Jak samodzielnie prowadzić księgowość?

Wstęp

Samodzielne prowadzenie księgowości ma sporo zalet, wśród których można wymienić oszczędność pieniędzy, pełną świadomość finansową, stały dostęp do wszystkich dokumentów. To nic trudnego, pod warunkiem, że przedsiębiorca ma do dyspozycji inFakt.pl – intuicyjną i wygodną aplikację online do prowadzenia księgowosci i wystawiania faktur, wraz ze wsparciem zespołu księgowych. Z tego eBooka dowiesz się, jak zacząć prowadzić księgowość na własną rękę.

  • Chcesz zaoszczędzić na księgowości?
  • Chcesz samemu zadbać o finanse swojej firmy?
  • Chcesz mieć pełną świadomość dotyczącą podatków?

Jeśli przynajmniej na jedno z powyższych pytań odpowiedziałeś TAK – ten artykuł jest skierowany do Ciebie. Przeczytaj go, aby poznać niuanse samodzielnego prowadzenia księgowości, a zwłaszcza:

  • Jakich formalności trzeba dopełnić przed rozpoczęciem samodzielnego księgowania?
  • Jak rozstać się z biurem rachunkowym?
  • Od czego zacząć samodzielne prowadzenie księgowości?
  • Jakie czynności trzeba wykonywać regularnie?

Do samodzielnej księgowości wybierz inFakt.pl!

Oferujemy łatwe i szybkie rozwiązanie – program online do samodzielnego prowadzenia księgowości i wystawiania faktur, ze stałym wsparciem zespołu księgowych. Wybierz Program do Księgowości inFakt i oszczędzaj!

Księgowość w biurze rachunkowym kosztuje nawet 2000 zł rocznie, a Program do Księgowości inFakt znacznie mniej. Już teraz pomyśl na co wydasz zaoszczędzoną kwotę!

Dowiedz się więcej

Wsparcie księgowych inFaktu do Twojej dyspozycji!

Czynności opisane w niniejszym eBooku mogą wydawać się skomplikowane, ale znacznie łatwiej wykonywać je korzystając ze zautomatyzowanej aplikacji, zaprojektowanej po to, aby maksymalnie ułatwić przedsiębiorcom prowadzenie księgowości.

Jeżeli użytkownik inFakt.pl ma jakiekolwiek pytania dotyczące działania aplikacji lub kwestii podatkowo-księgowych, może korzystać z pomocy zespołu doświadczonych księgowych.

Księgowi inFaktu dysponują szeroką i praktyczną wiedzą. Codziennie odpowiadają na setki pytań dotyczących działania aplikacji, księgowości, podatków czy prowadzenia firmy. Z przyjemnością doradzą i Tobie!

Zespół księgowych inFakt.pl jest dostępny:

  • od poniedziałku do soboty w godz. 7 – 22

Pytania można zadawać:

  • telefonicznie – nr 22 307 19 18
  • e-mailem – info@infakt.pl
  • przez live chat dostępny na stronie www.infakt.pl i w aplikacji online;
  • na forum – https://pomoc.infakt.pl
  • na Facebooku – https://www.facebook.com/infakt.

Jeśli tylko masz problem – nie wahaj się. Skontaktuj się z księgowymi inFakt.pl i zapytaj, a otrzymasz szybką odpowiedź!

1. Dlaczego warto samodzielnie prowadzić księgowość?

Samodzielne prowadzenie księgowości ma wiele zalet. Przede wszystkim daje przedsiębiorcy pełną świadomość finansową i pozwala sporo zaoszczędzić. Ponadto, księgowość prowadzona w aplikacji online inFakt.pl, która sama wylicza podatki i uzupełnia KPiR jest czynnością prostą i przyjemną.

Oczywiście, trudno polecać samodzielną księgowość osobom, które prowadzą działalność na dużą skalę, zatrudniają wielu pracowników, wystawiają dużą liczbę faktur i generują liczne koszty. Wówczas samodzielne rozliczenie mogłoby zająć zbyt wiele czasu.

Przy działalności na niewielką skalę można jednak pokusić się o prowadzenie księgowości na własną rękę. Jest to szczególnie proste i wygodne, jeśli skorzysta się ze zautomatyzowanej aplikacji – takiej jak inFakt.pl.

