Zmiany w przepisach to spory problem dla przedsiębiorców, którzy nieraz na nowo uczą się dopełniać formalności. Nie zmienia to jednak faktu, że niektóre obowiązki czasami znikają. Oczywiście przedsiębiorcy nie muszą o tym wiedzieć, bo przecieża zajmują się prowadzeniem biznesu, a nie księgowością. A wtedy zdarza się, że pewne czynności wykonują, mimo że nie muszą.

Media zwykle alarmują, że przedsiębiorcy tracą niezwykle dużo czasu na dopełnianie koniecznych formalności. A my (dla odmiany) zastanowimy się nad tym, ile czasu tracą na dopełnianie formalności… niekoniecznych.

Zapraszamy do obejrzenia odcinka inFakt TV!

Czytając o podatkach i księgowości łatwo natknąć się na opinie, że prowadząc firmę warto robić coś „na wszelki wypadek”, bo „nigdy nic nie wiadomo”. Nie, bynajmniej nie zamierzamy nikogo przekonywać, żeby jednak nie wykonywać pewnych czynności, które są niekonieczne. Wręcz przeciwnie – niewykluczone, że to w przyszłości się opłaci.

Ale na pewno WARTO wiedzieć co robi się tylko „na wszelki wypadek”, a co robi się, dlatego, że tak mówią przepisy.

1. Niekonieczne elementy na fakturach

W ciągu ostatnich paru lat zmieniły się przepisy fakturowe, a mówiąc dokładnie – zostały zliberalizowane. Obecnie stosunkowo niewiele potrzeba, żeby dany dokument został uznany za fakturę. Konkretnie chodzi o zestaw elementów – jeśli dokument je zawiera, to jest fakturą. Jeśli zawiera więcej – to nic, o ile dokument pozostaje czytelny.

A zatem na fakturze nie trzeba zamieszczać nazwy dokumentu „Faktura VAT” (czy też „faktura”), aczkolwiek można to robić. Dokument nie musi być ani podpisany, ani opieczętowany. I wreszcie na fakturze nie powinno być oznaczeń „oryginał” i „kopia”, gdyż przepisy mówią o wystawianiu dwóch egzemplarzy, a o oznaczaniu ich w jakikolwiek sposób – nie. Mimo tego, te wszystkie elementy na fakturach wciąż są bardzo popularne.

Oczywiście wynikiem tego jest także brak obowiązku wystawiania faktury na papierze. Spokojnie można ją wystawić elektronicznie (choćby w inFakcie) i wysłać do nabywcy e-mailem, a jeśli ją opłaci, to przyjmuje się, że wyraża zgodę na taki sposób fakturowania.

2. Drukowanie rozmaitych dokumentów

Dopełnianie formalności związanych z prowadzeniem firmy kojarzy się zwykle z gromadzeniem sporej liczby segregatorów pełnych rozmaitej dokumentacji. To oczywiście nic złego – dokumentacja na papierze jest dopuszczalna, ale warto wiedzieć, że… w większości przypadków drukowanie jest opcjonalne.

Przepisy mówią jedynie o konieczności drukowania KPiR do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Oprócz tego, na papierze przechowuje się raporty z kas fiskalnych, kilometrówkę prowadzoną przez pracownika i… tyle. Reszta może być przechowywana w formie elektronicznej.

Dotyczy to zarówno rejestrów VAT, złożonych deklaracji, złożonych PIT-ów, ewidencji sprzedaży, czy też samych faktur. Faktury można przechowywać w formie elektronicznej, nawet jeśli zostały wystawione na papierze. Wystarczy je wcześniej wydrukować. Więcej na temat drukowania dokumentacji firmowej można przeczytać w tym artykule.

3. Sporządzanie PIT-5

Ładnych kilka lat temu zniesiono obowiązek sporządzania i składania w urzędzie skarbowym formularza PIT-5. Był to dokument, który określał w jaki sposób została obliczona zaliczka na podatek dochodowy.

Mimo tego jednak, że PIT-5 nie trzeba składać i sporządzać, ten dokument jest nadal w użyciu. Drukuje się go i przechowuje na wszelki wypadek, aby w razie kontroli pokazać urzędnikom w jaki sposób zaliczka na podatek dochodowy została obliczona.

4. Przechowywanie potwierdzeń zapłaty

Z początkiem 2013 r. zmienił się sposób obliczania podatku dochodowego w związku z nieopłaconymi fakturami. Mówiąc w uproszczeniu, faktura rozliczona w kosztach, ale nieopłacona nakazuje po pewnym czasie (określonym w przepisach) zmniejszyć koszty za przypadający wówczas okres. Gdy nie ma wystarczających kosztów w tym okresie, trzeba zwiększyć przychody. Ten mechanizm opisaliśmy w innym artykule na blogu inFaktu.

W związku ze zmianami pojawił się następujący problem. W określonych sytuacjach przedsiębiorcy muszą być w stanie udowodnić, że daną fakturę zapłacili, a także kiedy to się stało. Przepisy nie mówią w jaki sposób można to udowodnić, więc niektórzy po prostu gromadzą i przechowują potwierdzenia zapłaty. Mimo że (formalnie rzecz biorąc) nie muszą tego robić.

5. Zakładanie kont firmowych i kupowanie pieczątek

Posiadanie konta firmowego i pieczątki kojarzy się z prowadzeniem firmy tak samo, jak gromadzenie papierowej dokumentacji, czy podpisywanie faktur. Warto jednak wiedzieć, że ani konto firmowe, ani pieczątka nie są konieczne.

W formularzu CEIDG-1 służącym do założenia firmy należy podać rachunek bankowy związany z prowadzoną firmą. Nie musi to być jednak konto firmowe – może to być dowolny rachunek bankowy. Z kolei pieczątka jest w pełni opcjonalna. Można sobie wyobrazić firmę, w której posiadanie pieczątki przydaje się w codziennym prowadzeniu działalności. Ale posiadanie jej nie ma większego znaczenia, jeśli chodzi o przepisy.

Dopełniaj obowiązków przedsiębiorcy – z inFaktem

Oczywiście dopełnianie obowiązków może być znacznie prostsze, gdy ma się odpowiednie wsparcie. Zapewnia je Program do Księgowości inFakt i zespół księgowych, którzy czekają na pytania użytkowników. Dzięki temu z łatwością można sprawdzić, które obowiązki są konieczne, a które opcjonalne.

Załóż darmowe konto na inFakcie, żeby:

  • Kontaktować się z księgowymi przez telefon, e-mail i czat. Kiedy tylko potrzebujesz.
  • Testować księgowość online przez 30 dni – za darmo i bez zobowiązań.
  • Otrzymywać praktyczny newsletter. Sprawdź przykład :)

Poniżej znajduje się formularz – wystarczy podać e-mail i hasło, aby zacząć korzystać.