KSeF: najmniejsze firmy mają czas do 2027 roku – jak działa odroczenie?
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązkowy KSeF obejmuje większość przedsiębiorców. Jednak nie wszystkich – dla firm o najniższej sprzedaży fakturowanej przewidziano wyjatek oraz okres przejściowy trwający do końca 2026 roku. Wyjaśniamy, kto może z niego skorzystać i na jakich dokładnie zasadach działa odroczenie Krajowego Systemu e-Faktur dla najmniejszych firm.
Kogo dotyczy odroczenie?
Odroczenie obowiązku wystawiania faktur w KSeF przewidziano dla najmniejszych przedsiębiorców, u których łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami (brutto, z VAT) w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł.
Tacy przedsiębiorcy mogą nadal wystawiać faktury poza Krajowym Systetmem e-Faktur – w formie papierowej lub elektronicznej – do 31 grudnia 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek korzystania z KSeF obejmie już wszystkich, bez wyjątku. Jest to zgodne z harmonogramem.
Odroczenie było planowane z myślą o przedsiębiorcach wykluczonych cyfrowo, jednak ostatecznie przyjęto tylko jedno krytermum – przychodowe.
Jak dokładnie działa limit 10 000 zł?
To kluczowy punkt, który wymaga uważnej lektury. Limit nie dotyczy całego obrotu firmy – wlicza się do niego wyłącznie sprzedaż dokumentowana fakturami objętymi obowiązkiem KSeF, czyli faktury wystawiane w relacjach B2B.
Do limitu NIE wlicza się:
- sprzedaży na rzecz konsumentów (B2C)
- sprzedaży ewidencjonowanej na kasie fiskalnej
- paragonów z NIP do 450 zł (faktur uproszczonych)
- faktur wyłączonych z KSeF na podstawie przepisów szczególnych
Przykład
Kwiaciarnia wystawia miesięcznie faktury dla klientów indywidualnych rejestrowane na kasie fiskalnej (łącznie 8 000 zł) oraz trzy faktury dla firm na łączną kwotę 4 000 zł brutto. Do limitu KSeF wlicza się tylko te 4 000 zł. Kwiaciarnia mieści się w limicie i korzysta z odroczenia do końca 2026 r.
Co się dzieje, gdy przekroczysz 10 000 zł?
Tu nie ma miejsca na pomyłkę – obowiązek korzystania z KSeF powstaje natychmiast, od faktury, która przekroczyła limit. Co ważne, nie ma możliwości powrotu do wcześniejszych zasad – nawet jeśli w kolejnych miesiącach Twoja sprzedaż fakturowana spadnie poniżej 10 000 zł.
Innymi słowy: próg jest jednokierunkowy. Przekraczasz go raz – wchodzisz do KSeF na stałe.
Uwaga: odroczenie dotyczy tylko wystawiania faktur!
To ważna różnica, o której wielu przedsiębiorców nie wie. Wyjątek obejmuje wyłącznie obowiązek wystawiania faktur w KSeF. Oznacza to, że nawet jeśli korzystasz z okresu przejściowego, musisz już teraz odbierać faktury wystawione przez kontrahentów za pośrednictwem KSeF – jeśli oni mają taki obowiązek. Faktury ustrukturyzowane od dużych firm trafiają wyłącznie do systemu – nie dostaniesz ich już w PDF-ie ani w wersji papierowej.
Kary w KSeF
Choć odroczenie pozwala najmniejszym przedsiębiorcom rozpoczęcie wystawaiania faktur w KSeF dopiero od stycznia 2027 roku, to warto zacząć działać w Krajowym Systemie e-Faktur już wcześniej. Dlaczego? Ponieważ w 2026 roku Krajowa Administracja Skarbowa nie nakłada kar za błędy popełnione w KSeF. Od 2027 roku takie kary będą już nakładane i mogą wynieść:
- do 100% wartości VAT wykazanego na fakturze
- do 18,7% kwoty na fakturze, jeśli jest to faktura bez VAT
Kara może zostać wymierzona za niewystawienie faktury w KSeF, wystawienie faktury niezgodnej z wzorem XML czy nieterminowe przesłanie faktury po awarii.
Podsumowanie
Odroczenie KSeF dla najmniejszych firm to realna ulga, ale działa na bardzo konkretnych zasadach. Możesz z niej korzystać, dopóki Twoja miesięczna sprzedaż B2B dokumentowana fakturami nie przekroczy 10 000 zł brutto – i tylko do końca 2026 roku. Jedno przekroczenie limitu oznacza trwałe wejście do systemu. Niezależnie od odroczenia, warto już teraz zalogować się do KSeF i sprawdzić, czy nie wpłynęły tam faktury od Twoich kontrahentów.
FAQ – Najczęstsze pytania o odroczenie KSeF i limit 10 000 zł
Odroczenie obowiązku wystawiania faktur w KSeF przewidziano dla najm niejszych przedsiębiorców, u których łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami (brutto, z VAT) w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł.
Nie – faktury B2C są całkowicie poza obowiązkowym KSeF. Odroczenie nie jest Ci w ogóle potrzebne, bo tego rodzaju sprzedaż nie wchodzi do systemu.
To zależy od wartości faktur B2B, które wystawiasz w danym miesiącu – nie od całego obrotu. Jeśli faktury objęte obowiązkiem KSeF wynoszą łącznie nie więcej niż 10 000 zł brutto, masz prawo do odroczenia do końca 2026 r.
Nie. Przekroczenie limitu jest trwałe – od momentu, gdy go przekroczysz, wszystkie kolejne faktury musisz wystawiać w KSeF, bez względu na wartość sprzedaży w następnych miesiącach.
Tak – odroczenie dotyczy tylko wystawiania faktur. Jeśli Twoi kontrahenci już wystawiają faktury w KSeF, musisz je tam odbierać. Zarejestruj się w systemie i regularnie sprawdzaj zakładkę „Lista faktur”. Jeśli jesteś w inFakcie – otrzymasz powiadomienie o każdej nowej fakturze z KSeF.
Od 1 stycznia 2027 r. – wtedy obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od wartości sprzedaży. Odbierać faktury z KSeF musisz już jednak teraz, od 1 lutego 2026 r.
Aktualny status KSeF sprawdzisz na stronie status-ksef.pl. Monitorujemy tam dostępność wszystkich środowisk systemu — produkcyjnego, testowego i demo — z odświeżaniem co 60 sekund. Na status-ksef.pl pokazujemy też historię dostępności Krajowego Systemu e-Faktur z ostatnich 30 dni.
Podziel się nim ze znajomymi
