Niektórzy sprzedawcy (i nabywcy) nadal nie mają zaufania do faktur elektronicznych – z przyzwyczajenia i obawy przed nieznajomością przepisów wystawiają dokumenty papierowe. Albo po prostu nie znają zalet e-faktur. Nadszedł więc czas, by nadrobić zaległości. Poznajcie podstawowe zalety, jakie niesie ze sobą wystawianie faktur elektronicznych.

Czym są faktury elektroniczne?

Faktury elektroniczne to nic innego jak faktury przesłane do klienta w formie plików elektronicznych, najczęściej jako PDF. Jeśli taki plik z fakturą dotrze do klienta e-mailem lub zostanie mu udostępniony jako link, to nawet gdy go wydrukuje nadal będzie to faktura elektroniczna.

Takie dokumenty są w pełni zgodne z prawem i coraz częściej wypierają faktury papierowe. Dzieje się tak dlatego, że od paru lat nie trzeba zgody klienta na fakturę przesyłaną e-mailem. Jeśli otrzyma taką fakturę i nie zaprotestuje to przyjmuje się, że wyraża zgodę.

Na szczęście, faktury elektroniczne mają całą masę zalet!

1. Szybkie dostarczenie do klienta

Droga jaką musi przejść faktura elektroniczna jest zdecydowanie krótsza niż jej papierowego odpowiednika. Sprzedawca bowiem przesyła dokument ze swojego komputera na komputer klienta. W kilka sekund e-faktura trafia do adresata. Nie trzeba korzystać z usług poczty, ani tez samemu odwiedzać odbiorcy towaru lub usługi.

Co więcej korzystając z odpowiedniej aplikacji online fakturę można wystawić jeszcze w czasie spotkania z klientem i w tym samym momencie mu ją przesłać. Dzięki takiemu rozwiązaniu dokument w formacie elektronicznym da się wystawić i dostarczyć odbiorcy z każdego miejsca, w którym jest dostęp do Internetu.

2. Oszczędność – czasu i pieniędzy

Uzupełnienie koniecznych danych, wydrukowanie, a na koniec dostarczenie faktury do klienta osobiście lub pocztą – taki system może zajmować sporo czasu. To szczególnie widoczne w sytuacji, gdy firma się rozwija, rośnie liczba transakcji, a wraz z nią ilość czasu poświęconego na fakturowanie.

Do tego dochodzą koszty związane z zakupem koperty i znaczka, nie mówiąc już o tuszu potrzebnym do drukowania. W tym kontekście faktura elektroniczna to zdecydowanie oszczędniejsze rozwiązanie. Zamiast papieru, koperty i znaczka wystarcza e-mail z odpowiednim załącznikiem. A o kolejkach w banku czy na poczcie można zapomnieć.

3. Wygodne przechowywanie

Czy to faktura elektroniczna czy papierowa, przedsiębiorca zobligowany jest do jej przechowywania. Zgodnie z przepisami taki obowiązek istnieje przez okres 5 lat. Liczony jest od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, do którego dokument się odnosi.

Nawet w przypadku działalności, które wymagają wystawienia zaledwie kilku faktur w miesiącu, po 5 latach liczba przechowywanych dokumentów sięgnie kilkuset. A to wymaga wygospodarowania odpowiedniej ilości miejsca. W przypadku druków papierowych konieczne może się stać np. przeznaczenie osobnej szafki na segregatory z fakturami.

Jak to wygląda przy fakturach elektronicznych? Oczywiście trochę miejsca również jest potrzebne. Tyle, że na dysku komputera. A to zasadnicza różnica przemawiająca na korzyść e-faktur.

4. Ekologia

Według ostrożnych szacunków, żeby wydrukować obecną liczbę wystawianych w Polsce papierowych faktur konieczne jest przetworzenie ponad 250 tys. drzew. Dodatkowo przez roczną produkcję faktur zanieczyszcza się miliardy litrów wody. To liczby które mogą działać na wyobraźnię. Należy również pamiętać o sporej ilości energii zużytej do produkcji papieru.

Z kolei faktura w wersji elektronicznej to nie tylko wygodne i praktyczne rozwiązanie, ale także w dużej mierze proekologiczne. Na pewno docenią to przedsiębiorcy, którym zależy na ochronie środowiska.

5. Błyskawiczna zapłata

Faktura elektroniczna ma jeszcze jedną mało znaną zaletę.

Jako że jest to plik elektroniczny przesyłany e-mailem, nic nie stoi na przeszkodzie, aby razem z fakturą wysłać klientowi banalnie prosty sposób na zapłatę przelewem internetowym. Wystarczy dołączyć link do Szybkich Płatności.

Kiedy klient kliknie w link to dostanie dostęp do „bramki” płatności online, która łączy się z wybranym bankiem. Dostępna jest też płatność przez BLIK lub kartą kredytową. Może wykonać przelew bez podawania numeru konta i danych sprzedawcy, a środki trafią prosto na konto „spięte” z Szybkimi Płatnościami.

Szybkie Płatności znacznie ułatwiają i przyspieszają transakcje – są możliwe wyłącznie dla faktur elektronicznych. W przypadku faktury papierowej nie ma mowy o takiej formie błyskawicznej zapłaty.