Delegacja krajowa przedsiębiorcy. Jak udokumentować wydatki?
Rozpoczynamy cykl artykułów poświęconych rozliczaniu podróży służbowych przedsiębiorcy. Wszystkim wiadomo, że na rozwój każdego przedsiębiorstwa mają wpływ nowi klienci, kontrahenci, zawierane umowy, a także nowe kontakty biznesowe. Wszystkie te działania bardzo często wiążą się z podróżą służbową. O tym w jaki sposób powinna być udokumentowana delegacja krajowa przedsiębiorcy przeczytacie w poniższym artykule.
Komu przysługuje dieta?
Dieta krajowa przysługuje zarówno pracownikom będącym w podróży służbowej związanej z wykonywaną pracą, jak również przedsiębiorcom, u których wyjazd służbowy związany jest z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Wysokość diety krajowej jest stała i wynosi obecnie 38 zł za dobę (aktualizacja: od 1 stycznia 2023 r. będzie to 45 zł). Środki te służą głównie pokryciu kosztów związanych z wyżywieniem, a także drobnych wydatków związanych z podróżą.
Udokumentowanie podróży służbowej
Podatnik prowadzący działalność gospodarczą, wydatki związane z podróżą służbową może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Poniesione koszty muszą być jednak należycie udokumentowane, aby miały one związek z prowadzoną firmą.
Do przykładowych dokumentów, które mogą stanowić potwierdzenie wyjazdu służbowego możemy zaliczyć:
- zawarte umowy z kontrahentami,
- potwierdzenia uczestnictwa w specjalistycznych wydarzeniach,
- korespondencja mailowa z kontrahentem lub klientem,
- wszelkie materiały pozyskane ze spotkań biznesowych i konferencji,
- zaproszenia od klientów i kontrahentów, wizytówki, foldery, notatki i inne.
W sytuacji, gdy nie posiadamy żadnego dokumentu, który może potwierdzać charakter biznesowy delegacji, nasz wydatek może zostać zakwestionowany przez urząd skarbowy.
Które wydatki mogą stanowić koszt uzyskania przychodu?
Na podstawie otrzymanych faktur lub rachunków przedsiębiorca do kosztów może zaliczyć inne wydatki związane z podróżą służbową. Wśród nich możemy wyróżnić:
- Wydatki związane z transportem
Przedsiębiorca do kosztów może zaliczyć wszelkie wydatki związane z przejazdem. Rozliczyć w kosztach możemy przelot samolotem, transport pociągiem lub taksówką. Potwierdzenie udokumentowania takiego wydatku powinna być faktura lub rachunek.
Inaczej sytuacja wygląda w przypadku podróży pociągiem, gdy bilet dotyczy trasy powyżej 50 km i zostały na nim zawarte informacje dotyczące danych firmy zajmującej się przewozem pasażerów, długości trasy oraz kwoty podatku. Bilet taki traktowany jest jak faktura i może stanowić dowód potwierdzający rozliczenie kosztu.
W sytuacji, gdy przedsiębiorca uda się w podróż służbową samochodem, który stanowi majątek firmy, to w takim wypadku w kosztach prowadzonej działalności może rozliczyć wydatki związane z zakupem paliwa, opłaty za parking lub przejazd autostradą. Jeżeli jednak pojazd rozliczany jest w ramach kilometrówki, to wówczas wszystkie poniesione wydatki rozliczamy do limitu przejechanych kilometrów związanych z wyjazdem służbowym.
- Koszty związane z noclegiem
Do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorca może zaliczyć wydatki związane z noclegiem. Dokumentem potwierdzającym wydatek powinna być faktura wystawiona na dane firmy podatnika. Warto tutaj pamiętać o tym, że od faktur za nocleg nie możemy odliczyć podatku VAT, co oznacza, że do kosztów wprowadzamy całą wartość brutto z otrzymanej faktury.
- Pozostałe koszty związane z podróżą przedsiębiorcy
Do pozostałych kosztów związanych z delegacją podatnik może zaliczyć wydatki związane z opłatami za udział w różnego rodzajach konferencjach, szkoleniach, kongresach, czy sympozjach. Ważne jest oczywiście, aby wydatek ten odpowiednio udokumentować fakturą, rachunkiem lub biletem wstępu na wydarzenie.
Podróż przedsiębiorcy – jak ustalić wysokość diety?
Ustalając wysokość diety należy wziąć pod uwagę długość podróży służbowej przedsiębiorcy. Stawki te są uzależnione od czasu trwania delegacji i wynoszą odpowiednio:
Dla podróży trwającej nie dłużej niż dobę:
- mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin – połowa diety,
- powyżej 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.
Dla podróży dłuższej niż doba:
- za każdą pełną dobę – dieta w pełnej wysokości,
- za dobę rozpoczętą i trwającą ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości,
- za dobę rozpoczętą, trwającą do 8 godzin – połowa diety.
Delegacja krajowa przedsiębiorcy – rozliczenie w KPiR
Delegacja krajowa powinna być rozliczona w terminie 14 dni od dnia powrotu z delegacji. Wyliczeń dokonujemy na podstawie oświadczenia o przebywaniu na delegacji – wzór oświadczenia można znaleźć tutaj.
Wydatki związane z podróżą służbową wykazujemy w KPiR po sporządzeniu dokumentu wewnętrznego i dołączeniu do niego faktur potwierdzających poniesione przez nas wydatki. Warto przy rozliczeniu pamiętać o tym, że faktury za wyżywienie i posiłki w restauracjach w trakcie podróży służbowej nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Wydatki związane z wyżywieniem rozliczone są już w ramach ogólnej diety, która wynosi obecnie 30 zł za dobę.
W aplikacji inFakt rozliczenia dokonujemy Dowodem Wewnętrznym Kosztowym wprowadzając zapis poprzez zakładkę Koszty -> Dodaj inny koszt, kategoria Inne koszty zgodnie z datą rozliczenia delegacji. Koszt zostanie zaksięgowany w kolumnie 13 KPiR jako Pozostałe wydatki.
W kolejnych artykułach poruszony zostanie temat rozliczenia delegacji zagranicznej, zamieszczone zostaną również przykładowe obliczenia.
Załóż testowe konto i korzystaj za darmo!
- Sięgaj po wsparcie naszych specjalistów w dogodnych godzinach, od poniedziałku do soboty.
- Przekonaj się, jak proste jest wystawianie faktur i dbanie o porządek w dokumentach.
- Wypróbuj naszą wielokrotnie nagradzaną aplikację mobilną do księgowości.
- A gdy już nas docenisz – wybierz sprawdzoną zdalną księgową.
W razie pytań lub wątpliwości dotyczących artykułu zachęcamy do pozostawienia komentarza. Odpowiedzi udzieli autor wpisu.
Instrukcje dotyczące ujęcia zdarzeń gospodarczych w aplikacji inFakt znajdują się na naszej bazie wiedzy.
Podziel się nim ze znajomymi
