Uprawnienia w Krajowym Systemie e-Faktur
W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) uprawnienia do korzystania z systemu mogą mieć przedsiębiorcy wystawiający faktury, oraz inne podmioty wskazane przez przedsiębiorcę… i nie tylko. Uprawnienia dotyczą przede wszystkim dostępu i operacji, które można wykonywać w Krajowym Systemie e-Faktur, a o ich zakresie decyduje przedsiębiorca podczas nadawania uprawnień.
ważne
Ustawa o KSeF została przyjęta w lipcu 2025 roku. Będzie wprowadzana etapami – w lutym 2026 (duże firmy, obrót powyżej 200 mln zł w 2024 r.), w kwietniu 2026 (pozostali przedsiębiorcy) oraz w styczniu 2027 (najmniejsze firmy – do 10 tys. zł przychodów w miesiącu). Nowe przepisy dają możliwość m.in. wystawiania faktur w trybie offline.
Przeczytaj więcej o odroczeniu obowiązku KSeF.
Chcesz się dowiedzieć więcej o KSeF? Darmowa infolinia inFaktu oferuje wsparcie księgowych na temat e-faktur.
Kto może korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) mogą korzystać:
- przedsiębiorcy
- podmioty wskazane przez przedsiębiorcę, np. pracownik administracji, biuro rachunkowe
- komornicy sądowi i organy egzekucyjne
- osoby fizyczne wskazane przez komornika lub organ egzekucyjny
- osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA o nadaniu uprawnień do korzystania z KSeF przez przedsiębiorca lub organy egzekucyjne
- pozostałe podmioty wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom
KSeF w inFakcie możesz mieć za 0 zł. Darmowy program do e-faktur udowodni, że ich obsługa jest prosta i wyjątkowo intuicyjna.
Rodzaje uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur
Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wyróżnia trzy rodzaje uprawnień do korzystania z systemu
- nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z systemu
- wystawianie lub dostęp do faktur ustrukturyzowanych
- wystawianie faktur w imieniu sprzedawcy w ramach samofakturowania (jeśli została zawarta wcześniej umowa w tej kwestii)
Uwierzytelnienie w Krajowym Systemie e-Faktur
Podmioty posiadające uprawnienie mogą dokonać uwierzytelnienia w Krajowym Systemie e-Faktur poprzez
- kwalifikowany podpis elektroniczny
- kwalifikowaną pieczęć elektroniczną
- podpis zaufany
- ciąg znaków alfanumerycznych wygenerowany przez KSeF (token)
Jak nadać uprawnienia w Krajowym Systemie e-Faktur
Nadawanie, dokonywanie zmian lub odbieranie uprawnień jest możliwe na dwa sposoby
- elektronicznie – za pomocą oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl)
- w formie papierowej – przez złożenie zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień ZAW-FA do właściwego naczelnika urzędu skarbowego
Uprawnienia w Krajowym Systemie e-Faktur: jakie informacje przygotować
Uzyskanie uprawnień w ramach Krajowego Systemu e-Faktur wymaga podania konkretnych informacji
- NIP przedsiębiorcy/podatnika
- dane podmiotu/osoby fizycznej, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie
- NIP lub PESEL
- imię i nazwisko lub nazwa podmiotu
- w przypadku osoby fizycznej data urodzenia
- numer serii dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej
- unikalne dane identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny uprawnionej osoby fizycznej, gdy podpis nie zawiera NIP i PESEL
- rodzaj uprawnienia, które zostały opisane powyżej
- informacje, czy podmiot lub osoba fizyczna, której nadawane jest uprawnienie jest przedstawicielem podatkowym
Uprawnienia są ważne zaraz po przetworzeniu dyspozycji w zgłoszeniu elektronicznym. Z kolei uprawnienia nadawane poprzez zawiadomienie ZAW-FA muszą zostać wprowadzone do systemu przez właściwy urząd skarbowy. Następnie zawiadomienie zostaje zweryfikowane i odpowiednio nadane.
Krajowy System e-Faktur pozostawia dla przedsiębiorcy wybór, czy chce samodzielnie nadawać uprawnienia wyznaczonym osobom fizycznym, także poza własną organizacją, czy decyduje się wskazać podmiot uprawniony do wystawiania lub otrzymywania faktur i umożliwiać dodatkowo pośrednie przekazywanie uprawnień. Zobacz jak działa pełna integracja inFakt i KSeF.
Zamów rozmowę z Księgowym inFaktu
Podziel się nim ze znajomymi
