Specjalista ds. podatków zajmujący się tematyką podatku od towarów i usług. Obecnie wspiera księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, podczas webinarów oraz w publikowanych artykułach na blogach inFakt. Interesuje się kryptowalutami, transakcjami zagranicznymi oraz specyficznymi rozliczeniami VAT.

Prowadzenie działalności gospodarczej związane jest z ponoszeniem kosztów. W przypadku działalności handlowej przedsiębiorca dokonuje zakupu towarów lub materiałów. Jak wygląda ewidencja towarów w KPiR?

  • Definicja towarów handlowych zawarta jest w rozporządzeniu MF w sprawie prowadzenia KPiR
  • Dla ewidencji towarów w KPiR, ważne jest określenie prawidłowej daty
  • W przypadku otrzymania towarów bez dokumentu zakupu, należy sporządzić protokół dostawy

Czym są towary i materiały?

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej książki przychodów i rozchodów, zawiera szczegółowe informacje na temat ewidencji towarów handlowych. Przez towary należy rozumieć:

  • towary handlowe, przeznaczone do dalszej odsprzedaży;
  • materiały podstawowe (surowce), które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu, łącznie z materiałami składowymi czyli np. opakowaniem;
  • materiały pomocnicze, które nie są materiałami podstawowymi, zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddające wyrobowi swoje właściwości;
  • wyroby gotowe własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony;
  • produkcja w toku oraz półwyroby (półfabrykaty);
  • braki, czyli wyroby nieodpowiadające wymaganiom technicznym wyrobom własnej produkcji. Brakami są również towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość;
  • odpady, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową;

Ewidencja towarów w KPiR

Ewidencja towarów w KPiR

Za dzień poniesienia kosztu, uważa się dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu w KPiR. W przypadku zakupu towarów i materiałów, przedsiębiorca może mieć problem z określeniem prawidłowej daty księgowania. Bardzo często data otrzymania faktury jest różna z datą dokonania dostawy. Różnica w datach przysparza przedsiębiorcom problemów z prawidłową ewidencją towarów.

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, wprost określa obowiązki związane z ewidencją towarów w KPiR. Jak wskazano w § 17:

„Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi (…), niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży”

Oznacza to, że w przypadku otrzymania towarów, bez względu czy przedsiębiorca posiada dowód zakupu, ma obowiązek ujęcia towarów w księdze.

Ewidencja towarów w przypadku braku faktury

Jeżeli przedsiębiorca otrzymał dostawę towarów, na którą nie ma jeszcze faktury, powinien:

  • dla celów dokonania zapisu, posłużyć się ofertą cenową, umową zakupu lub innym dokumentem potwierdzającym ilość oraz wartość złożonego zamówienia;
  • w przypadku braku informacji o wartości zamówienia, powinien sporządzić protokół odbioru towarów;
  • określić wartość otrzymanych towarów, w tym celu może posłużyć się jednostkową ceną towarów tego samego rodzaju, która została już zaewidencjonowana w KPiR;
  • zaksięgować dostawę w dacie otrzymania towarów.

W przypadku gdy po zaksięgowaniu przedsiębiorca otrzyma fakturę, może powstać obowiązek dokonania korekty. Jeżeli wartość towarów jest wyższa lub niższa niż wartość towarów zaksięgowanych w dacie dostawy, przedsiębiorca powinien dokonać zapisu na różnicę wartości.

Towary handlowe należy ewidencjonować w kolumnie 10. Natomiast koszty uboczne związane z zakupem towarów, wpisujemy do kolumny 11.