Coraz więcej urzędów umożliwia złożenie złożenie dokumentów elektronicznie (np. za pomocą Profilu Zaufanego). Prawidłowe złożenie dokumentu drogą elektroniczną zawsze powinno zostać potwierdzone przez zwrotny dokument czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Czym jest UPO i dlaczego to takie ważne?

Urzędowe Poświadczenie Odbioru czyli tzw. UPO to dokument, który stanowi potwierdzenie otrzymania wniosku przez właściwy podmiot administracyjny. Platforma ePUAP, która za pomocą Profilu Zaufanego umożliwia składanie pisma drogą elektroniczną, generuje UPO automatycznie. Nie ma znaczenia, jakie konkretnie dokumenty złożyliśmy. Mogliśmy złożyć roczną deklarację PIT lub deklarację VAT czy niosek o otrzymanie świadczenia 500+. We wszystkich tych przypadkach finalizację złożenia dokumentu stanowi UPO.

Gdy wysyłamy dokumenty za pośrednictwem Poczty Polskiej musimy pamiętać o potwierdzeniu odbioru. UPO jest odpowiednikiem takiego potwierdzenia dla dokumentów składanych online. Posiadanie UPO lub potwierdzenia odbioru jest dowodem złożeniem dokumentu osobiście w urzędzie.

Jakie informacje zawiera UPO?

W Urzędowym Poświadczeniu Odbioru najdziemy m.in.:

  • nazwę podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument elektroniczny lub który doręcza dokument,
  • datę i godzinę wprowadzenia albo przeniesienia dokumentu elektronicznego do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego,
  • datę i godzinę wygenerowania UPO.

Kiedy mogę pobrać UPO?

W przypadku zeznania podatkowego UPO można pobrać dopiero po weryfikacji dokumentu np. zeznania podatkowego. Deklaracja jest bowiem sprawdzana pod względem identyfikacyjnym, formalnym i rachunkowym. Ostatecznie musi mieć nadany status 200, który oznacza, że przetwarzanie dokumentu zostało zakończone poprawnie.

W przypadku innych dokumentów UPO jest najczęściej generowane od razu po wysyłce, gdy tylko system potwierdzi, ze dokument został prawidłowo dostarczony do podmiotu.

Kiedy może mi się przydać UPO?

Poświadczenie odbioru może się przydać w razie ewentualnej kontroli skarbowej lub w każdej innej sprawie, jako dowód prawidłowego złożenia dokumentu informujący o dacie jego wpływu. Bez względu na sposób, w jaki składamy roczne zeznanie podatkowe PIT, UPO trzeba przechowywać przynajmniej przez 5 lat, czyli aż do przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak pobrać UPO w przypadku wysyłki PIT?

Jeśli wysyłaliśmy PIT z programu zainstalowanego na komputerze – sprawdźmy w nim status wysyłki. Zwykle będzie to status 200 i w programie znajdziemy link do pobrania UPO.

Aby otrzymać UPO musisz posiadać numer referencyjny (albo Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia – UPP) – czyli numer identyfikujący wysyłkę deklaracji do organu państwa. Posiadając ten numer, możesz uzyskać UPO również przez stronę Ministerstwa Finansów.

Co jeśli nie znamy numeru referencyjnego? Możemy skontaktować się z działem technicznym systemu e-deklaracje. Na adres info.e-deklaracje@mf.gov.pl należy wysłać prośbę o odtworzenie numeru referencyjnego na podstawie numeru PESEL/NIP. Konieczne jest wskazanie rodzaju wysłanej deklaracji oraz daty wysyłki.

Można też zupełnie tradycyjnie skontaktować się ze swoim urzędem skarbowym, z prośbą o ustalenie, czy PIT został dostarczony. Urzędnik na podstawie danych podatnika może zweryfikować, czy deklaracja podatkowa jest w systemie. Podatnik może uzyskać UPO, czy nawet prosić o wydanie uwierzytelnionego odpisu PIT. W tej sytuacji trzeba się jednak liczyć z koniecznością wniesienia opłaty skarbowej.

Jeśli rozliczasz PIT z inFaktem lub w Twoim imieniu wysyła go jeden z naszych księgowych, również otrzymasz Urzędowe Poświadczenie Odbioru, które należy zachować.

Czy UPO zawiera dane wrażliwe?

Dane wrażliwe są to dane osobowe wymagające szczególnej ochrony, dotyczą strefy prywatności, a nawet intymności człowieka i wymagają szczególnej ochrony. W myśl tej definicji prawnej UPO nie zawiera danych osobowych, gdyż nr PESEL – wbrew błędnemu przekonaniu wielu ludzi – nie jest daną osobową.

Dziennikarka i filmoznawczyni, koordynatorka projektów branżowych, specjalistka ds. promocji, social media manager.