Faktury z kontrahentami zagranicznymi a Krajowy System e-Faktur

Od 2026 roku każdy polski przedsiębiorca, będzie miał obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowości będą wprowadzane etapami. Jaki wpływ mają wytyczne KSeF na rozliczenia z zagranicznymi kontrahentami? 

ważne

Ustawa o KSeF została przyjęta w lipcu 2025 roku. Będzie wprowadzana etapami – w lutym 2026 (duże firmy, obrót powyżej 200 mln zł w 2024 r.), w kwietniu 2026 (pozostali przedsiębiorcy) oraz w styczniu 2027 (najmniejsze firmy – do 10 tys. zł przychodów w miesiącu). Nowe przepisy dają możliwość m.in. wystawiania faktur w trybie offline.

Przeczytaj więcej o odroczeniu obowiązku KSeF.

Chcesz się dowiedzieć więcej o KSeF? Darmowa inFolinia inFaktu oferuje porady księgowych na temat e-faktur.

Faktury od zagranicznych kontrahentów

Krajowy System e-Faktur (KSeF) pozwala na elektroniczne wprowadzanie dokumentów do obiegu prawnego. Każdy polski przedsiębiorca będzie miał obowiązek wystawiania swoich faktur sprzedaży w postaci ustrukturyzowanego pliku XML. Będzie mieć również dostęp do faktur, jakie otrzymuje z tytułu zakupów od kontrahentów. Zminimalizuje to obieg papierowych dokumentów. Jest jednak mały kruczek: Krajowy System e-Faktur jest obowiązkowy tylko dla polskich przedsiębiorców. Zagraniczni kontrahenci nie będą korzystać z faktur ustrukturyzowanych. 

Dlatego, jeżeli otrzymasz fakturę od zagranicznego dostawcy, to nie zobaczysz jej w Krajowym Systemie e-Faktur. Nie masz też obowiązku wprowadzenia jej do systemu. Zgodnie z interpretacjami ministerstwa, Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie służy do raportowania faktur od zagranicznych dostawców. 

inFakt oferuje darmowy dostęp do KSeF. Przekonaj się, że nasz program do e-faktur jest prosty w obsłudze i wyjątkowo intuicyjny!

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Anna Kuczyńska

9.6 Znakomity

Cena od 249 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Marta Zakrzewska

10 Znakomity

Cena od 289 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Dorota Wojciechowska

9.5 Znakomity

Cena od 300 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

Faktury dla zagranicznych kontrahentów 

Inaczej jest w odniesieniu do faktur, które wystawiasz dla swoich zagranicznych odbiorców. Oczywiście Twój zagraniczny kontrahent nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Tym samym nie będzie mieć dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur i nie pobierze wystawionego przez Ciebie dokumentu. 

Pamiętaj jednak, że dla kontrahenta zagranicznego również musisz wystawić fakturę w KSeF. Następnie taką fakturę musisz przesłać do nabywcy poza Krajowym Systemem e-Faktur, na przykład w wiadomości e-mail. Dodatkowo trzeba oznaczyć tę fakturę kodem QR, który umożliwi dostęp do dokumentu oraz weryfikację zawartych w nim danych. W ten sposób dokument będzie miał format faktury ustrukturyzowanej, a Twój kontrahent otrzyma fakturę zwizualizowaną, wystawioną jak ze standardowego programu finansowo-księgowego. 

Przeskakiwanie pomiędzy różnymi systemami do fakturowania może zwiększyć ryzyko błędów. Są one łatwe do uniknięcia, jeśli masz jeden spójny kokpit do obsługi faktur dla klientów krajowych i zagranicznych. W wersji idealnej zapewnia on dodatkowo pełną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur, dzięki czemu łatwiej uniknąć przeoczeń. Jak to wygląda w praktyce? Zobacz jak działa inFakt zintegrowany z KSeF.