Prowadzenie działalności wymaga nie tylko wystawiania i odbierania dokumentów, np. faktur, ale również ich odpowiedniego przechowywania przez określony czas. Obowiązujące przepisy są w tym zakresie bardzo precyzyjne. Jak długo należy więc przechowywać firmową dokumentację?

Istotny termin przedawnienia zobowiązania podatkowego

Faktury, potwierdzenia zapłaty, ewidencje środków trwałych i wyposażenia, KPiR – to jedynie część z dokumentów z jakimi na co dzień spotyka się polski przedsiębiorca. I które zobligowany jest przez określony czas przechowywać. Fakt że przedsiębiorca rozliczy się z urzędem skarbowy czy ZUS-em wcale nie oznacza, że może w dowolnym momencie pozbyć się wszelkich dokumentów. Trzeba je zachować na wypadek kontroli.

Taka konieczność istnieje do momentu upływy terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W przypadku zdecydowanej większości dokumentów to okres 5 lat, liczony od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (który się do nich odnosi). Taka zasada odnosi się przykładowo do faktur przychodowych i kosztowych, kopii zeznań podatkowych, potwierdzeń dokonania przelewu, paragonów, KPiR czy też dokumentów inwentaryzacyjnych.

Zawieszenie i przerwanie biegu terminu przedawnienia

Warto wiedzieć, że okres przedawnienia może ulec zmianie. Dzieje się tak ze względu na zawieszenie lub nawet przerwanie biegu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Kiedy tak się dzieje? Otóż zawieszenie może zostać spowodowane np. wniesieniem skargi do sądu administracyjnego na decyzję dotyczącą danego zobowiązania podatkowego.

Zawieszenie biegu terminu przedawnienia może wynieść maksymalnie 3 lata. W przypadku wznowienia biegu terminu przedawnienia, czasu który upłynął od momentu zawieszenia nie wlicza się do wspomnianego okresu 5 lat.

Jak już zostało wspomniane bieg terminu przedawnienia może zostać również przerwany. Jeśli tak się stanie naliczanie wymaganego przepisami okresu przechowywania rozpoczyna się na nowo. Do takiej sytuacji może dojść m.in jeśli firma ogłosi upadłość.

Dokumentacja pracownicza przechowywana przez 50 lat

Zdecydowanie dłużej nie w przypadku faktur przedsiębiorca zobowiązany jest przechowywać dokumenty pracownicze. Akta osobowe, karty wynagrodzeń, listy płac przedsiębiorca musi zachować przez 50 lat od dnia wygaśnięcia umowy. Nie dotyczy to dokumentacji pomocniczej i obowiązkowej służącej do sporządzenia listy płac. Przepisy wymagają jej przechowywania przez okres 5 lat.

dokumentacja pracownicza

Podobnie należy postąpić z dokumentami zgłoszeniowymi i rozliczeniowymi z ZUS. W tym przypadku okres 5 lat liczy się od dnia ich przekazania. To zasada obowiązująca od 1 stycznia 2012 r. Wcześniej obowiązek przechowywania dowodów ZUS obejmował 10 lat.

Przechowywanie dokumentów krócej niż wymagają tego przepisy może zostać uznane za wykroczenie lub przestępstwo skarbowe, co grozi określoną karą. Jak wygląda to w praktyce? Więcej w tym artykule.

Chcesz mieć bezpiecznie przechowane dokumenty tak długo jak będzie istniał Internet?

Sprawdź, jak łatwo wystawisz e-fakturę

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.