Każdy przedsiębiorca dąży do tego, aby zmniejszyć kwotę podatku do zapłaty. Stara się więc jak najwięcej wydatków wrzucać w koszty firmowe. O ile powyższe zdanie to truizm, o tyle kwestia dokumentowania kosztów tak, aby nie narazić się urzędnikom skarbowym – to już sprawa mniej oczywista. Zwłaszcza, gdy na dany wydatek nie mamy faktury…

Im wyższe koszty, tym mniejsze podatki

Wysokie koszty firmowe zmniejszają podstawę opodatkowania według której naliczany jest podatek dochodowy. VAT-owcy, dzięki zakupom na firmę, obniżają sobie także VAT do zapłaty. Warto więc wykorzystywać każdą okazję do zaliczenia danego wydatku do kosztów, pamiętając jednak, że to na nas przedsiębiorcach spoczywa obowiązek wykazania przed urzędnikami skarbowymi, jak dany wydatek wiąże się z prowadzoną działalnością i na jakiej podstawie został on do kosztów zaliczony.

Przede wszystkim faktura…

Podstawowym dokumentem potwierdzającym wydatek jest oczywiście faktura. Dlatego trzeba pamiętać, aby brać ją od sprzedawców przy okazji wszelkich zakupów firmowych. To najpewniejszy sposób dokumentacji kosztów, do którego urzędnicy najrzadziej mają zastrzeżenia.

…ale koszty udokumentować można także inaczej!

Ważne, aby wiedzieć jak udokumentować koszty, gdy (z różnych powodów) na dany wydatek nie mamy faktury. Innymi dokumentami, istotnymi z punktu widzenia kosztów podatkowych, są m.in.:

  • rachunki,
  • bilety na przejazdy (choć nie wszystkie),
  • dowody zapłaty za przejazd autostradą,
  • umowy zawarte z kontrahentami i rachunki do tych umów,
  • protokoły odbioru potwierdzające wykonanie prac lub części prac budowlanych przez wykonawcę lub podwykonawcę (na podstawie takich protokołów faktura może zostać wystawiona w terminie późniejszym),
  • decyzje i postanowienia organów administracyjnych i sądów dot. kosztów egzekucji komorniczej lub administracyjnej lub postępowań sądowych.

Jak dokumentować koszty z konta bankowego

W dzisiejszych czasach, kiedy w zasadzie każdy przedsiębiorca posiada konto firmowe, istotne jest prawidłowe dokumentowanie kosztów związanych z przelewami i opłatami bankowymi. Obecnie organy podatkowe nie mają już wątpliwości, iż opłaty bankowe, zarówno jednorazowe (np. opłata za otwarcie konta), jak i cykliczne (opłaty za prowadzenie konta, utrzymanie kart kredytowych, przelewy zagraniczne, czy prowizje związane z płatnościami PayU) – są kosztami podatkowymi. Udokumentować je można zarówno papierowym wyciągiem, jak i jego wersją elektroniczną. Wyciąg powinie oczywiście zawierać stosowne dane na temat tego kto, ile i za co zapłacił.

Kradzież w firmie a koszt

Mniej znaną kwestią jest rozliczenie strat poniesionych w wyniku kradzieży

składników majątku firmowego w kosztach podatkowych. Co oczywiste, takie zdarzenie jak kradzież nie będzie udokumentowane żadną fakturą, dlatego sporządzenie i przechowywanie odpowiedniej dokumentacji z nim związanej jest bardzo ważne. Dokumentacja powinna potwierdzać fakt kradzieży, ale także poświadczać, że zdarzenie nie było następstwem zaniedbania czy niezachowania środków ostrożności w firmie. Istotnymi dokumentami będzie tu m.in. protokół powstania szkody (dokument wewnętrzny) stwierdzający

  • rodzaj szkody,
  • jej wartość,
  • przyczynę powstania,
  • datę i miejsce sporządzenia
  • podpis przedsiębiorcy.

Istotnym dokumentem będzie tu także protokół policyjny zawierający jak najbardziej szczegółowe informacje dotyczące rodzaju i ilości skradzionego towaru oraz okoliczności zdarzenia.

Masz dodatkowe pytania związane z kosztami firmy? Napisz w komentarzu lub wyślij na adres info@infakt.pl