KSeF – jak wystawić fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur?
Tworzenie faktury w KSeF i przesyłanie jej do systemu nie musi być trudne. Wystarczy wiedzieć, czym jest e-faktura, jaką powinna mieć strukturę i kiedy wysłać dokument do KSeF. Chcesz uporządkować swoją wiedzę i działać zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów? Podpowiadamy, jak szybko i prosto wystawić fakturę w KSeF z inFaktem lub w Aplikacji Podatnika.
Z tego artykułu dowiesz się:
- czym jest faktura KSeF
- jak wystawić e-fakturę
- kto może wystawiać faktury w KSeF
- od kiedy obowiązuje KSeF
Bezpłatna inFolinia inFaktu o KSeF
📞 Zadzwoń pod numer: +48 22 123 10 80
Faktura KSeF – co to jest?
E-faktura to specjalny dokument generowany w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. E-faktura to inaczej faktura strukturyzowana – czym się charakteryzuje omawiamy w innym tekście. Wyróżnia się ona specjalnym formatem (XML), a także ujednoliconą strukturą, którą narzuca Ministerstwo Finansów – w przepisach są jasno okreslone pola i dane, które taka faktura musi zawierać. Dokumenty są ponadto opatrzone unikalnym numerem KSeF.
Przypominamy, że od lutego każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do odbierania e-faktur w KSeF. O starcie systemu 1 lutego 2026 roku znajdziesz więcej w osobnym wpisie.
Więcej o tym jak działa KSeF, czym jest e-faktura i numer KSeF przeczytasz w artykule KSeF – co to jest i do czego służy Krajowy System e-Faktur.
Dla nowych Klientów mamy program do wystawiania i odbierania faktur w KSeF za darmo! Sprawdź!
KSeF – jak wystawić fakturę w 4 krokach?
Krajowy System e-Faktur powstał, aby umożliwić wystawianie faktur ustrukturyzowanych. Dzięki KSeF możesz m.in. stworzyć dokument, udostępnić go swoim kontrahentom, a także wysłać właściwy plik do systemu. Fakturę wystawisz wygodnie w aplikacji inFakt – w kilka sekund, z autouzupełnianiem danych i podpowiedziami systemu.
Alternatywnie, możesz wystawić fakturę za pomocą Aplikacji Podatnika, gdzie trzeba ręcznie uzupełnić każde pole.
Krok 1. Uzyskaj uprawnienia do wystawiania e-faktur
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej komplet uprawnień do KSeF przydzielany jest automatycznie – już go masz jako przedsiębiorca. Reprezentujesz podmiot niebędący osobą fizyczną, np. spółkę? Masz obowiązek uwierzytelnienia w KSeF pieczęcią kwalifikowaną lub musisz złożyć zawiadomienie ZAW-FA.
Krok 2. Uwierzytelnij się w programie inFakt lub Aplikacji Podatnika
Aby uwierzytelnić się w aplikacji inFakt, wystarczyą jedno z narzędzi, takich a jak:
- Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany (osoby fizyczne)
- Pieczęć kwalifikowana (np. spółki)
- Certyfikat KSeF lub token (osoby fizyczne i spółki)
Certyfikaty KSeF można wygenerować od początku listopada za pomocą Modułu Certyfikatów i Uprawnień. Docelowo, z końcem 2026 r., certyfikaty zastąpią tokeny i będą podstawową formą uwierzytelniania w KSeF.
W przypadku JDG i wystawiania faktury za pomocą Aplikacji Podatnika należy zalogować się do systemu, np. za pomocą profilu zaufanego. Spółki muszą pamiętać o złożeniu wpierw ZAW-FA, gdzie wskazany zostanie główny administrator spółki w KSeF, który następnie może nadawać uprawnienia innym wspólnikom czy pracownikom.
Czy wiesz, że aplikacja inFakt połączy Cię łatwo z KSeF? Sprawdź, jak sprytniej wystawić nową e-fakturę!
Krok 3. Wypełnij dane do faktury
Wpisz obowiązkowe dane do faktury, wymagane przez system KSeF – inFakt poprowadzi Cię przez cały proces od A do Z. Nie musisz znać szczegółów dotyczących konstruowania faktury ustrukturyzowanej. W inFakcie dbamy o poprawną strukturę logiczną FA(3) Twoich dokumentów oraz numerację faktur – Ty uzupełniasz jedynie dane kontrahenta. Możesz też ustawić faktury cykliczne czy zaplanowane.
W Aplikacji Podatnika proces jest bardziej złożony i czasochłonny, ale możliwe jest wystawienie faktury – należy ręcznie wypełnić każde pole.
Krok 4. Wyślij fakturę do KSeF
W inFakcie fakturę wystawisz w kilka sekund i wystarczy jedno kliknięcie, aby Twój dokument trafił do repozytorium KSeF. To spore ułatwienie w całym procesie. Co więcej wysyłka faktury do KSeF jest równoznaczna z dostarczeniem pliku do Twojego kontrahenta – nie musisz wysyłać już faktur mailem czy pocztą.
Co do zasady, datą wystawienia faktury będzie data przesłania jej do KSeF i nadania jej numeru KSeF. Chcesz wiedzieć więcej o wystawianiu faktur oraz trybach offline? Zajrzyj do tekstu KSeF – co to jest i do czego służy Krajowy System e-Faktur.
