Jak rozliczać nadgodziny? Ile wynosi dodatek za przepracowane święta?


25 grudnia 2021 6 min. czytania

Na straży praw pracownika stoi kodeks pracy. Ten określa również kwestię nadgodzin i wynagrodzenia za nie. W jaki sposób liczy się nadgodziny, kiedy pracownikowi przysługuje dodatkowe wynagrodzenie, a kiedy czas wolny?

Nadgodziny są to godziny pracy przepracowane ponad standardowy, określony w umowie, wymiar. Trzeba pamiętać, że jest to czas, kiedy pracownik wykonuje polecone mu przez nas zadania po godzinach lub kiedy zostaliśmy poinformowani przez pracownika o tym, że aby wykonać konkretne polecenia, musi on zostać po godzinach. Za nadgodziny nie uznaje się natomiast czasu, który pracownik spędził w pracy z własnej inicjatywy i nie informując nas o tym.

Art. 151 §1 kodeksu pracy definiuje jasno:

Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca, którą pracownik wykonuje ponad obowiązujące go normy czasu pracy oraz przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.

Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna tylko w określonych przypadkach, w razie: 

  • konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, 
  • szczególnych potrzeb pracodawcy (liczba ta nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w kalendarzowym roku).

Czas wolny za nadgodziny i dodatki za pracę w nadgodzinach

Będąc pracodawcą musimy wiedzieć, że jesteśmy przede wszystkim zobowiązani do przestrzegania kodeksu pracy. W przypadku nadgodzin zmuszeni jesteśmy do oddania pracownikowi przepracowanych godzin w postaci dodatkowego czasu wolnego. To, ile godzin będzie do zwrotu zależy od tego, która strona wystąpiła o ich zwrot. Jeżeli inicjatywa wyszła od pracownika pracodawca oddaje za jedną nadgodzinę jedną godzinę wolnego. Pracownik ma też prawo wyboru, kiedy chce nadgodziny odebrać. Jeśli odbiór nadgodzin proponuje pracodawca, musi oddać za każdą nadgodzinę 1,5 godziny wolnego. 

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku nadgodzin wypracowanych w niedziele i święta, które nie są dla pracownika standardowym czasem pracy. Zgodnie z art. 151(11) kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu pracę w te dni pracodawca jest obowiązany zapewnić inny dzień wolny od pracy:

  • w zamian za pracę w niedzielę – w okresie 6 dni kalendarzowych poprzedzających lub następujących po takiej niedzieli;
  • w zamian za pracę w święto – w ciągu okresu rozliczeniowego (jest to okres wyrażony w tygodniach bądź miesiącach, na który należy zaplanować pracownikowi liczbę dni i godzin pracy, mieszcząc się w dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy pracownika).

Gdy pracodawca udziela pracownikowi wolnego za nadgodziny nie musi już wypłacać za nie dodatków. Ważne jest jednak to, że oddanie czasu wolnego za dobowe nadgodziny pracodawca musi zaplanować przed wypłatą za dany okres. Jeśli pracownik przed terminem wypłaty nie złoży wniosku o oddanie czasu wolnego za nadgodziny, jak również pracodawca sam nie wskaże dnia, w którym pracownik może te nadgodziny odebrać czasem wolnym, to nie da się już oddać czasu wolnego za nie i należy wówczas wypłacić wynagrodzenie i dodatki za nadgodziny.

Istotne jest to, że oddanie czasu wolnego może mieć miejsce już po terminie wypłaty za dany miesiąc – ważne jedynie, aby uzgodnić termin oddawania nadgodzin dobowych jeszcze przed wypłatą. Nie ma tu znaczenia, że okres rozliczeniowy jeszcze się nie skończył – dodatki za nadgodziny dobowe muszą zostać wypłacone w terminie najbliższej wypłaty, chyba, że pracodawca i pracownik uzgodnili termin oddania czasu wolnego za nadgodziny przed terminem wypłaty.

Ile wynoszą dodatki za nadgodziny?

Za naszą pracę pracownik otrzymuje stałe wynagrodzenie określone stawką miesięczną czy tygodniową. Co do zasady jest ono takie samo w kolejnych miesiącach trwania umowy. Jeżeli jednak jego godziny pracy wykraczają ponad ustalony czas, za każdą przepracowaną dodatkowo godzinę przysługuje mu wynagrodzenie w odpowiednio wyliczonej stawce godzinowej. Do tego wynagrodzenia musimy doliczyć określony przepisami kodeksu pracy, dodatek. Art. 151 (1) jasno określa, że za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek w wysokości:

1) 100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:

  • w nocy,
  • w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
  • w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;

2) 50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż określone powyżej.

Najlepiej wyjaśni to przykład

Zatrudniamy pracownika biurowego na pełen etat. W tym miesiącu liczba dni pracujących to 20, zatem pełen etat liczymy jako 160 godzin.  Jego wynagrodzenie wynosi 4300 zł brutto. Z racji na większą ilość pracy prosiłeś go o pozostanie godzinę dłużej każdego dnia (poniedziałek-piątek) w jednym tygodniu. Pracownik wyrobił zatem 5 nadgodzin. Czas ten nie został zrównoważony czasem wolnym do końca okresu rozliczeniowego, pracownikowi przysługuje więc odpowiednio wyższe wynagrodzenie wraz z dodatkiem. Wszystkie nadgodziny były nadgodzinami dobowymi i powinny zostać zrekompensowane 50% dodatkiem.

Wynagrodzenie pracownika obliczymy więc w następujący sposób:

  • Wynagrodzenie za nadgodziny: 4300 zł / 160 * 5 = 26,87 zł * 5 = 134,38 zł
  • Dodatek za nadgodziny: 4300 zł / 160 * 50% * 5 = 13,44 zł * 5 = 67,17 zł
  • Przychód: 4300 zł +134,38 zł + 67,17 zł= 4 501,55 zł

Powyższy przypadek jest dość standardowy. Inaczej sytuacja wygląda, gdy w grę wchodzą nadgodziny średniotygodniowe. Taka sytuacja ma miejsce, gdy pracownik wyrabia nadgodziny w dniu, który jest dla niego dniem – owszem w środku tygodnia – ale jednak dniem wolnym.

Np. pracownik zatrudniony w naszej kawiarni pracuje w poniedziałki, wtorki i piątki po 12 godzin, środy ma wolne, a w czwartki pracuje po 4 godziny. Sumarycznie pracuje standardowe 40 godzin tygodniowo. Z racji na awarię zmuszony był zostać we wtorek 14 godzin oraz przyjść do pracy na 4 godziny w standardowo  wolną dla niego środę. W tej sytuacji dwie wtorkowe nadgodziny są nadgodzinami dobowymi (przekraczają wymiar dobowy), natomiast 4 środowe godziny są są nadgodzinami średniotygodniowymi – pracownik w ten dzień  nie przekroczył ani normy dobowej 8 godzin, ani przedłużonego wymiaru dobowego 12 godzin. A za te średniotygodniowe nadgodziny należy mu się dodatek 100%.

Dodatki za nadgodziny dobowe rozlicza się z wynagrodzeniem pracownika wypłacanym za miesiąc, w którym te nadgodziny dobowe powstały. Z kolei dodatki średniotygodniowe rozlicza się na koniec okresu rozliczeniowego

Księgowość online bez wychodzenia z domu

  • Bez papieru
  • Bez dojazdów do księgowego
  • Bez marnowania Twojego czasu