Metoda kasowa pozwala rozliczyć VAT dopiero po otrzymaniu płatności od klienta. Dzięki temu przedsiębiorca może zachować płynność finansową, bo ma pewność, że nie zapłaci z własnej kieszeni VAT-u przed otrzymaniem pieniędzy od kontrahenta. Jednak metoda kasowa nie w każdym przypadku jest korzystna dla małych firm. Sprawdź dla kogo to niezłe rozwiązanie, a kto powinien go unikać.

Na czym polega metoda kasowa rozliczania VAT?

Istotą metody kasowej rozliczania VAT jest przesunięcie momentu powstania obowiązku podatkowego. Według ogólnej zasady, czyli metody memoriałowej, konieczność rozliczenia VAT pojawia się w momencie wystawienia faktury. Oznacza to że podatek trzeba odprowadzić niezależnie od tego, czy sprzedawca otrzymał od klienta zapłatę za dostarczone towary czy wykonane usługi.

W metodzie kasowej wygląda to inaczej. Obowiązek podatkowy pojawia się tu w momencie, w którym nastąpiła zapłata. Znika więc problem zapłaty podatku pieniędzmi, których przedsiębiorca faktycznie jeszcze nie posiada. Zatem dopóki kontrahent nie ureguluje faktury, dopóty nie trzeba odprowadzać podatku. Od tej zasady jest tylko jeden wyjątek.

Gdy klient nie jest czynnym podatnikiem VAT (np. osoba prywatna lub firma zwolniona z VAT), sprzedający, który nie otrzymał zapłaty musi odprowadzić VAT po upływie 180 dni od dokonania transakcji (wydania towaru bądź wykonania usługi).

Kasowa metoda rozliczania VAT przysługuje wyłącznie tzw. małym podatnikom. To firmy, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 1,2 mln euro (ta kwota jest niższa w kilku przypadkach, np. dla branży maklerskiej).

Uwaga

Metoda kasowa rozliczania VAT:

    • Oznacza, że VAT od sprzedaży trzeba rozliczyć za okres, w którym klient dokona płatności
    • Wymaga rozliczania VAT-u kwartalnie (korzystając z metody kasowej nie można rozliczać VAT-u miesięcznie)
    • Pozwala uniknąć problemów z płynnością finansową – gdy klienci spóźniają się z zapłatą

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej.

Plusy i minusy wyboru metody kasowej

Przejście na metodę kasową daje przedsiębiorcom pewne korzyści. Szczególnie tym, których kontrahenci często spóźniają się z płatnościami. Odnosi się to w dużej mierze do przesunięcia momentu powstania obowiązku podatkowego na dzień zapłaty należności przez klienta. Pozwala to uniknąć ewentualnych problemów z płynnością finansową, związanych z koniecznością finansowania VAT z własnych środków jeszcze przed otrzymaniem zapłaty za towar bądź usługę.

Metoda kasowa nie jest dobrym rozwiązaniem, kiedy „mały podatnik” sam ma problemy z płynnością finansową i często z opóźnieniem reguluje swoje zobowiązania wobec dostawców. VAT z faktury zakupowej może odliczyć bowiem tylko wtedy, gdy zapłaci sprzedawcy.

Rozliczanie VAT-u metodą kasową to również dodatkowe obowiązki. Należy śledzić płatności (kto i kiedy zapłacił), a także przekazywać te informacje księgowym. Taka konieczność dotyczy zarówno rozliczania kosztów, jak i przychodów. Osoby samodzielnie prowadzące księgowość, muszą prowadzić dodatkowe ewidencje dotyczące terminów wydania towaru oraz płatności za konkretne faktury.

Jak rozliczenie kasowe wygląda od strony nabywcy?

