Przedsiębiorca za dokonaną sprzedaż wystawia fakturę dla swojego kontrahenta. Okazuje się, że dane na fakturze są błędne. Jak skorygować błędne dane nabywcy? Kiedy zastosowanie ma nota, a kiedy faktura?

Jak skorygować błędne dane nabywcy?

Właściwy sposób korygowania postaram się pokazać na dwóch kluczowych przykładach.
Przykład 1 – Firma X wystawia fakturę dla firmy Y, na której są dane firmy Z. Faktura trafia do firmy Y, czyli faktura trafia do osoby związanej z transakcją, ale nie ma na niej jej danych.
W opisanej sytuacji właściwe jest wystawienie faktury na dane formalne, gdyż firma Z nigdy nie otrzymała tej faktury mimo, że są na niej jej dane. To zdanie potwierdza MF w wypowiedzi:

W przypadku wystawienia faktury z błędnie wskazanym nabywcą, która została doręczona właściwemu nabywcy, należy skorygować błędnie wskazanego na fakturze nabywcę, a nie faktycznie dokonaną dostawę.
W związku z tym sprzedawca nie powinien wystawiać faktury korygującej „do zera”, a jedynie fakturę korektę z właściwą nazwą kontrahenta.

Raz jeszcze podkreślam, że bardzo ważne jest tutaj, że błędną fakturę otrzymał podmiot, który faktycznie dokonał zakupu towaru lub usługi i był stroną transakcji.
Przykład 2 – Firma X wystawia fakturę dla firmy Y, na której są dane firmy Z. Faktura trafia do firmy Z, czyli do podmiotu nie związanego z transakcją.
Jak podkreśla Ministerstwo Finansów, gdy fakturę otrzyma podmiot, który w rzeczywistości nie był stroną transakcji, wówczas jedynym właściwym rozwiązaniem jest skorygowanie faktury do „zera”, a następnie wystawienie dokumentu na właściwe dane.
Moim zdaniem, stanowisko MF jest jak najbardziej właściwe i zapewne wynika z przypuszczenia, że podmiot który otrzymał fakturę może ją zaksięgować do podatku dochodowego i odliczyć z niej VAT (oczywiście przy założeniu, że jest czynnym podatnikiem VAT). Zatem nie ma innej możliwości na właściwe zafakturowanie tej sytuacji, jak skorygowanie błędnego dokumentu i wystawienie poprawnego.

Czy nabywca może wystawić notę korygują?

Między notą korygującą, a fakturą korygującą jest zasadnicza różnica. Fakturę korektę wystawia zawsze sprzedawca, a notę korygującą nabywca. Fakturą można skorygować właściwie dowolne dane, a notą tylko określone.
Zatem to czy nabywca może w określonej sytuacji wystawić notę zależy od tego, jakie dane są do skorygowania. Jak określają przepisy, nabywca notą korygującą może skorygować:

• datę wystawienia,
• kolejny numer faktury,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty,

Jak wynika z przepisów, nabywca może skorygować drobne swoje dane na fakturze, jeśli część z nich się zgadza. Gdy natomiast faktura zostanie wystawiona na zupełnie innego podatnika, to wg mnie nie ma opcji skorygowania danych notą korygującą.