na okresie wypowiedzenia księgowa, która myślami jest już z inną firmą, rozliczyła jeszcze rok księgowy, „bo zna nasze dokumenty”.
Załóżmy jednak, że po prostu znaleźliśmy księgową, która lepiej odpowiada potrzebom naszej firmy. Ufamy jej doświadczeniu i kompetencjom. Skoro jest tak dobra, przejęcie rachunków firmy nie będzie dla niej problemem, bez względu na porę roku.
Rozwiązanie umowy z księgową i skompletowanie dokumentacji
Zakończenie współpracy z księgową z dnia na dzień nie jest dobrym pomysłem. Zwykle umowa zakłada okres wypowiedzenia. Warto go wykorzystać na zebranie dokumentów w jednym miejscu, jeśli jakieś nie zostały wcześniej odpowiednio zarchiwizowane.
Pamiętajmy, że dokumentacja księgowa musi być przechowywana przez 5 lat i bezzwłocznie dostępna na żądanie przedstawicieli Urzędu Skarbowego. Może być przechowywana w formie elektronicznej (i nie martw się powodzią ani znikającym tuszem na drukach!), jeśli warunek dostępności na żądanie będzie spełniony.
Odebranie dokumentacji przez nową księgową
Jeśli księgowość była prowadzona przez biuro rachunkowe lub zewnętrzną księgową w formie tradycyjnej (papierowej), to dokumentację księgową trzeba od nich odebrać osobiście.
Nową księgową zainteresuje:
- prowadzona dotychczas księgowość np. KPiR albo ewidencja ryczałtowa,
- opłacone w tym roku składki oraz podatki.
Nowa księgowa nie musi przejmować starych faktur. Możesz przechowywać je w firmie, koniecznie przez 5 kolejnych lat (także jeśli zawiesisz lub zamkniesz działalność!) lub jak wspomniałem wcześniej – w formie elektronicznej.
O pozostałych kwestiach, jak np. zmiana danych księgowej reprezentującej firmę przed urzędami w CEIDG (ten wpis nie jest obowiązkowy), przypomni Ci nowa księgowa.
Elektroniczna dokumentacja księgowa
Zmiana księgowej przedstawia się całkowicie inaczej, gdy dokumentacja księgowa jest prowadzona w formie elektronicznej, stale w tej samej aplikacji.
W takiej sytuacji paroma kliknięciami cofasz dostępy do swojej dokumentacji osobie, która dotychczas księgowała Twoją firmę, i przydzielasz je nowej księgowej. Nie musisz nic przenosić.
Współpracując z księgowymi wybranymi z wyszukiwarki inFakt Księgowi korzystasz z dokumentacji prowadzonej całkowicie elektronicznie. Dzięki temu na każdym etapie rozwoju firmy z łatwością dopasujesz najlepszą dla Twojego biznesu księgową.
Oprócz samej dokumentacji elektronicznej jest w sumie 6 rzeczy, na które warto zwrócić uwagę zmieniając księgową. Przeczytasz o nich w tym artykule.
Masz pytania? Odpowiemy w komentarzu.
Podziel się nim ze znajomymi
