5 rzeczy, o których musisz wiedzieć, wystawiając fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur

Paulina Włodarczyk

Od 1 lipca 2024 r. czynni podatnicy VAT, będą zobowiązani do wystawiania ustrukturyzowanych faktur sprzedaży, za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). O czym musisz wiedzieć, gdy wystawiasz fakturę w KSeF? 

Data wystawienia dokumentu to moment jego przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur

Gdy wystawiasz fakturę sprzedaży, to uznaje się ją za wystawioną dopiero w momencie przekazania dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur. Dokument dostaje wtedy unikatowy numer ID, czyli numer KSeF, co jest potwierdzone w otrzymanym urzędowym poświadczeniu odbioru (UPO). 

Samo wygenerowanie faktury sprzedaży w programie finansowo-księgowym nie oznacza, że dokument został poprawnie wystawiony. Konieczne jest jeszcze przekazanie go do Krajowego Systemu e-Faktur. Jednocześnie pamiętaj, że data wystawienia dokumentu w Twoim programie do fakturowania, może być inna od daty jego wystawienia w Krajowym Systemie e-Faktur. 

box-icon

Uwaga

Jako sprzedawca musisz przechowywać numery KSeF dokumentów przesłanych do Krajowego Systemu e-Faktur, ponieważ są one potrzebne do ewentualnego wystawiania faktur korygujących.

Faktury ustrukturyzowane (e-Faktury) mają określoną budowę

Dokumenty, które przekazujesz do Krajowego Systemu e-Faktur, muszą być zgodne ze strukturą logiczną pliku XML. Oznacza to, że faktura musi mieć wypełnione wszystkie wymagane pola. W przeciwnym razie system odrzuci dokument. 

Faktura odrzucona nie będzie uznana za wystawioną. W takim wypadku musisz uzupełnić brakujące pola, a następnie ponownie przekazać dokument do Krajowego Systemu e-Faktur. Pamiętaj jednak, że w takim wypadku data wystawienia Twojego dokumentu, będzie inna niż w momencie pierwotnej wysyłki. Tylko dokument prawidłowo przekazany do Krajowego Systemu e-Faktur otrzymuje numer KSeF. 

box-icon

Uwaga

Oprócz pól obowiązkowych, w fakturze ustrukturyzowanej znajdują się również pola dobrowolne. Natomiast do faktury w Krajowym Systemie e-Faktur nie można dodać załączników. Wszelkiego rodzaju dodatkowe informacje możesz umieścić w stopce e-Faktury. Możesz przekazać je również w oddzielnej korespondencji poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Krajowy System e-Faktur nie weryfikuje błędów rachunkowych

Faktury ustrukturyzowane charakteryzują się jednakową formą, w postaci ujednoliconego formatu XML. Krajowy System e-Faktur będzie automatycznie sprawdzał, czy wystawiony przez Ciebie dokument jest zgodny ze strukturą logiczną oraz, czy dokument został wystawiony przez osobę do tego uprawnioną. Nie będzie natomiast kontrolować na przykład błędów rachunkowych. System nie rozpozna również błędnej stawki VAT, braku odpowiedniego kodu GTU, czy braku oznaczenia MPP. Dlatego w dalszym ciągu, to Ty musisz czuwać nad poprawnością faktury i jej zgodnością z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT. 

Pamiętaj, że wszelkiego rodzaju błędy na fakturze, która została już przekazana do Krajowego Systemu e-Faktur, poprawisz poprzez wystawienie faktury korygującej. Możesz wystawić nieograniczoną ilość faktur korygujących do jednego dokumentu sprzedaży. 

Zbiorcze przekazywanie faktur do Krajowego Systemu e-Faktur

Krajowy System e-Faktur pozwala na zbiorcze przekazywanie wystawionych dokumentów. Wysyłki takiej możesz dokonać za pomocą sesji interaktywnej lub wsadowej, czyli tworząc paczkę dokumentów. Należy jednak pamiętać, o ryzyku z tym związanym. 

Jeżeli chociaż jedna faktura będzie zawierała błędy w strukturze, to cała paczka dokumentów zostanie odrzucona. Tym samym wszystkie przesłane w niej faktury będą uznane za niewystawione

Brak konieczności informowania nabywcy o fakturze w Krajowym Systemie e-Faktur

Gdy wystawiasz fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, Twój kontrahent nie musi jej zaakceptować, aby była ona skuteczna. Nie musisz również informować nabywcy o wystawieniu faktury sprzedaży. 

Faktura ustrukturyzowana wystawiona dla danego nabywcy będzie automatycznie dostępna w Krajowym Systemie e-Faktur. Nie musisz również przekazywać nabywcy numeru identyfikującego daną fakturę. 

box-icon

Uwaga

Jeżeli wystawisz fakturę na błędnego nabywcę, konieczne jest wystawienie faktury korekty „do zera” z błędnym numerem NIP. Następnie przesłanie nowej faktury sprzedaży z poprawnymi danymi nabywcy. Nie ma możliwości wystawienia faktury korekty jedynie na niewłaściwy numer NIP.

Krajowy System e-Faktur niesie ze sobą wiele zmian w tym pozytywnych i tych, które są wyzwaniem. Znacznie łatwiej będzie ci się na niego przestawić, jeśli zaczniesz go używać teraz, zanim stanie się obowiązkowy. Zobacz jak działa KSeF w pełnej integracji z inFaktem! 

Zamów rozmowę z Księgowym inFaktu

Hasło musi zawierać:
  • 8 znaków lub więcej
  • Małe i wielkie litery
  • Przynajmniej jedną cyfrę
Dla bezpieczeństwa stwórz mocne hasło, którego nie używasz na innych stronach.
Paulina Włodarczyk
Księgowa inFakt. Księgowa z zamiłowania, a prywatnie żona i matka dwójki dzieci. Uwielbiam kryminały, a w pracy księgowego czuję się jak detektyw, który w świecie przepisów podatkowych znajduje właściwe rozwiązanie problemu. Moim najważniejszym celem jest pomoc w zrozumieniu skomplikowanej rzeczywistości podatkowej.