Faktura VAT wystawiona, a klient nie płaci? Następnym razem warto pomyśleć o fakturze proforma. Dowiedz się, jakie korzyści wynikają z jej zastosowania.

Faktura proforma – kilka słów przypomnienia

O tym, czym jest faktura proforma pisaliśmy już wcześniej. Warto podkreślić, że można ją wystawić przed dostawą lub wykonaniem usługi i ma na celu zobrazowanie oferty potencjalnemu klientowi. Dzięki niej nabywca może zapoznać się z dowodem zakupu jeszcze przed jego oficjalnym wystawieniem.

Przepisy w naszym kraju nie regulują kwestii związanych z wystawianiem faktur proforma. Jednak są one chętnie wykorzystywane przez przedsiębiorców. Należy pamiętać o tym, że dokument ten nie zwalnia z obowiązku wystawienia normalnej faktury, którą sporządza się do siedmiu dni po dostarczeniu towaru lub wykonaniu usługi. Dopiero fakturę VAT można uwzględnić w rozliczeniach księgowych. Po co więc przysparzać sobie dodatkowej pracy związanej z wypełnianiem faktur proforma?

Korzyści z zastosowania faktury proforma:

  • w prosty i przejrzysty sposób informuje potencjalnego klienta o szczegółach oferty i ewentualnych płatnościach
  • ułatwia prowadzenie działalności gospodarczej – nie trzeba jej korygować w przypadku wycofania się nabywców z transakcji (w przeciwieństwie do faktur VAT)
  • w przypadku braku odpowiedzi ze strony klienta na przedłożoną mu fakturę proforma tak naprawdę nic się nie dzieje – przedsiębiorca nie musi regulować podatku VAT
  • wpływa na wzrost bezpieczeństwa transakcji dla obu stron – przed wystawieniem faktury proforma nie trzeba wydawać towaru lub płacić za usługę

Faktura proforma a umowa

Jeżeli faktura proforma zostanie zaakceptowana i podpisana przez klienta, pod względem prawnym staje się ona tak samo ważna jak umowa na piśmie. Może być także dowodem w sprawie sądowej. Warto po nią sięgnąć podczas rozprawy – np. gdy będziemy chcieli wykazać, że klient zobowiązał się do zapłaty określonej sumy.

Czy faktura proforma pociąga za sobą jakieś konsekwencje prawne?

Oddajmy głos ekspertowi:

Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym i jej wystawienie nie pociąga za sobą żadnych konsekwencji podatkowych. Co za tym idzie, nie wpisuje się jej do Księgi Przychodów i Rozchodów i nie odlicza się także VAT-u na jej podstawie. Faktura proforma najczęściej ma charakter informacyjny, bo w prosty sposób przedstawia odbiorcy szczegóły płatności. Przedsiębiorca wystawiający taką fakturę powinien dla zabezpieczenia swoich interesów podpisać z klientem wcześniejszą umowę. W razie jakichkolwiek kłopotów będzie ona podstawą do dochodzenia należności wyszczególnionych w fakturze proforma – mówi Karol Krzysztoń, prawnik w firmie inFakt.

Pamiętajcie, że dzięki naszej usłudze Fakturowanie możecie szybko wystawić fakturę VAT na podstawie wcześniej utworzonej proformy. Aby to zrobić, wystarczy otworzyć edycję wystawionej proformy i w menu po prawej kliknąć w opcję: Zmień na fakturę VAT. Rzecz jasna, klienci Księgowości All Inclusive i Self Service także mogą wystawiać proformy – dokładnie w ten sam sposób. Prawda, że proste?

Wystaw fakturę proforma w inFakcie!

  • Dzwoń do księgowych inFaktu – kiedy tylko potrzebujesz
  • Czytaj praktyczny newsletter dla przedsiębiorców
  • Wystawiasz faktury proforma w PDF – za darmo!

Załóż konto