Czasami zdarza się iż przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą opóźnia się       z płatnością za towary handlowe lub usługi zakupione w ramach prowadzonej działalności. Sprzedawcy wówczas za nieopłaconą w terminie należność wystawiają noty odsetkowe, w których naliczane są odsetki karne za nieterminową spłatę zobowiązania głównego. Jak dokonać rozliczenia w kosztach takich zobowiązań odsetkowych??

Które należność uboczne z not odsetkowych przedsiębiorca może uwzględnić w kosztach swojej działalności gospodarczej??

Nie wszystkie noty odsetkowe przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za koszty uzyskania przychodów uznaje się takie wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub też zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu.

Na postawie powyższego przepisu, wydatki przedsiębiorcy poniesione na zapłatę należności głównej oraz na zapłatę odsetek za ich nieterminowe płatności ponoszone są w celu zabezpieczenia źródeł przychodu, gdyż nieuregulowanie powyższych zobowiązań może spowodować rozpoczęcie postępowań sądowych a w skrajnych przypadkach nawet konieczność likwidacji firmy dłużnika.

W związku z tym noty odsetkowe od zobowiązań głównych związanych z działalnością przedsiębiorcy jeżeli zostały opłacone podlegają uwzględnieniu w kosztach firmy. Ustawodawca tej kategorii odsetek nie wyłączył z możliwości ujęcia przez przedsiębiorcę w kosztach uzyskania przychodów.

Niektórych odsetek jednak przedsiębiorca nie może uwzględnić w kosztach działalności gospodarczej.

Jak wynika z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych odsetkami  nie stanowiącymi koszt uzyskania przychodu dla przedsiębiorcy są:

  • Odsetki podatkowe odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat, ale tylko należności budżetowych i innych należności do których stosuje się przepisy Ordynacji. Fiskus obciąża podatnika odsetkami w przypadku nieterminowego opłacenia:
  • podatków,
  • składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne,
  • opłat za usługi w zakresie reklamy alkoholu i zezwolenie na sprzedaż alkoholu,
  • opłaty za rekultywację gruntów,
  • opłaty za korzystanie ze środowiska,
  • cła.

Zgodnie z  art. 23 ust. 1 pkt. 18 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,  ustawodawca stwierdził, iż tego typu obciążenia nigdy nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu, dla przedsiębiorcy  niezależnie od tego czy zostały one zapłacone. Odsetki podatkowe stanowią dla podatnika pewnego rodzaju karę za nieterminowe uregulowanie należności na rzecz skarbu państwa.

  • odsetki od zobowiązań głównych naliczone lecz niezapłacone przez przedsiębiorcę

Z przepisów ustawy o podatku dochodowym wynika, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów naliczonych, lecz niezapłaconych albo umorzonych odsetek od zobowiązań, w tym również  odsetek od pożyczek czy  kredytów.

  • Odsetki od zobowiązań przedawnionych lub umorzonych,

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie są kosztem podatkowym, odsetki od zobowiązań przedawnionych lub umorzonych.

Przedsiębiorca może zatem ująć w kosztach podatkowych jedynie  płatność za  odsetki tylko i  wyłącznie nieprzedawnionych.

 

Warunki jakie musi spełnić przedsiębiorca aby ująć w kosztach działalności płatności wynikające z not odsetkowych

Aby notę odsetkową nałożoną na przedsiębiorcę można było zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów muszą być spełnione łącznie następujące wymogi:

  • Przedsiębiorca musi otrzymać dokument od kontrahenta wzywający go do zapłaty odsetek za zwłokę.
  • Należność główna, za której nieterminową zapłatę przedsiębiorca otrzymał notę odsetkową musi być związana z jego działalnością gospodarczą.
  • Nota odsetkowa nie dotyczy nieterminowych wpłat należności budżetowych.
  • Przedsiębiorca dokonał zapłaty za wystawioną notę odsetkową.
  • Odsetki nie uległy przedawnieniu ani umorzeniu.

Jak wynika z powyższego sam fakt otrzymania noty odsetkowej nakładający na przedsiębiorcę obowiązek zapłaty odsetek nie daje mu możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu.

Również moment uregulowania głównej kwoty zobowiązania, za nabywane przez przedsiębiorcę towary i usługi, związane bezpośrednio z prowadzoną przez niego działalnością, nie ma wpływu na możliwość oraz datę rozliczenia w kosztach odsetek za zwłokę.

Zatem odsetki za nieterminowe pokrycie zobowiązania głównego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów dopiero wówczas, gdy zostały one zapłacone. Tym samym stają się one kosztem rozliczanym w sposób kasowy tj. w dacie  ich uregulowania, bez względu na to, czy noty zostały wystawione w latach poprzednich, o ile nie uległy one przedawnieniu. Dlatego też, jeśli przedsiębiorca chce pomniejszyć podstawę opodatkowania o odsetki, może to zrobić dopiero w dacie ich opłacenia.

Nota odsetkowa podstawą wpisu w PKPiR

Nota odsetkowa za nieterminową zapłatę powinna być zaksięgowana w dacie zapłaty czyli tzw. metodą kasową, a nie w dacie otrzymania noty odsetkowej od wierzyciela.

Sposób zaksięgowania noty odsetkowej zależy od danych jakie są na niej wykazane.

W rozporządzeniu w sprawie prowadzenia PKPiR, ustawodawca nie wymienił wprost not obciążeniowych jako dowodów księgowych, więc co do zasady nie mogą one dokumentować kosztów uzyskania przychodów.  Organy podatkowe potwierdzają jednak, podstawą wpisu wydatków związanych z działalnością przedsiębiorcy w KPIR winny być inne dokumenty, o których mowa w paragrafie 13 pkt 5 ww. rozporządzenia, jeżeli zawierają dane, o których mowa w paragrafie  12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia. Jeżeli zatem nota obciążeniowa, zawiera ww. dane, a przedsiębiorca nie jest w stanie uzyskać na udokumentowanie poniesionych kosztów innych dowodów np. faktur, to nota ta może stanowić podstawę do wpisu kosztów w PKPiR.

W świetle powyższego Przedsiębiorca zapłaconą notę odsetkową od należności głównej związanej z jego działalnością gospodarczą ewidencjonuje w kolumnie 13 PKPiR  „Pozostałe wydatki”., na podstawie noty jeżeli zawiera ona dane wymienione w paragrafie 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia, bądź na podstawie dowodu wewnętrznego.

Do noty należy dołączyć dowód zapłaty odsetek.