W Aplikacji Podatnika, po wypełnieniu wszystkich pól, również wysyłasz fakturę do KSeF.
Czy KSeF działa? Sprawdź status Krajowego Systemu e-Faktur w czasie rzeczywistym!
Krok 5. Uzyskaj numer KSeF
Jeżeli Twój dokument został poprawnie wystawiony i wysłany do KSeF, otrzymasz numer identyfikujący fakturę, tzw. numer KSeF. Od tego momentu dostęp do wystawionej faktury ma również kontrahent, którego NIP podano na dokumencie, a także Księgowy inFaktu, któremu udzielisz uprawnień.
Numeracja KSeF nie musi wpływać na Twoją wewnętrzną numerację faktur. W inFakcie to my pilnujemy numeracji, a Ty wystawiasz tylko faktury.
Kto może wystawiać faktury w KSeF?
W systemie KSeF wystawiasz faktury osobiście, ale masz prawo wskazać też osobę uprawnioną do tej czynności. Kto może wystawić dokument? Będą to:
- Podatnik
- Osoba fizyczna, którą uprawniasz do wystawiania e-faktur (np. księgowa w Twojej firmie, każdy komu udzielisz uprawnień)
- Podmiot uprawniony przez Ciebie do wystawiania faktur KSeF (np. biuro rachunkowe)
Przenieś księgowość do inFaktu i spraw, by rozliczenia stały się proste, szybkie i intuicyjne. Sprawdź nasze pakiety, w tym KSeF za 0 zł.
KSeF – wystawianie faktur. Od kiedy obowiązkowe?
Obowiązkowe wystawianie faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązywać od lutego 2026 roku dla największych firm (sprzedaż wraz podatkiem VAT przekracza 200 mln zł w 2024 roku). Wtedy też pojawi się obowiązek odbierania faktur w KSeF – dla wszystkich firm. Od kwietnia 2026 roku wystawiać faktury w KSeF będą musieli pozostali przedsiębiorcy. nowe przepisy będą stosowane do pozostałych przedsiębiorstw.
Wyjątek to mikroprzedsiębiorcy z fakturami miesięcznymi poniżej 10 tys. zł brutto, dla których obowiązkowe wystawianie faktur można opóźnić do 2027 roku.
Sprawdź koniecznie szczegółowy plan wdrożenia KSeF w 2026 roku.
Masz pytania o KSeF? Zadzwoń na naszą darmową inFolinię lub wyślij pytanie Księgowemu 👇
Zadaj pytanie o KSeF - Księgowy inFaktu wróci do Ciebie z odpowiedzią. Za darmo!
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur (KSeF) został stworzony w celu ułatwienia wystawiania elektronicznych faktur strukturyzowanych. E-faktury w KSeF posiadają ujednoliconą strukturę oraz unikalny format XML i są opatrzone numerem KSeF nadawanym przez Ministerstwo Finansów.
Proces wystawiania faktur w KSeF obejmuje uzyskanie uprawnień, uwierzytelnienie, wypełnienie danych, wysłanie faktury do repozytorium KSeF, a na końcu otrzymanie numeru KSeF. Z programem księgowym inFakt nie musisz martwić się o poprawność danych – jesteśmy przygotowani na KSeF.
Wystawianie faktur w KSeF stanie się obowiązkowe dla największych firm w lutym 2026 roku, a od kwietnia 2026 roku dla wszystkich przedsiębiorstw, z wyjątkiem mikroprzedsiębiorców, dla których system wdrożony zostanie w 2027 roku. Odbieranie faktur w KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich firm już od lutego 2026 r.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o to, jak wystawić fakturę w KSeF
Aby wystawić fakturę w KSeF, uwierzytelnij się w programie fakturowym, wypełnij wymagane dane, a następnie wyślij fakturę do systemu KSeF i otrzymaj numer identyfikujący fakturę. Z inFaktem cały proces potrwa zaledwie kilka chwil!
Faktura KSeF to e-faktura generowana w ramach Krajowego Systemu e-Faktur, która ma specjalny format XML i ujednoliconą strukturę narzuconą przez Ministerstwo Finansów. Inaczej nazywana jest fakturą ustrukturyzowaną.
Faktury w KSeF może wystawiać sam podatnik lub osoby oraz podmioty przez niego uprawnione, takie jak księgowy czy biuro rachunkowe.
Obowiązek wystawiania faktur w ramach KSeF wszedł w życie dla największych firm w lutym 2026 roku, a dla pozostałych przedsiębiorstw od kwietnia 2026 roku. Mikroprzedsiębiorcy zostaną objęci systemem w 2027 roku. Wszystkie firmy muszą już (od lutego 2026 r.) odbierać faktury w KSeF.
Aktualny status KSeF sprawdzisz na stronie status-ksef.pl. Monitorujemy tam dostępność wszystkich środowisk systemu — produkcyjnego, testowego i demo — z odświeżaniem co 60 sekund. Na status-ksef.pl pokazujemy też historię dostępności Krajowego Systemu e-Faktur z ostatnich 30 dni.
Podziel się nim ze znajomymi
