Młodszy Specjalista ds. księgowości

Absolwentka Zarządzania na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie. W inFakcie pracuje jako Młodszy Specjalista ds. księgowości w Dziale Obsługi Przedsiębiorcy i Księgowego. W codziennej pracy pomaga przedsiębiorcom w rozwiązywaniu skomplikowanych kwestii kięgowych.

Każdy przedsiębiorca, który wykona usługę lub dokona sprzedaży na rzecz innego kontrahenta ma obowiązek wystawić fakturę. Standardowo faktura wystawiana i przesyłana jest w wersji papierowej, jednak coraz popularniejsza staje się faktura w wersji elektronicznej. W celu omówienia kto może skorzystać z faktury w wersji elektronicznej, co powinna zawierać e-faktura, oraz jak należy ją przechowywać zapraszam do wpisu.

Co to jest e-faktura?

Od 4 sierpnia 2005 r. na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. istnieje możliwość przesyłania i przyjmowania faktur drogą elektroniczną, czyli tzw. e-faktur. E-faktura to standardowa faktura sporządzona i przesłana w wersji elektronicznej.

Co musi zawierać e-faktura ?

Wystawiając fakturę w wersji elektronicznej jesteśmy zobowiązani zawrzeć w niej wszystkie elementy, które zawiera standardowa faktura.

Zgodnie z art 106e. ustawy o podatku VAT podstawowe elementy to:

  • numer, data wystawienia,
  • dane dostawcy i odbiorcy,
  • nazwa towaru lub usługi, ilość, cena, wartość,
  • dane do rozliczenia obowiązujących podatków,
  • podsumowania cyframi i słownie,
  • termin i forma zapłaty.

Ile mam czasu na wystawienie faktury?

Co to jest e-faktura?

Kto może wystawić e-fakturę?

Elektroniczna forma faktury jest dostępna dla każdego przedsiębiorcy, wymagana jest jednak zgoda od kontrahenta na otrzymanie faktury w takiej formie. Przepisy jednoznacznie nie określają formy w jakiej musi zostać wyrażona zgoda. Z indywidualnych interpretacji wynika, że otrzymanie zapłaty za fakturę przesłaną w formie elektronicznej, to otrzymanie zgody na przesyłanie faktur drogą elektroniczną.

Fakturę dokumentującą sprzedaż należy wystawiać przynajmniej w dwóch egzemplarzach. Jeden należy przekazać nabywcy, drugi zostaje w dokumentacji księgowej sprzedawcy. Warto wiedzieć, że przepisy nie narzucają podatnikowi formatu wystawianej faktury.

Przedsiębiorca wystawiający e-faktury ma obowiązek:

  • zapewnienia autentyczności jej pochodzenia,
  • integralności treści,
  • czytelności faktury.

Jak należy przechowywać e-faktury?

Elektroniczne faktury należy przechowywać zgodnie z zasadami przechowywania dokumentów księgowych. Każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać faktury w formacie w jakim zostały wystawione lub dostarczone w sposób umożliwiający na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do przechowywanych faktur. Podatnik posiadający siedzibę firmy na terytorium kraju musi przechowywać faktury w Polsce.

Przedsiębiorca może przechowywać faktury w formie elektronicznej poza granicami kraju, natomiast w razie kontroli skarbowej musi umożliwić łatwy dostęp on-line do faktur za pomocą środków elektronicznych.

Należy pamietać, że dokumenty podatkowe należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Czy warto korzystać z e-faktur?

Wystawienie i przesyłanie faktur w wersji elektronicznej niesie ze sobą wiele korzyści:

  • łatwość w przechowywaniu,
  • dostępność w każdym miejscu poza siedzibą firmy,
  • oszczędność,
  • szybkość w dostarczeniu do kontrahenta,
  • ułatwienie w przygotowaniu deklaracji.
Sprawdź swoją wiedzę na temat:

co to jest e-faktura?

Czy logo firmy na fakturze to jeden z głównych elementów które musi zawierać e-faktura?

Prawidłowo ! Błędnie

Kto może wystawić e-fakturę?

Prawidłowo ! Błędnie

Pani Adriana wystawiła e-fakturę. Czy musi ją przechowywać zgodnie z zasadami przechowywania dokumentów księgowych?

Prawidłowo ! Błędnie