Samodzielna księgowość to idealne rozwiązanie dla jednoosobowych firm bez zatrudnionych pracowników, działających na niewielką skalę.

inFakt.pl to łatwa w obsłudze i intuicyjna aplikacja online, która pozwala samodzielnie prowadzić księgowość. Bez ponoszenia żadnych kosztów możesz skorzystać z możliwości wystawiania 3 faktur miesięcznie.

samodzielna-ksiegowosc-img1

Samodzielna księgowość to idealne rozwiązanie dla jednoosobowych firm

2. Kto może samodzielnie prowadzić księgowość w inFakt.pl?

Każdy przedsiębiorca może samodzielnie prowadzić księgowość własnej firmy. W tym celu nie jest potrzebny żaden certyfikat, czy uprawnienie. Aby poznać podstawowe zasady samodzielnego prowadzenia księgowości i rozpocząć pracę z inFakt.pl, wystarczy przeczytać niniejszy samouczek oraz na bieżąco poszerzać wiedzę, śledząc zmiany w prawie np. na naszych blogach (dla przedsiębiorców, dla księgowych). Ponadto Księgowi inFaktu wyjaśnią każdą kwestię, która budzi Twoje wątpliwości – wystarczy zwrócić się do nich przez telefon, e-maila lub czat.

Samodzielne prowadzenie księgowości własnej firmy nie wymaga posiadania żadnych uprawnień, czy certyfikatu.

Program do Księgowości inFakt.pl jest przeznaczony dla osób prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze, rozliczających się na KPiR lub na ryczałcie (czynny podatnik VAT, zwolniony z VAT lub prowadzący sprzedaż mieszaną).

3. Wypowiedz umowę biuru rachunkowemu i odbierz dokumenty (opcjonalnie)

Rozpoczęcie samodzielnego księgowania w inFakt.pl różni się w zależności od tego, w jaki sposób księgowość była prowadzona wcześniej. Osoby, które dopiero otwierają firmę oraz osoby, które przechodzą do inFaktu z innego oprogramowania nie muszą wykonywać kroków 3 i 4 z niniejszego samouczka, ale i tak powinny zapoznać się z nimi. Informacje mogą okazać się istotne także dla nich.

Pierwszy krok do przejścia z biura rachunkowego na samodzielną księgowość, to rozwiązanie umowy z dotychczasowym biurem i odebranie wszystkich niezbędnych dokumentów. Umowa zwykle ma miesięczny okres wypowiedzenia, to wystarczający czas na dopełnienie formalności i wdrożenie się w samodzielną księgowość.

Pamiętaj, aby z biura rachunkowego odebrać oryginały następujących dokumentów:

  • faktury,
  • umowy,
  • rachunki,
  • wyciągi bankowe,
  • potwierdzenia zapłaty należności,
  • wszystkie inne powierzone wnioski, umowy itp.

Ponadto, pamiętaj aby odebrać z biura rachunkowego wszystkie dokumenty, które księgowi sporządzali w Twoimi imieniu. Są to:

  • księgi podatkowe (np. księga przychodów i rozchodów),
  • rejestry VAT (zakupu i sprzedaży),
  • struktury JPK,
  • ewidencja faktur (sprzedażowych i kosztowych),
  • ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
  • ewidencja wyposażenia,
  • deklaracje rozliczeniowe ZUS,
  • dokumentacja związana z kadrami i płacami,
  • ewidencje przebiegu pojazdów.

Od tej pory wszystkie archiwalne i nowo sporządzone dokumenty musisz przechowywać w miejscu, które sam ustalisz (np. biuro, mieszkanie prywatne itp.), a jego adres należy zgłosić aktualizując wpis do CEIDG. Dokumenty te mogą być wymagane w trakcie kontroli podatkowej.

Uwaga: Jeśli wcześniej samodzielnie prowadziłeś księgowość w innym oprogramowaniu, upewnij się, że posiadasz wszystkie dokumenty z powyższych list. Od tej pory rejestry, ewidencje i deklaracje będziesz sporządzał w ramach aplikacji inFakt.pl.

4. Zaktualizuj wpis do CEIDG (opcjonalnie)

Jeśli przechodzisz z innego oprogramowania księgowego na inFakt.pl, to nie musisz niczego zmieniać w CEIDG, natomiast jeżeli wcześniej korzystałeś z usług biura rachunkowego i podjąłeś decyzję o samodzielnym prowadzeniu księgowości w inFakt.pl to musisz zaktualizować wpis do CEIDG. W przypadku, gdy jesteś nowym przedsiębiorcą zwróć uwagę, aby odpowiednio wypełnić wniosek CEIDG-1.

