Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w celu pozyskania nowych kontrahentów często udaje się w zagraniczne podróże służbowe. Rozliczenie diety może nastręczać podatnikowi wielu problemów związanych z odpowiednim wyliczeniem, jak również ustaleniem właściwej stawki. Jak w sposób prawidłowy powinna być rozliczona delegacja zagraniczna przeczytacie w poniższym wpisie. Zapraszamy!

Dieta zagraniczna – komu przysługuje?

Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w kosztach swojej działalności może rozliczyć wydatki związane z zagraniczną podróżą służbową. Ważne jest tutaj właściwe udokumentowanie podróży służbowej, tak aby jej cel był ściśle związany z prowadzoną działalnością. Do przykładowych dokumentów potwierdzających wyjazd służbowy w celach biznesowych można zaliczyć między innymi:

  • faktury,
  • zawarte umowy z kontrahentami,
  • materiały ze spotkań, notatki, foldery reklamowe,
  • korespondencja mailowa,
  • potwierdzenia udziału w specjalistycznych konferencjach, itp.

Właściwe udokumentowanie wydatków – jakie dokumenty będą nam potrzebne?

Przedsiębiorca oprócz rozliczenia diety w kosztach swojej działalności może rozliczyć również inne wydatki, jak np. te związane z noclegiem, z transportem oraz inne, do których możemy zaliczyć faktury za bilety wstępu na konferencje lub wydarzenia, które związane są z prowadzoną firmą.

Koszty związane z noclegiem

Przedsiębiorca w kosztach swojej działalności może rozliczyć koszty związane z noclegiem pod warunkiem, że posiada fakturę lub rachunek za usługi hotelowe. Warto tutaj zwrócić uwagę na to, że od usług hotelowych nie można odliczyć podatku VAT, dlatego też pełna wartość brutto z faktury stanowi koszt podatkowy.

Koszty związane z transportem

Przedsiębiorca w kosztach prowadzonej działalności może rozliczyć wydatki związane z transportem, czyli np. przelot samolotem, przejazd pociągiem, autobusem lub taksówką. Dowodem potwierdzającym zakup w tym wypadku powinien być rachunek lub faktura. Według interpretacji podatkowym dokumentem tym może być również sam bilet, który należy wówczas rozliczyć w rozliczeniu delegacji.

W przypadku zagranicznej podróży służbowej, wydatki związane z zakupem paliwa do samochodu przedsiębiorca może ująć w kosztach już na podstawie paragonu (w przypadku delegacji krajowej konieczna jest faktura). Wystarczy, aby paragon zawierał takie dane jak: ilość, cenę jednostkową, wartość zakupu oraz datę i pieczątkę sprzedawcy. Na odwrocie paragonu podatnik powinien wpisać dane swojej firmy wraz z adresem oraz rodzaj zakupionego towaru.

Pozostałe koszty związane z podróżą służbową

Do pozostałych kosztów zaliczyć możemy tutaj wydatki związane z udziałem we wszelkiego rodzaju szkoleniach lub konferencjach (np. bilety wstępu). Dokumentem potwierdzającym dany koszt powinna być oczywiście faktura lub rachunek.

Jakie czynniki wpływają na wysokość diety

Wysokość diety w przypadku zagranicznej podróży służbowej przedsiębiorcy została dokładnie określona w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Za każdą pełną dobę podróży przysługuje cała dieta (ustalana w wysokości obowiązującej dla państwa docelowego podróży), a za niepełną dobę podróży:

  • do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
  • od 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
  • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dokładny wykaz stawek za dobę podróży zagranicznej został przedstawiony w tym artykule.

Globus i pan trzymający torbę na kółkach

Jak liczymy czas podróży?

Czas podróży dla transportu lotniczego i morskiego

W sytuacji, gdy podróż odbywa się samolotem lub promem, czas trwania delegacji liczymy od momentu startu samolotu z lotniska w Polsce lub wypłynięcia z ostatniego portu w Polsce do momentu przylotu samolotu do Polski lub wpłynięcia statku do pierwszego portu morskiego w Polsce.

Czas podróży dla transportu lądowego (drogowego)

W przypadku transportu lądowego czas zagranicznej podróży służbowej liczymy od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę, do chwili przekroczenia tej granicy w drodze powrotnej do kraju.

Delegacja zagraniczna – rozliczenie w KPiR

Rozliczenia delegacji przedsiębiorca powinien dokonać w ciągu 14 dni od daty powrotu z podróży służbowej. Obliczenia dokonujemy na specjalnym oświadczeniu, którego wzór można znaleźć tutaj.

Rozliczenie delegacji księgujemy w KPiR dowodem wewnętrznym kosztowym. W sytuacji, gdy w rozliczeniu ujmujemy faktury i rachunki wystawione w walucie obcej – należy dokonać stosownego przeliczenia wartości na polskie złote. W zależności od tego czy każdą fakturę dotyczącą podróży księgujemy osobno czy wszystkie łącznie w ramach rozliczenia delegacji, należy dokonać następujących przeliczeń:

  1. W przypadku księgowania każdej faktury osobno przeliczenia wartości wyrażonej w walucie obcej dokonujemy na podstawie średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego datę wystawienia faktury.
  2. W sytuacji księgowania wszystkich faktur w ramach rozliczenia delegacji przeliczenia dokonujemy na podstawie średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego datę rozliczenia delegacji.

Kiedy najlepiej stosować którą opcję?

Rozliczenia każdej faktury osobno dokonujemy w sytuacji, gdy na danym dokumencie znajduje się kwota podatku VAT, który możemy odliczyć. W sytuacji, gdy mamy kilka dokumentów nie zawierających podatku VAT lub nie możemy dokonać jego odliczenia, wówczas rozliczenia dokonujemy poprzez zsumowanie wartości z wszystkich faktur i ujęcie w kosztach na podstawie jednego dowodu wewnętrznego.

W aplikacji inFakt rozliczenia delegacji dokonujemy Dowodem Wewnętrznym Kosztowym wprowadzając zapis poprzez zakładkę Koszty -> Dodaj inny kosztkategoria Inne koszty zgodnie z datą rozliczenia delegacji. Koszt zostanie zaksięgowany w kolumnie 13 KPiR jako Pozostałe wydatki. W sytuacji, gdy dany koszt księgujemy osobno, to wówczas wprowadzamy go jako Koszt firmy na podstawie otrzymanej faktury, w dacie jej wystawienia.

Załóż testowe konto i korzystaj za darmo!

  • Kontaktuj się z naszymi specjalistami od poniedziałku do soboty w godzinach 7 – 22.
  • Przekonaj się, że wystawianie faktur i dbanie o porządek w dokumentach jest proste!

Załóż konto

W razie pytań lub wątpliwości dotyczących artykułu zachęcamy do pozostawienia komentarza. Odpowiedzi udzieli autor wpisu.

Instrukcje dotyczące ujęcia zdarzeń gospodarczych w aplikacji inFakt znajdują się na naszej bazie wiedzy.

Absolwentka Finansów i Rachunkowości oraz Zarządzania na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. W inFakcie pracuje jako Starszy Specjalista ds. księgowości w Dziale Obsługi Przedsiębiorcy i Księgowego. Prywatnie pasjonatka podróży i wycieczek górskich.