Rozliczenie faktury kosztowej w podatku dochodowym po wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur
W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) dokumenty są wystawione w czasie rzeczywistym. Ma to wpływ na moment odliczenia podatku VAT od faktury za zakup. Czy Krajowy System e-Faktur zmienia również zasady rozliczania wydatków w kosztach podatkowych?
Krajowy System e-Faktur a rozliczenie wydatku w podatku dochodowym
Krajowy System e-Faktur regulowany jest w przepisach ustawy o VAT. Tym samym nie wpływa na prawo do rozliczenia wydatku w podatku dochodowym. W dalszym ciągu, podczas klasyfikacji kosztów podatkowych musisz określić, czy dany wydatek jest
- związany z prowadzoną działalnością gospodarczą i poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia jego źródła – pomiędzy kosztem a przychodem, musi istnieć bezpośredni lub pośredni związek przyczynowo-skutkowy
- racjonalny – możliwy do uzasadnienia i udowodnienia
- prawidłowo udokumentowany – na przykład za pomocą faktury
- nieuwzględniony na liście kosztów zabronionych
Krajowy System e-Faktur a koszty
Przepisy Krajowego Systemu e-Faktur nie zmieniają również zasad, co do tego, kiedy wydatek może zostać potraktowany jako koszt. Wpływają jednak na większą przejrzystość, faktycznych dat na dokumencie. Musisz pamiętać, że fakturę po stronie nabywcy uznaje się za otrzymaną, gdy otrzyma ona numer Krajowego Systemu e-Faktur. Data ta może być natomiast inna od daty wystawienia dokumentu przez sprzedawcę, gdyż ta jest datą przesłania faktury do KSeF. Właśnie o tych datach, które będą jasno określone, musisz pamiętać podczas księgowania kosztów.
Koszty w KPiR a Krajowy System e-Faktur
Jeżeli prowadzisz Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów to masz prawo rozliczać koszty na dwa sposoby
- metoda uproszczona (kasowa) – koszty księgujesz w dacie wystawienia dokumentu. Najważniejsze dla Ciebie jest to, kiedy dokument otrzymał nadany numer Krajowego Systemu e-Faktur. To według tej daty zaliczysz wydatek do kosztów podatkowych. Będzie to niezależne od daty wystawienia dokumentu przez sprzedawcę
- metoda memoriałowa – ponoszone koszty należy podzielić na koszty bezpośrednie i pośrednie. Ważna jest również data wystawienia dokumentu, czyli dzień nadania numeru w Krajowym Systemie e-Faktur. Dodatkowo musisz pamiętać o rozdzieleniu kosztów pośrednich, na rok podatkowy, którego dotyczą
Przy księgowaniu kosztów w KPiR szczególnie ważna jest kolumna 10. W niej zaksięgujesz nabyte towary i materiały. Ewidencja tych zakupów powinna odbywać się w momencie ich otrzymania, niezależnie od tego czy masz już fakturę. Tutaj rozbieżność w datach może komplikować rozliczenie.
Przykład
31 sierpnia nabywasz towar i tego dnia Twój kontrahent również wystawia fakturę zakupu w swoim programie. Faktura jest wysłana do KSeF dopiero 1 września. Ostateczną datą wystawienia dokumentu jest zatem 1 września. W takim przypadku dostawę towaru w kolumnie 10 KPiR wykażesz w sierpniu, ponieważ wówczas była fizyczna dostawa towaru, natomiast VAT od tej transakcji odliczysz dopiero w pliku JPK_VAT za wrzesień.
Koszty w Księgach Handlowych a Krajowy System e-Faktur
Podobnie jak w przypadku KPiR, księgowanie kosztów w pełnej księgowości odbywa się z wykorzystaniem dwóch zasad
- zasada memoriału – koszty uznaje się za poniesione w momencie ich wystąpienia, a nie wydatku pieniężnego. W kontekście KSeF oznacza to, że jeżeli otrzymasz fakturę dokumentującą zakup do 20-tego dnia następnego miesiąca, to możesz ująć ją do rozliczenia miesiąca poprzedniego
Przykład
29 czerwca Twoja spółka skorzystała z usługi prawniczej. Fakturę otrzymałeś 30 czerwca, a numer KSeF na dokumencie został nadany 1 lipca. W takim przypadku fakturę do kosztów zaksięgujesz w czerwcu, natomiast VAT odliczysz dopiero w lipcu.
- zasada współmierności kosztów – koszty muszą być rozliczone w tym samym okresie co otrzymane przychody. Wiąże się to z koniecznością zaksięgowania kosztów do roku, którego dotyczą. Czyli, jeżeli zakup dotyczy roku poprzedniego to data wystawienia w KSeF z roku bieżącego nie ma znaczenia.
Czy masz już wszystko, co potrzebne, by przenieść się, do Krajowego Systemu e-Faktur? Zobacz jak działa inFakt z pełną integracją KSeF.
Zamów rozmowę z Księgowym inFaktu
Podziel się nim ze znajomymi
