Co to jest e-faktura?
Każdy przedsiębiorca, który wykona usługę lub dokona sprzedaży na rzecz innego kontrahenta ma obowiązek wystawić fakturę. Standardowo faktura wystawiana i przesyłana jest w wersji papierowej, jednak coraz popularniejsza staje się faktura w wersji elektronicznej. W celu omówienia kto może skorzystać z faktury w wersji elektronicznej, co powinna zawierać e-faktura, oraz jak należy ją przechowywać zapraszam do wpisu.
Co to jest e-faktura?
Od 4 sierpnia 2005 r. na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. istnieje możliwość przesyłania i przyjmowania faktur drogą elektroniczną, czyli tzw. e-faktur. E-faktura to standardowa faktura sporządzona i przesłana w wersji elektronicznej.
Co musi zawierać e-faktura ?
Wystawiając fakturę w wersji elektronicznej jesteśmy zobowiązani zawrzeć w niej wszystkie elementy, które zawiera standardowa faktura.
Zgodnie z art 106e. ustawy o podatku VAT podstawowe elementy to:
- numer, data wystawienia,
- dane dostawcy i odbiorcy,
- nazwa towaru lub usługi, ilość, cena, wartość,
- dane do rozliczenia obowiązujących podatków,
- podsumowania cyframi i słownie,
- termin i forma zapłaty.
Ile mam czasu na wystawienie faktury?
Kto może wystawić e-fakturę?
Elektroniczna forma faktury jest dostępna dla każdego przedsiębiorcy, wymagana jest jednak zgoda od kontrahenta na otrzymanie faktury w takiej formie. Przepisy jednoznacznie nie określają formy w jakiej musi zostać wyrażona zgoda. Z indywidualnych interpretacji wynika, że otrzymanie zapłaty za fakturę przesłaną w formie elektronicznej, to otrzymanie zgody na przesyłanie faktur drogą elektroniczną.
Fakturę dokumentującą sprzedaż należy wystawiać przynajmniej w dwóch egzemplarzach. Jeden należy przekazać nabywcy, drugi zostaje w dokumentacji księgowej sprzedawcy. Warto wiedzieć, że przepisy nie narzucają podatnikowi formatu wystawianej faktury.
Przedsiębiorca wystawiający e-faktury ma obowiązek:
- zapewnienia autentyczności jej pochodzenia,
- integralności treści,
- czytelności faktury.
Jak należy przechowywać e-faktury?
Elektroniczne faktury należy przechowywać zgodnie z zasadami przechowywania dokumentów księgowych. Każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać faktury w formacie w jakim zostały wystawione lub dostarczone w sposób umożliwiający na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do przechowywanych faktur. Podatnik posiadający siedzibę firmy na terytorium kraju musi przechowywać faktury w Polsce.
Przedsiębiorca może przechowywać faktury w formie elektronicznej poza granicami kraju, natomiast w razie kontroli skarbowej musi umożliwić łatwy dostęp on-line do faktur za pomocą środków elektronicznych.
Należy pamietać, że dokumenty podatkowe należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Czy warto korzystać z e-faktur?
Wystawienie i przesyłanie faktur w wersji elektronicznej niesie ze sobą wiele korzyści:
- łatwość w przechowywaniu,
- dostępność w każdym miejscu poza siedzibą firmy,
- oszczędność,
- szybkość w dostarczeniu do kontrahenta,
- ułatwienie w przygotowaniu deklaracji.
Podziel się nim ze znajomymi