Stosowanie metody kasowej wpływa nie tylko na sprzedawcę, ale również na jego klienta. Nabycie towarów lub usług od przedsiębiorcy stosującego metodę kasową skutkuje tym, że klient ma prawo do odliczenia VAT-u wyłącznie w okresie, w którym zapłacił. Może to powodować pewną niechęć kontrahentów do otrzymywania faktur wystawianych przez sprzedawców rozliczających się metodą kasową. Właśnie przez wzgląd na kwestie podatkowe nabywcy często preferują transakcje z podatnikami rozliczającymi się na zasadach ogólnych, ponieważ wtedy możliwość odliczenia VAT powstaje już w momencie otrzymania faktury.

Metoda kasowa – jak ją wybrać?

Wybór metody kasowej oznacza również wspomniany obowiązek kwartalnego rozliczania VAT. Zarówna jedna, jak i druga kwestia wymaga pisemnego zawiadomienia urzędu skarbowego. Obu wyborów dokonuje się formularzem VAT-R – tym samym, który służy do rejestracji VAT.

Decydując się na metodę kasową trzeba o tym zawiadomić fiskusa do końca miesiąca, który poprzedza okres, od którego firma zamierza ją stosować. Np. chcąc to zacząć robić od II kwartału 2014 r., VAT-R trzeba złożyć do końca marca 2014 r.

Powrót do ogólnych zasad rozliczania podatku VAT możliwy jest dopiero po upływie 12 miesięcy korzystania z metody kasowej lub po utracie statusu małego podatnika.

Tylko garstka korzysta z metody kasowej

Jak wynika z danych Ministerstwa Finansów limit 1,2 mln euro, który pozwala uzyskać status małego podatnika dotyczy około 95% zarejestrowanych czynnych podatników VAT. Wiąże się to z pewnymi przywilejami jak możliwość rozliczania VAT metodą kasową, wpłacanie kwartalnych zaliczek na podatek dochodowy czy prawem do jednorazowej amortyzacji.

Tyle że jak wskazuje resort, w 2012 r. z możliwości stosowania metody kasowej skorzystało zaledwie 9177 osób. Stanowi to 0,6 proc. przedsiębiorców, którzy mają do tego prawo. Kwartalne rozliczenia wybrało z kolei niewiele ponad 230 tys. do tego uprawnionych. To 15% ze wszystkich, którzy mogą z tej opcji skorzystać.

Chcesz wystawić fakturę „metoda kasowa” w inFakcie? Ustaw taką opcję

Stosując metodę kasową należy pamiętać o szczególnych zasadach wystawiania faktur. Od początku 2013 roku przedsiębiorcy, którzy ją stosują nie wystawiają faktur VAT-MP, które na mocy nowych uregulowań zniknęły „z obiegu”. Zamiast tego muszą wystawiać zwykłe faktury, na których widnieje oznaczenie „metoda kasowa”. Jest to jedyna cecha odróżniająca takie faktury od standardowych.

To niezwykle istotne ponieważ przedsiębiorcy, którzy tego nie zaznaczą mogą mieć duże problemy, a razem z nimi ich klienci. Jeśli nie ma oznaczenia „metoda kasowa”, obie strony inaczej rozliczają VAT, co może prowadzić do zaległości podatkowych. Urzędnicy mogą to wyłapać w trakcie kontroli.

Fakturę z oznaczeniem „metoda kasowa” można szybko i sprawnie wystawić w inFakcie. Żeby takie oznaczenie pojawiało się na wystawianych dokumentach trzeba odpowiednio ustawić to w aplikacji. W tym celu:

  1. Załóż darmowe konto lub zaloguj się w inFakcie.
  2. Wejdź w Ustawienia (prawy górny róg ekranu).
  3. W sekcji Faktury wybierz opcję Metoda kasowa.
  4. Przy opcji „Dodawanie oznaczeń dla podatnika rozliczającego się metodą kasową:” zaznacz TAK – w końcu o to chodzi ;)
  5. Kliknij zapisz.

Oczywiście, możesz to przetestować za darmo. Po prostu załóż konto inFakt.pl i sprawdź.