Z uwagi na zmieniające się przepisy i różne obiegowe opinie korygowanie faktur obrosło kilkoma mitami. To prowadzi zwykle do tego, że przedsiębiorcy dopełniają czasami kłopotliwych obowiązków związanych z korektami, mimo że nie muszą. W tym odcinku inFakt TV prezentujemy 4 popularne mity o korygowaniu faktur.

Korygowanie faktur – dlaczego może być kłopotliwe?

Całkiem niedawno z korektami wiązało się znacznie więcej obowiązków niż obecnie. To głównie dlatego można wciąż trafić na opinie, że rozmaite pisemne potwierdzenia i podpisy są niezbędne w przypadku korekt.

Niestety o ile skorygowanie faktury w przypadku kontaktu mailowego jest łatwe, o tyle wysyłka dokumentu pocztą „papierową” i oczekiwanie na odesłany dokument może być sporym kłopotem. Z drugiej strony posługiwanie się „nierzetelną” fakturą to przestępstwo lub wykroczenie, więc sprawy zlekceważyć nie można.

I właśnie dlatego korekty są takim tematem, któremu warto poświęcić chwilę, aby poznać ich najnowsze zasady. Zapraszamy do obejrzenia odcinka inFakt TV, w którym obalamy 4 mity o korygowaniu faktur.

1. Podpis na nocie korygującej

Nota korygująca to prosty dokument, którym pomyłki na fakturze poprawia nabywca. Te pomyłki nie mogą jednak dotyczyć liczb, np. ceny netto, stawki czy kwoty VAT, czy też kwoty brutto. Notą korygującą poprawia się np. część danych nabywcy lub sprzedawcy, numer faktury, czy też ew. błędy w nazwie towaru.

Czy na nocie korygującej potrzebny jest podpis sprzedawcy? W przepisach nie ma o tym mowy. Jest tylko wzmianka, która mówi, że nota korygująca wymaga akceptacji nabywcy.

Nie ma mowy o tym, w jaki sposób ta akceptacja ma zostać wyrażona. Wśród elementów niezbędnych na nocie podpis także nie jest wymieniony. Co za tym idzie, nota korygująca bez podpisu wysłana do wystawcy faktury e-mailem jest ważna. Akceptacja noty może zostać wyrażona w dowolny sposób, aczkolwiek nabywca powinien posiadać jakieś potwierdzenie akceptacji.

2. Wysyłka korekty tylko pocztą

i

3. Potwierdzenie odbioru faktury korygującej

Faktura korygująca to dokument, którym można zmienić dowolny element na fakturze pierwotnej. Mogą to być zarówno dane stron transakcji, jak i kwoty, w tym np. stawka VAT, czy kwota brutto. Powody korygowania mogą być różne – zarówno błąd, udzielenie rabatu, czy podwyższenie ceny, jak i np. zwrot towaru.

I właśnie korekty zmieniające ceny tak, że obniża się VAT do zapłaty mogą być problematyczne. Dzieje się tak dlatego, że według przepisów VAT z takiej korekty można obniżyć za okres, w którym sprzedawca uzyska od klienta potwierdzenie odbioru korekty.

Nie można jednak zapomnieć o dwóch kwestiach:

  1. Wśród elementów obowiązkowych na korekcie nie ma podpisów żadnej ze stron. Wspomniane potwierdzenie odbioru może być wyrażone w dowolny sposób.
  2. Od początku 2014 r. potwierdzenie otrzymania korekty nie jest potrzebne, gdy spełnione jest pewne kryterium. Sprzedawca może obniżyć VAT za okres, w którym dostarczył nabywcy korektę i jest pewien tego, że nabywca jest świadomy zmian w warunkach transakcji.

Mimo tego można trafić na opinie zgodnie z którymi korekty faktur można wysyłać tylko pocztą, a potem czekać na ich zwrot z podpisem. Zdecydowanie nie warto na to tracić czasu.

4. Poprawianie nazwy firmy i elementów, które nie są konieczne

Na fakturach są takie elementy, bez których dokument nie jest poprawny. Jednak w praktyce prowadzenia firmy stosowane są też inne elementy – które nie są konieczne, ale przydatne. Mimo tego warto wiedzieć, że tych opcjonalnych elementów można nie poprawiać za pomocą wystawianych korekt. A tym samym można zaoszczędzić całkiem sporo czasu.

Do opcjonalnych elementów na fakturze należą m.in. nazwa („Faktura VAT” – nie jest konieczna), sposób zapłaty i numer konta, czy też oznaczenia oryginał i kopia.

Jeśli chodzi o nazwę firmy, to zamieszczenie na fakturze tylko imienia i nazwiska bez reszty nazwy jednoosobowej firmy także nie stanowi problemu. Jak wyjaśnia ministerstwo, dane identyfikacyjne osoby fizycznej to imię i nazwisko – przede wszystkim te dane muszą znaleźć się na fakturze.