O czym musi pamiętać przedsiębiorca, który używa kasy fiskalnej w firmie? 7 obowiązków

Z zakupem i ewidencjonowaniem sprzedaży na kasie fiskalnej wiąże się szereg czynności, których należy dopilnować. Przedsiębiorca zobligowany do używania tego urządzania w firmie powinien zdawać sobie sprawę z ich istnienia. O co warto więc zadbać, by nie narazić się na żadne konsekwencje?

1. Zawiadomienie o zamiarze stosowania kasy

Zanim przedsiębiorca rozpocznie sprzedaż na kasie fiskalnej musi o tym zamiarze zawiadomić urząd skarbowy. Wymaga to również poinformowania o liczbie kas i miejscu ich użytkowania. Choć nie ma tu określonego urzędowego formularza to wymagana jest forma pisemna.

Drugim wymaganym dokumentem jest „Zgłoszenie kasy przez podatnika”. Takiego zgłoszenia trzeba dokonać do 7 dni od momentu fiskalizacji kasy. Po jego otrzymaniu urząd skarbowy nadaje kasie numer ewidencyjny, który przedsiębiorca musi zamieścić na obudowie urządzenia. Nadany numer może być wysłany pocztą lub odebrany osobiście przez przedsiębiorcę.

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Celina Rus

9.5 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Jadwiga Troczyńska

9.8 Znakomity

Cena od 220 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Izabela Tomczak-Dogońska

9.9 Znakomity

Cena od 298 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

2. Ulga na zakup kasy wymaga dopilnowania pewnych kwestii

Nawet 90% wartości netto kasy (nie więcej jednak niż 700 zł) może odzyskać przedsiębiorca. By taka ulga była możliwa przedsiębiorca musi zadbać o pewne aspekty. Przede wszystkim konieczne jest zgłoszenie w urzędzie skarbowym zamiary stosowania kasy, ich liczby oraz adresu użytkowania (patrz pkt. 1). Poza tym konieczne jest również żeby:

• urządzenie posiadało homologację Ministerstwa Finansów,
• przedsiębiorca posiadał dowód zapłaty zakupu kasy,
• nie został przekroczony termin rozpoczęcia korzystania z kasy,
• urząd skarbowy został zawiadomiony o stosowaniu kasy w terminie do 7 dni od jego rozpoczęcia.

Brak dopełnienia któregoś z powyższych obowiązków może skutkować brakiem możliwości odliczenia ulgi.

3. Wydawanie paragonów

To właściwie podstawa od momentu, kiedy przedsiębiorca rozpocznie już używanie kasy fiskalnej w swojej działalności gospodarczej. W myśl przepisów każda transakcja na rzecz osoby prywatnej wymaga wydania paragonu.

Niewręczenie paragonu zazwyczaj jest traktowane jako wykroczenie i może zostać ukarane. Za takie przewinienie grozi zazwyczaj grzywna w postaci mandatu. Jego maksymalna wysokość to dwukrotność płacy minimalnej (3360 zł w 2014 r.).

4. Przechowywanie dokumentacji

Paragony oraz raporty z kasy fiskalnej należy koniecznie przechowywać w firmowej dokumentacji. Należy to robić przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku.

Konieczne jest także przechowywanie książki serwisowej w miejscu zainstalowania urządzenia. Dokumentu nie można trzymać w domu lub w siedzibie firmy. Książkę trzeba przechowywać przez 5 lat po zakończeniu pracy na kasie albo po zapełnieniu pamięci fiskalnej.

5. Korekta sprzedaży wymaga prowadzenia osobnej ewidencji

Otrzymanie zwrotu należności wymaga korekty sprzedaży na kasie fiskalnej. Służy temu specjalna ewidencja. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami taki dokument powinien zawierać:

• datę sprzedaży,
• nazwę towaru lub usługi,
• opis towaru lub usługi (nie jest to jednak konieczny element),
• termin, w którym dokonano zwrotu,
• wartość brutto zwrotu oraz wartość podatku związanego z tą wartością,
• potwierdzenia dokonania sprzedaży,
• protokół przyjęcia zwrotu lub reklamacji towaru/usługi – wymaga to podpisu sprzedawcy i nabywcy.

6. Zlecenie przeglądu technicznego

Do podstawowych obowiązków przedsiębiorcy związanych ze stosowaniem kasy fiskalnej należy również zlecenie uprawnionemu serwisowi wykonania przeglądu technicznego urządzenia. Należy tego dopilnować nie rzadziej niż co dwa lata. W ramach takiego przeglądu serwisant sprawdza:

• poprawność działania kasy,
• stan wszystkich plomb oraz ich zgodność z zapisem w książce kasy i dokumentacją serwisu,
• stan obudowy urządzenia,
• czytelność dokumentów drukowanych przez kasę,
• program kasy, jego wersję, zgodność z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu,
• poprawność działania wyświetlacza widocznego dla klienta,
• stan płyty głównej, pamięci fiskalnej i modułu fiskalnego.

Po dokonaniu przeglądu serwisant powinien wpisać jego wynik do książki serwisowej. Niekiedy może zostać to uzupełnione o ewentualne zalecenia dla użytkownika. Serwisant wpisuje ponadto datę dokonania przeglądu.

7. O przeniesieniu kasy trzeba poinformować

Przedsiębiorca, który zdecyduje się zmienić miejsce (adres) użytkowania kasy fiskalnej musi o tym zawiadomić urząd skarbowy. Wprawdzie przepisy nie określają konkretnej formy takiego powiadomienia, ale najlepiej zdecydować się na formę pisemną. Trzeba tego dopilnować w terminie 7 dni od zmiany miejsca używania kasy.

Z urządzeniem należy również wybrać się do serwisu. Konieczna jest bowiem zmiana adresu miejsca sprzedaży zakodowanego w pamięci kasy fiskalnej.

Warto wiedzieć, że zmiana miejsca użytkowania kasy nie powoduje zmiany numeru ewidencyjnego, który został nadany przez urząd skarbowy.