Jak rozliczać koszty jednośladów w firmie?

Słońce przygrzewa, a to znak, że sezon jednośladów rozpoczął się na dobre. Jazda rowerem jest modna i ekologiczna, skuter pozwala zapomnieć o korkach, a motocykl o hamulcach ;).Dobra wiadomość jest taka, że wydatki dotyczące jednośladów z powodzeniem można rozliczyć w firmie.

Czym są koszty firmowe?

Kosztem firmowym jest wydatek powiązany z działalnością gospodarczą, który ma służyć rozwojowi i utrzymaniu firmy. Jednak istnieją również wydatki, które być może z punktu widzenia przedsiębiorcy są kosztami, ale do kosztów zaliczyć ich nie można, np. wydatki na reprezentację.

Wrzucać w koszty mogą podatnicy na zasadach ogólnych lub rozliczający się liniowo – ryczałtowcy i kartowcy tego prawa nie mają. Jednak w razie kontroli przedsiębiorca ma w obowiązku wykazać przed urzędem skarbowym i odpowiednio umotywować, że dany wydatek łączy się z prowadzoną działalnością.

Wydatek włączony do kosztów firmowych obniża stawkę opodatkowania, a jeśli jest się VAT-owcem, to taki wydatek pomniejsza kwotę VAT-u należnego (czyli kwotę, którą wpłaca się do urzędu skarbowego). Na czym polega wrzucanie w koszty?

Przy zasadach ogólnych podatek dochodowy wyliczany jest jako procent podstawy opodatkowania – im ta podstawa niższa, tym niższy podatek. Podstawę opodatkowania zaś oblicza się m.in. odejmując koszty od przychodu i dlatego opłacalnym jest generować wysokie koszty.

Istnieje wiele wydatków na transport, które można w miarę bezpiecznie wrzucić w koszty firmowe, a niekiedy także rozliczyć VAT. Najbardziej typowe są wydatki związane z samochodem (zakup, benzyna, ubezpieczenie itp.). Warto jednak pamiętać, że jednoślady także dają takie prawo i to czasami na bardziej korzystnych zasadach, niż w przypadku samochodów.

Rower w kosztach firmowych

Rower jako środek transportu kojarzy się głównie z branżą gastronomiczną (np. usługami cateringowymi) albo kurierską (np. poczta kwiatowa), ale to niejedyne branże, których pracownicy mogą go zaliczyć do kosztów firmowych.

Również serwis i części do roweru można zaliczyć do kosztów firmowych i rozliczyć VAT. Inaczej sytuacja przedstawia się w przypadku dodatków takich jak kask, czy specjalna odzież rowerowa. Takie wydatki urząd skarbowy w razie kontroli może uznać za wydatki o charakterze osobistym i dlatego bezpieczniej nie zaliczać ich do kosztów firmowych.

Motorower i motocykl w kosztach firmowych

Na zakup skutera (motoroweru) decyduje się coraz więcej osób, szczególnie w dużych, zakorkowanych miastach. Podróż skuterem po aglomeracji miejskiej może być znacznie szybsza niż samochodem.

Motorower lub motocykl bez problemu mogą trafić do kosztów, podobnie jak wydatki na paliwo, części zamienne, ubezpieczenie, czy serwis. Co z VAT-em? O ile zarówno wydatek na motocykl jak i skuter może stać się kosztem firmowym niezależnie od parametrów technicznych, o tyle wątpliwości wzbudza rozliczenie VAT-u.

Według kilku interpretacji podatkowych motocykl traktowany jest tak samo jak samochód osobowy i dlatego obowiązują go te same ograniczenia dotyczące rozliczania VAT-u. Aktualnie umożliwia to przedsiębiorcy odliczenie 60% VAT-u (maksymalnie 6 tys. zł). Pozostała część VAT-u jest wówczas traktowana jak koszt podatkowy. Ponadto, podatnik nie ma prawa rozliczać VAT-u w związku z kupnem paliwa, ale te wydatki ujmuje w kosztach jako kwoty brutto.

W przypadku motoroweru o pojemności skokowej do 50 cm3 i prędkości maksymalnej do 45 km/h interpretacje są mniej restrykcyjne. Łatwo znaleźć opinie urzędników, według których podatnik ma prawo odliczyć od zakupu pojazdu i paliwa 100% VAT-u. W przeszłości pojawiały się jednak interpretacje oceniające tę sytuację odmiennie, a zatem warto zachować pewną dozę ostrożności.

Również wielu interpretacjom podlegają wydatki takie jak kask czy odzież ochronna, ale niestety nie mamy dobrych wieści. Sytuacja wygląda podobnie, jak w przypadku rowerów. Kask, czy odzież ochronna traktowane są jak przedmioty o charakterze osobistym, co nie pozwala na ujęcie ich w kosztach oraz odliczenie VAT-u.

Definicja kosztu uzyskania przychodu podlega interpretacji

Ustawowa definicja kosztu uzyskania przychodu mówi, że jest to wydatek służący do osiągnięcia przychodu lub utrzymania (zabezpieczenia) jego źródła. Ten zapis sprawia, że rozliczanie kosztów firmowych bardzo często zależy od indywidualnej interpretacji urzędników. W związku z tym, zawsze warto zachowywać umiar i ostrożność zmniejszając podatki za pomocą generowania kosztów.