Komunikacja i zarządzanie zadaniami – wykorzystywane narzędzia w inFakt
W inFakcie wychodzimy z założenia, że sprawna komunikacja to podstawa dobrej współpracy i szybkiej realizacji projektów. Dlatego zdecydowaliśmy się wykorzystać profesjonalne narzędzia, które pomogą nam w jej usprawnieniu. Obecnie korzystamy z HipChat, Redmine, JIRA i Confluence. Poniżej klika słów na ich temat.
Czym jest HipChat?
HipChat to komunikator idealnie dopasowany do potrzeb szybkiej komunikacji wewnątrz firmy.
Aplikacja ta pozwala na tworzenie pokoi rozmów – publicznych (dla wszystkich pracowników firmy) i niepublicznych (np. związanych z konkretnym projektem). Sami wybieramy kto może mieć do nich dostęp, a kto nie. Rozwiązanie przyjęło się bardzo dobrze. Pracownicy chętnie tworzą nowe pokoje, w których można omawiać wybrane tematy. Dodatkowo możemy w łatwy sposób dzielić się plikami czy nawiązywać wideo połączenia. Wygodne jest również “wywoływanie” wybranych osób w konwersacjach, nawet jeśli nie ma ich w odpowiednim pokoju.
W HipChat’cie możemy wybrać model, z którego chcemy korzystać – jest opcja zarówno darmowa, jak i płatna. W przypadku darmowej, napotkamy na pewne bariery, np. brak rozmów audio/video i możliwości udostępniania ekranu, czy też ograniczenia co do przechowywania przesyłanych plików. Natomiast opcja płatna znosi wszystkie ograniczenia, dzięki czemu aplikacja staje się niezwykle użyteczna. Jeśli chodzi o model rozliczania, to płaci się za każdego dodanego użytkownika (2 dolary za jedno konto).
Redmine dla wszystkich
Innym aspektem komunikacji w inFakt jest komunikacja projektowa. W tym przypadku korzystamy z Redmine, który pomaga nam w zlecaniu zadań między działami. Niewątpliwie największymi jego zaletami są: darmowy dostęp i możliwość hostowania całości na własnym serwerze.
Kolejnym etapem poprawy procesu zarządzania zadaniami było wdrożenie drugiego systemu JIRA – więcej informacji na ten temat poniżej.
Elastyczna i lekka w użytkowaniu JIRA
Obecnie JIRA w inFakcie jest wykorzystywana głównie do komunikacji projektowej w dziale IT. Planujemy rozszerzać jej zakres na wszystkie działy.
JIRA jest systemem do wspomagania zarządzania projektami. To ogromne narzędzie, ale jednocześnie elastyczne i lekkie w użytkowaniu. Za pomocą JIRA można planować projekty, śledzić błędy i problemy, czy też “kolejkować” potrzeby zespołu. Decydując się na to narzędzie możemy wybrać konkretną instalację – czy chcemy, aby nasza wersja aplikacji była hostowana w “chmurze” czy też wolimy zainstalować ją na własnym serwerze.
Różnice między jednym i drugim rozwiązaniem to nie tylko cena, ale również dostępność wsparcia technicznego czy też dodatków. Wysokość opłat za korzystanie z JIRA uzależniona jest od tzw. stworzonych kont – jeśli mieścimy się w określonym przez producenta wymiarze stworzonych użytkowników, to opłata będzie stała w każdym kolejnym miesiącu. Jeśli jednak przekroczy ilość kont w danym progu, wówczas “wskakujemy” na wyższy abonament. Dzięki takiemu rozwiązaniu, możemy kontrolować poniesione wydatki i w łatwy sposób przewidzieć ich zmianę.
Polecamy również dodatek JIRA Agile – wspomaga zarządzanie projektami prowadzonymi w metodykach zwinnych lub wyeksportować do PDF-a lub HTML-a. Jest idealnym narzędziem do wizualizacji bieżących procesów i ulepszania ich w modelu przyrostowym. JIRA Agile wykorzystuje elastyczne metody oraz formularze, które umożliwiają realizację zwinnego procesu i rozwijają się wraz z nim. Na starcie, tworząc nową tablicę Agile, decydujemy czy chcemy korzystać z wersji Scrum czy Kanban. Następnie możemy konfigurować całość pod swoje preferencje, czyli np. jakich wartości do pomiaru czasu zadania chcemy używać (Story Points, godziny) lub też jakie kolumny chcemy mieć na naszej tablicy z zadaniami.
Confluence zarządza wiedzą i pracą grupową
Dokumentacje techniczne w inFakcie tworzone są za pomocą narzędzia Confluence. Jest to jedno z najlepszych narzędzi do zarządzania wiedzą i pracą grupową. Zamiast mnożyć kolejne dokumentacje w Google Docs, wszystkie notatki, opisy czy też pliki znajdują się w jednym miejscu. Tematy, które wymagają omówienia można dodawać w komentarzach pod stroną, którą udostępniło się zainteresowanym osobom.
Całość można wzbogacić o diagramy i wykresy, które ułatwiają zrozumienie danego procesu (np. za pomocą dodatku Gliffy). Warto również wspomnieć, że tworzoną dokumentację w Confluence można dzielić na podstrony, umiejscawiając je na odpowiednim miejscu w strukturze drzewiastej. Dzięki temu utrzymujemy porządek, a całość przegląda się w bardzo sprawny sposób. Nie ma tutaj również mowy o problemach z wydajnością – w przypadku Google Docs, jeśli dokument zawiera grafikę i ma powyżej 50 stron, to wydajność przeglądarki znacząco spada, co może objawiać się niepłynnymi przeskokami podczas przewijania stron. W przypadku Confluence tego typu przypadki nie występują.
Confluence sprawdza się bardzo dobrze zarówno podczas tworzenia dokumentacji technicznych, jak i graficznych. W łatwy sposób można umieszczać grafiki oraz je opisywać, co pozwala lepiej zrozumieć realizowaną funkcjonalność. Dzięki temu osoba realizująca zadanie, nie musi posiadać dodatkowych narzędzi graficznych takich jak np. Adobe Photoshop.
Zadania które są w JIRA można łączyć z dokumentacją w Confluence. Dzięki temu przebywając zarówno w JIRA lub Confluence, widzimy, które dokumenty zostały ze sobą połączone.
Podsumowując, zachęcamy do korzystania z powyższych narzędzi, ponieważ zdecydowanie usprawniają wewnętrzną działalność firmy. Jednak pamiętajmy także o rozmowie face to face – żadne narzędzie nie zastąpi bezpośredniej rozmowy.
Jeżeli korzystacie z innych narzędzi, które warto przetestować – prosimy podzielcie się z nami i napiszcie w komentarzu.
Podziel się nim ze znajomymi