W formularzu CEIDG-1 należy bowiem podać miejsce przechowywania dokumentacji firmy. Zaktualizowany druk CEIDG-1 trzeba złożyć w urzędzie miasta lub gminy. Można to zrobić: osobiście, elektronicznie (dla osób posiadających kwalifikowany podpis elektroniczny lub tzw. profil zaufany) lub pocztą (z notarialnym poświadczeniem podpisu).

Aktualizacji CEIDG-1 należy dokonać w terminie do 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana – czyli od daty rozwiązania umowy z poprzednim biurem rachunkowym.

5. Wypełnij dane księgowe w inFakt.pl

Pierwszy krok do samodzielnej księgowości, który wykonujesz w ramach inFakt.pl, to wypełnienie danych księgowych. Zanim przystąpisz do uzupełniania danych, przygotuj wszystkie poniższe informacje:

  • NIP firmy – po wpisaniu NIP-u nazwa i adres siedziby uzupełnią się automatycznie dzięki synchronizacji inFaktu z rejestrem GUS,
  • REGON,
  • dane właściciela – imię i nazwisko, PESEL, data urodzenia,
  • kwota do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy z ostatniej deklaracji VAT-7 (rozliczenie miesięczne) lub VAT-7K (rozliczenie kwartalne),
  • suma wszystkich zaliczek na podatek dochodowy, zapłaconych od początku roku podatkowego do momentu rozpoczęcia księgowania w inFakcie – możesz skorzystać z danych w deklaracjach PIT lub zsumować wszystkie przelewy na poczet podatku dochodowego wykonane w bieżącym roku,
  • dane z ostatniej KPiR – jeśli wykonałeś pkt. 3 niniejszego samouczka, to posiadasz wydruki z KPiR – wystarczy mieć je pod ręką w trakcie wypełniania danych; jeśli przenosisz się z innej aplikacji to pamiętaj, aby przygotować odpowiedni wydruk z ostatniej księgi; nowi przedsiębiorcy nie muszą uzupełniać żadnych danych związanych z KPiR,
  • dane do deklaracji VAT i PIT – nazwa urzędu skarbowego, sposób rozliczania PIT (zasady ogólne, podatek liniowy, ryczałt), dane dotyczące kwoty wolnej od podatku, okresy rozliczania podatków (podatek dochodowy, VAT),
  • dane do deklaracji ZUS – według nich inFakt m.in. ustala wysokość składek ZUS danego użytkownika.

Przy wypełnianiu danych księgowych każdy krok opatrzony jest wyczerpującymi objaśnieniami, które pomagają uzupełnić dane. Po przejściu kreatora możesz przejść do samodzielnego księgowania.

6. Samodzielna księgowość w inFakt.pl – regularne czynności

Jeśli uzupełniłeś dane księgowe to jesteś już gotowy, aby przystąpić do księgowania. Samodzielną księgowość można wykonywać od czasu do czasu, wielokrotnie w ciągu miesiąca lub jednorazowo, poświęcając jej kilka godzin w wybranym dniu.

Postaw na rutynę. Wyznacz jeden dzień w miesiącu, w którym kilka godzin przeznaczysz na księgowość. W tym dniu usiądź przy komputerze, dopełnij wszystkich formalności i opłać podatki – będziesz miał spokój przez kolejny miesiąc.

Wystawiaj faktury sprzedażowe w inFakt.pl

Pamiętaj, aby każdą sprzedaż rejestrować w inFakcie poprzez wystawienie faktury. Jeśli sporządzisz fakturę w inny sposób (np. w Excelu) to przychód ten nie zapisze się w KPiR w aplikacji inFakt.pl, co oznacza że nie zostanie uwzględniony przy wyliczaniu kwot podatku dochodowego i VAT. Jeśli zdarzy Ci się wystawić fakturę gdzie indziej, pamiętaj, aby tę samą czynność wykonać ponownie w ramach inFakt.pl, wpisując dokładnie te same dane (włącznie z numerem), co na właściwej fakturze. W ten sposób faktura wystawiona gdzie indziej uzyska swoją wersję w inFakcie i podatki zostaną wyliczone prawidłowo.

Uwaga: Wykupując Program do Księgowości inFakt, otrzymujesz w cenie dostęp do usługi Programu do Fakturowania. Kliknij tutaj, aby poznać wszystkie funkcjonalności Programu do Fakturowania.

