Z każdym rokiem faktury elektroniczne zyskują na popularności. W dalszym ciągu istnieje jednak grono przedsiębiorców, którzy nie są do nich przekonani. Po części wynika to z nieznajomości przepisów dotyczących wystawiania faktur online. Dlatego postanowiliśmy odpowiedzieć na podstawowe pytania dotyczące tego tematu.

Czy fakturę można wysłać e-mailem?

Nie ma żadnych przeciwwskazań, żeby przedsiębiorca po sporządzeniu faktury przesłał ją klientowi za pośrednictwem poczty elektronicznej. Możliwe jest też udostępnienie dokumentu w postaci linku do strony www, z której można go pobrać. Należy jednak wiedzieć, że w sytuacji, kiedy nabywca towaru czy też usługi zażąda faktury w formie papierowej, nie można mu jej odmówić.

Czy faktura w formacie PDF jest zgodna z prawem?

Postać w jakiej można wystawiać faktury elektroniczne często jest przedmiotem pytań ze strony przedsiębiorców. Poza możliwością odczytania przesłanego dokumentu przez odbiorcę, konieczny jest wybór formatu, który utrudnia ingerencję w treść pliku, a także próbę jego modyfikacji. Te wytyczne jak najbardziej spełniają faktury zapisane jako PDF-y. Przedsiębiorcy śmiało mogą się więc posługiwać tym formatem. Poza PDF-em gwarancję poprawności wystawienia faktury elektronicznej dają jeszcze pliki JPG, czy PNG.

blog-duze-podglad

Czy faktury elektroniczne różnią się pod kątem zestawu elementów od tych „papierowych”?

Nie ma tu żadnego rozróżnienia na faktury elektroniczne i wystawiane w inny sposób. W każdym przypadku faktura musi zawierać identyczny zestaw elementów. Co za tym idzie wymagane jest, by zawierały m.in. imiona i nazwiska albo nazwy tak sprzedawcy jak i nabywcy, numery NIP obu stron transakcji (chyba że kupujący to osoba prywatna), datę wystawienia, czy nazwę towaru lub usługi.

Czy klient musi zgodzić się na faktury elektroniczne?

Przedsiębiorca zawsze musi dostosować się do życzenia klienta. Tak też jest w sytuacji, gdy ten po pewnym czasie zmieni zdanie i zamiast faktur elektronicznych będzie chciał otrzymywać je w formie papierowej (działa to również w odwrotną stronę – przejścia z wersji papierowych na elektroniczne).

Czy muszę posiadać zgodę klienta zanim wyślę mu fakturę e-mailem?

Jeszcze jakiś czas temu przesłanie klientowi faktury elektronicznej wymagało nie tylko jego akceptacji, ale również potwierdzenia tego faktu. Dziś możliwa jest tzw. zgoda domniemana. Za taką uznaje się w sytuację, w której kupujący po prostu opłaca przesłaną mu e-mailem fakturę.

Jeżeli postąpi w taki sposób, można przyjąć, że wyraził zgodę na przesyłanie mu dokumentów w tej właśnie formie. Urzędnicy nie wymagają posiadania potwierdzenia wyrażenia zgody przez klienta.

Chcesz wystawiać faktury w prosty sposób?

  • Przetestuj inFakt za darmo, poznaj zalety prostej księgowości online.
  • Wystaw bezbłędną e-fakturę w minutę przez stronę www lub aplikację na smartfon.
  • 6 dni w tygodniu możesz pytać o radę naszych specjalistów przez email lub telefonicznie.
  • Rozliczaj się samodzielnie lub wybierz sprawdzonego księgowego.

Załóż testowe konto.

Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.