Register modal

Przedsiębiorca, którego klientami są osoby prywatne może zostać zobowiązany do instalacji kasy fiskalnej. Oczywiście o ile nie przysługuje mu żadne zwolnienie. Jeśli jednak straci zwolnienie ze stosowania kasy lub po prostu nigdy go nie posiadał (ze względu na rodzaj działalności) urządzenie musi zainstalować. Ile czasu ma przedsiębiorca na wywiązanie się z tego obowiązku?

Charakter działalności może sprawić, że kasa jest konieczna od pierwszego dnia

Zgodnie z przepisami konieczność ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej spoczywa na przedsiębiorcach sprzedających usługi i produkty osobom prywatnym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Dla części firm obowiązek zakupu i zainstalowania kasy narzucony jest odgórnie, a wynika z charakteru działalności.

Tym samym nie mają oni możliwości skorzystania ze zwolnienia. Odnosi się to m.in. do działalności, które polegają na sprzedaży:

  • sprzedaży płyt CD, płyt DVD, taśm magnetycznych, dyskietek, kart pamięci, które zwierają dane lub oprogramowanie komputerowe (w tym również sprzedawanych łącznie z licencją na użytkowanie),
  • sprzedaży sprzętu radiowego, telewizyjnego, telekomunikacyjnego, fotograficznego,
  • sprzedaży części samochodowych,
  • sprzedaży wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i alkoholu, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%.

W przypadkach, dla których kasa fiskalna jest obligatoryjna używanie kasy fiskalnej należy rozpocząć od momentu rozpoczęcia działalności.

A kiedy ewidencjonowanie za pomocą kasy musi rozpocząć przedsiębiorca wykonujący sprzedaż zwolnioną, który jednak decyduje się handlować towarami, które odgórnie podlegają obowiązkowi zakupu i używania kasy? Oczywiście, w takiej sytuacji traci zwolnienie. Istotne jest jednak to, że traci je od razu. Nie ma żadnego „okresu przejściowego”.

Zgodnie z przepisami, jest on zobligowany do zakupy oraz instalacji urządzenia jeszcze przed pierwszą sprzedażą. Co za tym idzie w przypadku, kiedy kasy nie zainstaluje takiej sprzedaży nie może prowadzić.

Utrata zwolnienia ze względu na obrót – co dalej?

Przedsiębiorca ma możliwość zwolnienia ze stosowania kasy również ze względu na limit. Aktualnie obowiązują zasady zgodnie z którymi nie trzeba instalować tego urządzenia, jeśli limit obrotu na rzecz osób prywatnych nie przekroczył 20 tys. zł rocznie. Odnosi się to zarówno do przedsiębiorców, którzy kontynuują, jak i rozpoczynają prowadzenie działalności. W tym drugim przypadku limit liczony jest jednak proporcjonalnie w stosunku do czasu istnienia firmy.

Tym samym przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia na podstawie kwoty limitu musi prowadzić ewidencję sprzedaży. Dzięki temu wiadome jest, w którym momencie konieczna jest instalacja kasy. Z drugiej strony ewidencja pozwala udowodnić prawo do zwolnienia w przypadku kontroli.

Co się dzieje, kiedy przedsiębiorca przekroczy wspomniany limit 20 tys. zł? Oczywiście traci zwolnienie i jest zobowiązany do instalacji kasy. Jednak nie musi kupować i stosować kasy fiskalnej od razu – w przeciwieństwie do sytuacji opisanej powyżej. Musi to zrobić po upływie dwóch miesięcy, licząc od pierwszego dnia następnego miesiąca, po miesiącu, w którym limit został przekroczony.

W jakim terminie zainstalować kasę po utracie zwolnienia ze względu na sposób zapłaty?

Zwolnienie z obowiązku stosowania kasy fiskalnej możliwe jest również ze względu na sposób zapłaty. Żeby było to możliwe sprzedaż musi spełniać łącznie dwa warunki:

  • opłacana jest za pośrednictwem banku, np. przelewem, zaliczeniem pocztowym, czy kartą kredytową,
  • przedsiębiorca musi być w stanie wskazać która płatność dotyczy danej transakcji (w tym celu należy prowadzić ewidencję, z której to wynika).

W przypadku niespełnienia, któregoś z tych obowiązków nie trzeba od razu instalować kasy fiskalnej. Należy wcześniej sprawdzić czy zwolnienie nie jest możliwe choćby ze względu na limit. Jeśli przedsiębiorca go nie przekroczył, urządzenia nie musi instalować. W przeciwnym wypadku musi to zrobić w ciągu dwóch miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym przekroczył limit dający prawo do zwolnienia. Tak, jak w sytuacji powyższej.

Z powyższych zasad wynika, że przedsiębiorca może mieć nawet trzy miesiące na zainstalowanie kasy fiskalnej. Stanie się tak np. wówczas, gdy prawo do zwolnienia straci pierwszego dnia miesiąca. Nie odnosi się to do sytuacji, kiedy stosowanie kasy należy rozpocząć przed pierwszą sprzedażą.

Oczywiście z koniecznością ewidencjonowania przy użyciu kasy fiskalnej wiążą się również inne obowiązki. Wśród najważniejszych należy wymienić zlecenie uprawnionemu serwisowi wykonania przeglądu technicznego kasy nie rzadziej niż co dwa lata, konieczność przechowywania raportów przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego, wydawanie klientom paragonów, czy sporządzanie raportów dobowych.

Jeśli przedsiębiorca nie dopełni obowiązku związanego z przeglądem technicznym może zostać zmuszony do zwrotu ulgi na zakup kasy.

Załóż bezpłatne konto i korzystaj!

  • Dzwoń do księgowych inFaktu – kiedy tylko potrzebujesz
  • Czytaj przydatny newsletter
  • Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!

Załóż konto