Raz w miesiącu przygotuj faktury kosztowe i wprowadź je do inFakt.pl

W trakcie miesiąca skrupulatnie gromadź wszystkie faktury kosztowe. Po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego przygotuj wszystkie dokumenty i przeznacz na księgowość jeden wieczór (wystarczy kilka godzin), koniecznie przed 20 dniem miesiąca. Najlepiej, aby księgowości był poświęcony zawsze ten sam dzień, dzięki temu wejdziesz w rytm i o niczym nie zapomnisz. Tak naprawdę te kilka godzin miesięcznie wystarczy, aby dopełnić wszystkich obowiązków związanych z rozliczeniem.

samodzielna-ksiegowosc-img2
Postaw na rutynę. Wyznacz jeden dzień w miesiącu, w którym kilka godzin przeznaczysz na księgowość.

Wykonaj po kolei następujące czynności:

  • wprowadź wszystkie koszty firmowe korzystając z opcji „Dodaj koszt” (pamiętaj, aby skrupulatnie uzupełnić wszystkie dane dotyczące wydatku, zwłaszcza kwoty i daty),
  • (opcjonalnie) zeskanuj dokumenty potwierdzające koszty i załącz je w inFakcie.

Po wprowadzeniu wszystkich kosztów firmowych za ubiegły miesiąc, przejdź do zakładki „Księgowość”, kliknij DRUKUJ KPL. DOKUMENTÓW i zapisz sobie te dokumenty np. w folderze dotyczącym dokumentów firmowych lub na jakimś dysku.

Następnie przejdź do zakładki „Księgowość” -> „Podatek VAT”.

Deklarację VAT-7 należy złożyć w urzędzie skarbowym nie później niż do 25 dnia miesiąca następującego po zakończonym okresie rozliczeniowym. Dokument można wysłać bezpośrednio z aplikacji inFakt (wybierz odpowiedni miesiąc i kliknij po prawej stronie „Wyślij do urzędu”), złożyć osobiście lub wysłać pocztą. W przypadku wyboru przekazania deklaracji drogą elektroniczną w aplikacji inFakt zostanie załączone UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru), jeżeli natomiast wyślemy deklarację pocztą to należy zachować polecenie nadania jako dowód złożenia dokumentu.

* Przy rozliczeniu kwartalnym podatku VAT, zamiast deklaracji VAT-7 wypełnia się i składa deklarację VAT-7K. Różnica polega wyłącznie na innej nazwie deklaracji oraz innym terminie złożenia. VAT-7K należy złożyć do 25 dnia pierwszego miesiąca, przypadającego po końcu kwartału, którego dotyczy rozliczenie.

Aby wydrukować (opcjonalnie) informację podsumowującą VAT-UE, należy przejść do zakładki „Księgowość” -> „Podatek VAT”, wybrać odpowiedni okres, za który chcemy wydrukować VAT-UE i kliknąć przycisk „Drukuj”. Jest możliwość bezpośredniej wysyłki VAT-UE do urzędu skarbowego – wybierz odpowiedni miesiąc i kliknij po prawej stronie „Wyślij do urzędu”.

Deklaracja VAT-UE stanowi podsumowanie transakcji wewnątrzwspólnotowych. Sporządzają ją i składają tylko Ci przedsiębiorcy, którzy w danym okresie dokonali przynajmniej jednej z następujących czynności:

  • wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) – zakupu towarów z Unii Europejskiej;
  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) – sprzedaży towarów do krajów unijnych;
  • sprzedaży usług do krajów Unii Europejskiej, dla których podatnikiem jest ich nabywca.

Dokument należy złożyć elektronicznie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który składana jest deklaracja.

Opłać podatek dochodowy i VAT

Czynność wprowadzania faktur kosztowych, opisaną w powyższym punkcie musisz wykonać przed 20 dniem danego miesiąca, ponieważ zaliczkę na podatek dochodowy należy wpłacić najpóźniej do 20 dnia miesiąca. Jeżeli rejestrowałeś każdą sprzedaż w inFakcie i wprowadziłeś wszystkie faktury kosztowe, kwota zaliczki na podatek dochodowy i kwota VAT wyliczyły się automatycznie. Wystarczy sprawdzić ich wysokość w zakładce „Księgowość” w sekcjach „Podatek dochodowy” i „Podatek VAT”, a następnie dokonać przelewów w odpowiednich terminach.

inFakt pozwala szybko opłacić podatki bezpośrednio z aplikacji inFakt.

Uwaga: podatki należy zapłacić w terminach:

  • do 20 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni – podatek dochodowy (rozliczenie miesięczne);
  • do 25 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni – podatek VAT (rozliczenie miesięczne);
  • do 20 dnia pierwszego miesiąca przypadającego po zakończeniu danego kwartału – podatek dochodowy (rozliczenie kwartalne);
  • do 25 dnia pierwszego miesiąca przypadającego po zakończeniu danego kwartału – podatek VAT (rozliczenie kwartalne).

