Przepisy nie wymagają, by po wykonaniu umowy zlecenia lub o dzieło, wystawić do niej rachunek. Jednak jeśli przedsiębiorca stwierdzi, że jest mu potrzebny w firmowej dokumentacji, może go sporządzić. Podpowiadamy jakie dane powinny się na nim znaleźć.

Kto wystawia rachunek do umowy cywilnoprawnej?

Choć z początkiem 2014 r. znacznie zmniejszyła się liczba podmiotów mogących wystawiać rachunki, nie znaczy to wcale, że zupełnie zniknęły one z obiegu. Taka opcja w dalszym ciągu możliwa jest m.in. dla osób prywatnych, które wykonują zlecenia lub dzieła. Rachunek jest w takim przypadku potwierdzeniem wykonania usługi oraz podsumowaniem uzyskanego wynagrodzenia.

Ten dokument należy wystawić w terminie do 7 dni od momentu:

  • wykonania pracy/przekazania dzieła bądź zakończenia okresu rozliczeniowego, którego dotyczy – jeśli przedsiębiorca zastrzegł w umowie, że oczekuje rachunku,
  • zgłoszenia chęci uzyskania rachunku – gdy w umowie nie pojawił się zapis o konieczności wystawienia rachunku przez wykonawcę.

Zatrudniony na umowę cywilnoprawną nie musi wystawiać rachunku, jeśli przedsiębiorca upomni się o niego po upływie 3 miesięcy od zakończenia zlecenia lub okresu rozliczeniowego.

Elementy rachunku do umowy o dzieło/zlecenia

Wprawdzie w teorii za wystawienie rachunku odpowiedzialny jest zleceniobiorca, to w praktyce zazwyczaj przedsiębiorca robi to w jego imieniu. Warto więc znać elementy, jakie zamieścić w prawidłowo sporządzonym dokumencie. Otóż rachunek powinien zawierać co najmniej:

  • dane obu stron transakcji (imiona i nazwiska, nazwę firmy, adresy),
  • datę wystawienia,
  • numer dokumentu,
  • określenie rodzaju wykonanej usługi lub przekazanego dzieła (wraz z ceną jednostkową),
  • cenę za wykonanie zlecenia/dzieła.

rodzaj wykonanej usługi lub przekazanego dzieła

Na rachunku można również wpisać kwotę brutto, wartość kosztów uzyskania przychodu i wysokość zaliczki na podatek dochodowy. Pozwoli to na jego właściwe rozliczenie.

Podpis i forma rachunku

Rachunek do umowy o dzieło lub zlecenie nie musi mieć formy papierowej. Identycznie jak w przypadku faktur można go wystawić elektronicznie, a następnie przesłać e-mailem.

Niezależnie od formy w jakiej dokument został sporządzony, nie ma obowiązku jego podpisywania przez żadną ze stron transakcji. Tak naprawdę warto jednak zdecydować się na umieszczenie na nim podpisów zleceniodawcy i zleceniobiorcy. W przypadku ewentualnego sporu taki dokument może stanowić dowód w sądzie.

Przedsiębiorca, który nie chce samodzielnie wystawiać rachunków do umów cywilnoprawnych, może ten obowiązek pozostawić w gestii zleceniobiorcy. W takim przypadku warto przekazać takiej osobie odpowiedni wzór dokumentu, by uniknąć nieporozumień, co do elementów jakie powinien zawierać.

Chcesz prowadzić firmę na mocnych podstawach prawnych?

Sprawdź, jak łatwo wystawisz e-fakturę

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.