Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentów księgowych standardowo przez okres 5 lat. W szczególnych przypadkach może on ulec znacznemu wydłużeniu – na przykład w sytuacji, kiedy firma wykazuje stratę.

Zasady rozliczania straty z działalności

Ze stratą mamy do czynienia, kiedy w konkretnym roku podatkowym suma kosztów uzyskania przychodów okazuje się wyższa od sumy uzyskanych przychodów.

Jeżeli wykazujemy stratę, to mamy możliwość odliczania jej od dochodu w ciągu kolejnych 5 lat podatkowych.

Musimy jednak spełnić kilka warunków. Po pierwsze, strata może pomniejszać tylko dochody, które pochodzą z tego samego źródła.

Po drugie, jednorazowo (czyli podczas jednego rocznego rozliczenia) możliwe jest odliczenie tylko 50% wysokości straty.

Jeżeli chodzi o sam moment odliczenia straty z lat ubiegłych, przepisy nie precyzują, jak to robić. Poprawne będzie zatem zarówno rozliczanie jej w zeznaniu rocznym, jak też pomniejszanie dochodu na bieżąco, w trakcie roku podatkowego.

A co z sytuacją, kiedy odliczymy stratę przed zamknięciem roku, a ostatecznie okaże się, że za bieżący rok również wykazujemy stratę i nie możemy zastosować odliczenia? W tym przypadku „zaliczkowo” odliczona kwota zostanie odliczona w dalszych okresach rozliczeniowych.

Jak rozliczyć stratę z działalności?

Jak długo trzymać dokumenty księgowe dotyczące straty?

Jak widać, osiągnięcie straty w jednym roku podatkowym może wiązać się ze zmianą wysokości podatku do zapłacenia w kolejnych latach.

Dlatego 5-letni termin przechowywanie dokumentów księgowych nie zawsze okazuje się tutaj adekwatny. Kluczową kwestią jest w tym przypadku czas przedawnienia zobowiązania podatkowego, który tym razem może wynosić znacznie więcej niż okres pięciu lat od momentu złożenia rozliczenia podatkowego, w którym wykazaliśmy stratę.

Strata to obowiązek dłuższego przechowywania dokumentów księgowych!

Nawet 10 lat przechowywania dokumentacji straty z działalności

Organy podatkowe stosują interpretację, według której strata podatkowa przedstawiona jest jako element kalkulacyjny podatku we wszystkich latach podatkowych, w których decydujemy się na jej odliczenie.

W praktyce oznacza to, że konieczne jest przechowywanie księgi oraz dokumentów podatkowych przez okres 5 lat, liczony od końca roku podatkowego, w którym minie termin płatności podatku za ostatni rok odliczania straty.

Przykład: Stratę rozliczono po raz ostatni w 2015. Termin zapłaty podatku mija w 2016. Dokumentację dotyczącą straty należy przechowywać przez kolejnych 5 lat, czyli do końca 2021 roku.

Przez cały ten czas przechowujemy księgi i dokumenty dotyczące zarówno tych lat, w których wystąpiła strata, jak też tych, kiedy była ona odliczana.

Dzięki temu organy podatkowe mają możliwość weryfikowania wysokości straty, która ma przecież istotny wpływ na wysokość płaconego przez podatnika podatku.

Załóż bezpłatne konto i korzystaj!

  • Kontaktuj się z księgowymi od poniedziałku do soboty w godzinach 7-22
  • Czytaj praktyczny newsletter
  • Testuj księgowość online i fakturowanie – za darmo!

Załóż konto

Jeśli potrzebujesz pomocy przy rozliczaniu straty, skontaktuj się z nami. Do dyspozycji jest adres a-mail: info@infakt.pl.