Opłać ZUS

Niezależnie od podatków, musisz pamiętać o regularnym opłacaniu składek ZUS. Aplikacja inFakt.pl pozwala sprawdzać aktualną wysokość składek, dzięki czemu nie musisz samodzielnie śledzić ich zmian. Wysokość składek jest ustalana na podstawie danych o ubezpieczeniu, które podałeś wypełniając dane księgowe.

W inFakcie można także bezpośrednio zapłacić składki ZUS.

Wydrukuj KPiR

Aplikacja inFakt.pl automatycznie generuje PKPiR. Przedsiębiorca powinien przechowywać ten dokument. Jest on zapisywany oczywiście w aplikacji, ale przedsiębiorca może go sobie także pobrać.

7. Obowiązki przedsiębiorcy – podsumowanie

W skrócie, kalendarz przedsiębiorcy samodzielnie prowadzącego księgowość w inFakcie prezentuje się następująco:

  • wystawianie faktur – za każdym razem po wykonaniu usługi lub sprzedaniu towaru;
  • dodawanie kosztów – jeden dzień w miesiącu, koniecznie przed 20 dniem następnego miesiąca (dotyczy dodawania kosztów z poprzedniego miesiąca);
  • składanie deklaracji w urzędzie skarbowym – JPK_VAT do 25 dnia następnego miesiąca, za miesiąc poprzedni; opcjonalnie – VAT-UE do 25 dnia następnego miesiąca, za miesiąc poprzedni;
  • opłacanie podatków – do 20 dnia miesiąca – podatek dochodowy; do 25 dnia miesiąca – podatek VAT;
  • opłacanie ZUS – do 20 dnia miesiąca;
  • zapłata składek ZUS;
  • pobieranie ewidencji środków trwałych (po każdej zmianie);
  • pobieranie rejestru sprzedaży VAT – raz w miesiącu;
  • pobieranie rejestru zakupów VAT – raz w miesiącu;
  • generowanie PKPiR (opcjonalnie drukowanie PKPiR) – raz w miesiącu;
  • gromadzenie potwierdzeń zapłaty składek ZUS (należy pamiętać o załączaniu potwierdzeń w inFakcie, jeśli zapłata nie odbywa się bezpośrednio z aplikacji) – raz w miesiącu;
  • gromadzenie faktur kosztowych (należy pamiętać o załączaniu potwierdzeń w inFakcie) – za każdy okres;
  • gromadzenie faktur sprzedażowych (należy pamiętać o rejestrowaniu w inFakcie każdej sprzedaży).

Oto podstawy samodzielnego prowadzenia księgowości w inFakcie. Jak widać, ta czynność nie należy do trudnych – każdy, kto prowadzi w miarę nieskomplikowaną działalność gospodarczą, poradzi sobie z Programem do Księgowości inFakt. Wystarczy, że przedsiębiorca przeznaczy na księgowość kilka godzin w miesiącu, złoży odpowiednie deklaracje oraz wygospodaruje miejsce na przechowywanie dokumentacji.

8. Poznaj usługi księgowe inFaktu

Firma inFakt dostarcza usługi dla przedsiębiorców w zakresie:

Usługi te przeznaczone są dla freelancerów, samozatrudnionych oraz mikro i małych firm. Dostępne są za pośrednictwem serwisu www.infakt.pl.

Księgowi inFakt to święty spokój dla przedsiębiorcy, bo księgowością zajmuje się biuro rachunkowe, faktury przesyłane są elektronicznie, a przedsiębiorca ma dostęp do wszystkich dokumentów firmy przez aplikację online.

Program do Księgowości to rozwiązanie dla przedsiębiorców posiadających małą liczbę dokumentów i zwracających uwagę na cenę. Polega na samodzielnym prowadzeniu księgowości przy użyciu aplikacji online ze wsparciem księgowych przez telefon, e-mail i live chat.

Program do Fakturowania to łatwa w użyciu aplikacja online do wystawiania faktur, oferująca szereg wygodnych funkcji.

Zakładanie firmy to prosta usługa pozwalająca szybko wygenerować wszelkie dokumenty niezbędne do założenia firmy. Wystarczy podać dane i odpowiedzieć na proste pytania.

Zapisz się do naszego newslettera Bądź na bieżąco z informacjami księgowymi dotyczącymi Twojej firmy