Zdarzają się sytuacje w jakich pracownik musi udać się w delegację. Przysługuje mu z tego tytułu między innymi dieta, która jest częścią wynagrodzenia. Pojawia się pytanie – jak należy właściwie to rozliczyć w odniesieniu do ZUS i PIT?

Spis treści

W wcześniejszym artykule dokładniej odnosiłam się do przychodu pracownika i wskazałam na to, że wybrane składniki zostaną dokładniej omówione. W tym opracowaniu odniosę się do wynagrodzenia za czas podróży służbowej.

Podróż służbowa

W myśl art. 77(5) § 1. ustawy z dnia 26.06.1974 r. kodeks pracy – pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Jak wskazano w § 2. wysokość oraz warunki otrzymania tegoż wynagrodzenia są określane w drodze rozporządzenia.

Warto wskazać, że zgodnie z kodeksem pracownik ma obowiązek wykonywać polecenia pracodawcy, co oznacza że nie ma możliwości odmowy udziału w podróży służbowej. Stanowisko to zostało potwierdzone w wyroku sądu SN z 5.11.1998 r., I PKN 417/98 (OSNP 1999/24/781).

Za niestosowanie się do wytycznych pracodawcy, można zostać dyscyplinarnie zwolnionym – art. 52 § 1. pkt 1 kodeksu pracy.

Wyjątki

W kodeksie pracy zostały określone dwa przypadki, w których pracownik może nie wyrazić zgody na wyjazd. Ma to zastosowanie do :

  • pracownic w ciąży – art. 178 § 1. kodeksu
  • pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia – art. 178 § 2. kodeksu

– przy czym gdy te osoby wyrażą zgodę, to mogą odbyć podróż służbową.

podróż służbowa

Księgowi inFaktu Ocena Cena
Jadwiga Troczyńska
9.8 Znakomity
Cena od 220 zł netto / m-c
Zobacz ofertę
Izabela Tomczak-Dogońska
9.9 Znakomity
Cena od 298 zł netto / m-c
Zobacz ofertę
Zobacz wszystkich księgowych

PIT

Ważne w kontekście kolejnych informacji jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, ponieważ wskazane są w nimi minimalne kwoty, jakie pracownik powinien otrzymać z tytułu podróży służbowej.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – nie podlegają opodatkowaniu diety i inne należności za czas podróży pracownika do wysokości kwot określonych w wyżej wymienionym rozporządzeniu. Oznacza to, że jeśli pracodawca wypłacił pracownikowi kwoty wyższe niż te minimalne, to wówczas podlegają one opodatkowaniu. Przykładowo dieta za jeden dzień podróży krajowej wynosi 30 zł. Jeśli pracodawca wypłaci pracownikowi kwotę 50 zł, to opodatkowaniu podlega kwota 20 zł.

ZUS

W świetle art. 21 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych zostało określone rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, które wskazuje na to iż nie stanowią podstawy wymiaru składek emerytalnej i rentowej, a co za tym idzie także wypadkowej i chorobowej – diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach. Zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych – składki zdrowotnej także się nie opłaca w takiej sytuacji.

Zatem analogicznie jak w PIT, jeśli pracodawca zapłaci pracownikowi więcej niż minimum, to od nadwyżki wyliczane i opłacane będą składki ZUS.